Dokumentation til BizCortex

Gem, del og planlæg rapporter

Gem en rapport, del den med kolleger, og send den automatisk pr. mail.

Når du gemmer, bevares hele opsætningen af rapporten: datasæt, kolonner, filtre, grupperinger, målinger, sortering og visning. En gemt rapport kan deles og sendes pr. mail efter en tidsplan. Det gemte resultat fastfryses ikke: hver gang du åbner eller sender en rapport, beregnes den med de aktuelle data.

Gem, del og planlæg rapporter
Skærmbillede af denne visning

Hvem kan bruge det

  • Ejer
  • Administrator
  • Bogholder
  • Salg
  • Indkøb
  • HR chef

Trin

  1. 1. Åbn dialogen til at gemme

    Klik på "Gem" i rapportbyggeren. Dialogen "Gem rapport" åbnes.

  2. 2. Navngiv og beskriv

    Indtast et "Navn" (påkrævet) og eventuelt en "Beskrivelse".

  3. 3. Del

    Sæt flueben ved "Del med alle, der må se dataene" for at gøre rapporten synlig for alle kolleger, der må læse datasættet.

  4. 4. Planlæg

    Sæt flueben ved "Send regelmæssigt pr. mail". Indtast tidsplanen som et cron udtryk, for eksempel "0 7 * * mon" for mandage kl. 7. Indtast "Modtagere (mail, kommasepareret)", og vælg "Format": XLSX, CSV eller PDF.

  5. 5. Bekræft

    Klik på "Gem". Rapporten vises nu på listen over gemte rapporter.

  6. 6. Send nu

    I en gemt rapport med modtagere klikker du på "Send nu". Rapporten beregnes og sendes med det samme. En meddelelse bekræfter "Rapport sendt til 3 modtager(e)".

Felter og valgmuligheder

Navn

Påkrævet, op til 255 tegn.

Beskrivelse

Valgfri tekst, der vises på rapportkortet.

Del med alle, der må se dataene

Slået fra som standard. Når den er slået til, er rapporten synlig for alle kolleger med læseadgang til datasættet.

Send regelmæssigt pr. mail

Slår tidsplanen til eller fra.

Tidsplan (cron)

Fem dele: minut, time, dag i måneden, måned, ugedag. "0 7 * * mon" betyder hver mandag kl. 7.00. Tidspunkterne er tysk tid (Europe/Berlin). Ugyldige udtryk afvises, når du gemmer.

Modtagere

Op til 20 mailadresser adskilt af kommaer. Hver adresse kontrolleres.

Format

XLSX (standard), CSV eller PDF. Filen vedhæftes mailen.

Tips

  • Almindelige tidsplaner: "0 8 * * *" hver dag kl. 8.00, "0 7 1 * *" den første dag i hver måned kl. 7.00.
  • Modtagerne behøver ikke en BizCortex konto. Sørg for, at de må se de data, du sender.

Godt at vide

  • Kun ejeren kan ændre, slette eller bruge "Send nu" på en rapport. Andre brugere kan åbne, køre og eksportere delte rapporter.
  • Planlagte rapporter tjekkes hvert 5. minut, så en udsendelse kan komme nogle minutter efter det planlagte tidspunkt.
  • Planlagte rapporter beregnes med ejerens aktuelle rettigheder. Hvis ejeren forlader virksomheden, sendes rapporten ikke længere.
  • Emne og tekst i mails med planlagte rapporter er på tysk ("Bericht: rapportens navn"). Den vedhæftede fil indeholder alle rækker, op til 50.000.
  • Nye gemte rapporter skrives i revisionsloggen.

Relateret

  • Gemte rapporter

    Listen over dine egne og delte rapporter med datasæt, deling og tidsplan i overblik.

  • Forhåndsvisning og eksport

    Hvor mange rækker forhåndsvisningen viser, og hvordan du eksporterer en rapport som CSV, XLSX eller PDF.