Versions des objets de conformité
Enregistrer des brouillons avec un message de commit, les valider comme version majeure et ouvrir un nouveau brouillon quand quelque chose doit changer.
Chaque produit, famille de produits, catégorie, groupe de connaissances, document et fichier a son propre historique de versions. Les brouillons sont des versions mineures comme 0.1, 0.2 ou 1.3. Une version validée est une version majeure comme 1.0, 2.0 ou 3.0 et elle est en lecture seule.
La barre de version en haut d’un objet indique où il en est : "No version", "Draft 0.3", "In review 0.3" ou "Approved 2.0". Si l’objet a été modifié depuis sa dernière version, la barre affiche aussi "Changes since 0.3".
Qui peut l’utiliser
- Propriétaire
- Administrateur
- Conformité
Étapes
1. Enregistrer une version
Cliquez sur "Save version", décrivez ce qui a changé sous "Commit message" et confirmez. La version mineure suivante est enregistrée, par exemple 0.1, puis 0.2. Un message est toujours obligatoire.
2. Valider
Si vous avez le droit de valider, cliquez sur "Approve", rédigez un message et confirmez. L’état actuel devient la version majeure suivante, par exemple 0.3 devient 1.0. Si quelque chose a changé depuis le dernier brouillon enregistré, ce changement est d’abord enregistré comme brouillon.
3. Modifier un objet validé
Un objet validé est en lecture seule : ses champs sont verrouillés et affichent "Approved 2.0, read only. Start a new draft to change it." Cliquez sur "Start new draft" pour ouvrir la 2.1 et modifier de nouveau. La validation suivante en fait la 3.0.
4. Consulter l’historique
Cliquez sur "Versions" pour voir chaque version avec son numéro, son statut, son message de commit, son auteur et, pour les versions validées, qui l’a validée et quand.
5. Comparer des versions
Dans l’historique, choisissez "Compare with the previous version" ou "Compare with the current state" pour voir chaque valeur modifiée avant et après.
6. Restaurer une version antérieure
Cliquez sur "Restore" sur une version pour réécrire son contenu dans l’objet. Cela ne fonctionne que tant que l’objet est un brouillon. Enregistrez ensuite une nouvelle version.
Champs et options
- Brouillon
Un état enregistré que les membres autorisés à modifier les données de conformité peuvent encore changer.
- En vérification
Une validation a été demandée. L’objet est en lecture seule jusqu’à la décision des vérificateurs ou au retrait de la demande.
- Validée
L’état publié. En lecture seule. Seules les versions validées peuvent entrer dans une soumission.
- Remplacée
Une version validée antérieure qu’une validation plus récente a remplacée. Elle reste dans l’historique.
- Groupes de connaissances
Un groupe de connaissances (par exemple la protection des données) est versionné là où ses valeurs sont enregistrées. Si Général l’enregistre, le valider à cet endroit le met en lecture seule pour tous les produits qui le lisent. Un groupe rendu propre à un produit a ses propres versions.
Bon à savoir
- Les documents suivent le même processus. Valider un document le finalise, et "Start new draft" le rouvre pour modification.
- Chaque action sur les versions est inscrite au journal d’audit, afin qu’une soumission puisse prouver qui a modifié et validé quoi, et quand.
- Les commentaires restent possibles sur les objets validés, pour qu’ils puissent être vérifiés à tout moment.
Voir aussi
- Demander et donner une validation
Demander la validation à un ou plusieurs vérificateurs, décider en tant que vérificateur et suivre les vérifications en attente.
- Commentaires sur les objets de conformité
Discuter des produits, familles, catégories, groupes de connaissances, champs individuels, documents, fichiers et soumissions.