Versiones de los objetos de cumplimiento
Guarde borradores con un mensaje de commit, apruébelos como versión principal e inicie un borrador nuevo cuando algo deba cambiar.
Cada producto, familia de productos, categoría, grupo de conocimiento, documento y archivo tiene su propio historial de versiones. Los borradores son versiones menores, como 0.1, 0.2 o 1.3. Una versión aprobada es una versión principal, como 1.0, 2.0 o 3.0, y es de solo lectura.
La barra de versión en la parte superior de un objeto muestra su estado: «No version», «Draft 0.3», «In review 0.3» o «Approved 2.0». Si el objeto se ha modificado después de su última versión, la barra muestra además «Changes since 0.3».
Quién puede usarlo
- Propietario
- Administrador
- Cumplimiento
Pasos
1. Guardar una versión
Haga clic en «Save version», describa lo que ha cambiado en «Commit message» y confirme. Se guarda la siguiente versión menor, por ejemplo 0.1 y luego 0.2. El mensaje es siempre obligatorio.
2. Aprobar
Con derechos de aprobación, haga clic en «Approve», escriba un mensaje y confirme. El estado actual pasa a ser la siguiente versión principal, por ejemplo 0.3 pasa a ser 1.0. Si algo ha cambiado desde el último borrador guardado, ese cambio se guarda antes como borrador.
3. Modificar un objeto aprobado
Un objeto aprobado es de solo lectura: sus campos están bloqueados y muestran «Approved 2.0, read only. Start a new draft to change it.» Haga clic en «Start new draft» para abrir la 2.1 y editar de nuevo. La siguiente aprobación la convierte en 3.0.
4. Consultar el historial
Haga clic en «Versions» para ver cada versión con su número, estado, mensaje de commit, autor y, en las versiones aprobadas, quién la aprobó y cuándo.
5. Comparar versiones
En el historial, elija «Compare with the previous version» o «Compare with the current state» para ver cada valor modificado antes y después.
6. Restaurar una versión anterior
Haga clic en «Restore» en una versión para volver a escribir su contenido en el objeto. Solo funciona mientras el objeto es un borrador. Después, guárdelo como una versión nueva.
Campos y opciones
- Borrador
Un estado guardado que los miembros que pueden editar los datos de cumplimiento aún pueden modificar.
- En revisión
Se ha solicitado una aprobación. El objeto es de solo lectura hasta que los revisores decidan o se retire la solicitud.
- Aprobado
El estado publicado. Solo lectura. Solo las versiones aprobadas pueden incluirse en una presentación.
- Sustituida
Una versión aprobada anterior que ha sido sustituida por una aprobación más reciente. Permanece en el historial.
- Grupos de conocimiento
Un grupo de conocimiento (por ejemplo, protección de datos) se versiona donde se registran sus valores. Si lo registra General, aprobarlo allí lo convierte en solo lectura para todos los productos que lo leen. Un grupo convertido en especial para un producto tiene sus propias versiones.
Conviene saber
- Los documentos siguen el mismo flujo. Aprobar un documento lo finaliza, y «Start new draft» lo vuelve a abrir para editarlo.
- Cada acción sobre las versiones se registra en el registro de auditoría, de modo que una presentación puede demostrar quién cambió y aprobó qué y cuándo.
- Los comentarios siguen siendo posibles en los objetos aprobados, para que puedan revisarse en cualquier momento.
Relacionado
- Solicitar y conceder aprobaciones
Pida la aprobación a uno o varios revisores, decida como revisor y controle las revisiones abiertas.
- Comentarios en los objetos de cumplimiento
Comente productos, familias, categorías, grupos de conocimiento, campos concretos, documentos, archivos y presentaciones.