Dokumentation för BizCortex

Spara, dela och schemalägga rapporter

Spara en rapport, dela den med kollegor och skicka den automatiskt via mejl.

När du sparar behålls rapportens hela uppsättning: datamängd, kolumner, filter, grupperingar, mått, sortering och vy. En sparad rapport kan delas och skickas via mejl enligt ett schema. Det sparade resultatet är inte fryst: varje gång du öppnar eller skickar en rapport beräknas den med aktuella data.

Spara, dela och schemalägga rapporter
Skärmbild av den här vyn

Vem kan använda detta

  • Ägare
  • Administratör
  • Redovisningsekonom
  • Försäljning
  • Inköp
  • HR chef

Steg

  1. 1. Öppna dialogrutan för att spara

    I rapportbyggaren klickar du på "Spara". Dialogrutan "Spara rapport" öppnas.

  2. 2. Namnge och beskriv

    Ange ett "Namn" (obligatoriskt) och en valfri "Beskrivning".

  3. 3. Dela

    Markera "Dela med alla som får se datan" för att göra rapporten synlig för alla kollegor som får läsa datamängden.

  4. 4. Schemalägg

    Markera "Skicka regelbundet via mejl". Ange schemat som ett cron uttryck, till exempel "0 7 * * mon" för måndagar klockan 7. Ange "Mottagare (mejl, kommaseparerade)" och välj "Format": XLSX, CSV eller PDF.

  5. 5. Bekräfta

    Klicka på "Spara". Rapporten visas nu i listan över sparade rapporter.

  6. 6. Skicka nu

    I en sparad rapport med mottagare klickar du på "Skicka nu". Rapporten beräknas och skickas direkt. Ett meddelande bekräftar "Rapporten skickad till 3 mottagare".

Fält och alternativ

Namn

Obligatoriskt, högst 255 tecken.

Beskrivning

Valfri text som visas på rapportkortet.

Dela med alla som får se datan

Av som standard. När det är på är rapporten synlig för alla kollegor med läsbehörighet till dess datamängd.

Skicka regelbundet via mejl

Slår på eller av schemat.

Schema (cron)

Fem delar: minut, timme, dag i månaden, månad, veckodag. "0 7 * * mon" betyder varje måndag klockan 7.00. Tiderna är tysk tid (Europe/Berlin). Ogiltiga uttryck avvisas när du sparar.

Mottagare

Upp till 20 mejladresser åtskilda med kommatecken. Varje adress kontrolleras.

Format

XLSX (standard), CSV eller PDF. Filen bifogas mejlet.

Tips

  • Vanliga scheman: "0 8 * * *" varje dag klockan 8.00, "0 7 1 * *" den första dagen i varje månad klockan 7.00.
  • Mottagarna behöver inget konto i BizCortex. Se till att de får se de data som du skickar.

Bra att veta

  • Bara ägaren kan ändra, ta bort eller använda "Skicka nu" för en rapport. Andra användare kan öppna, köra och exportera delade rapporter.
  • Schemalagda rapporter kontrolleras var femte minut, så en leverans kan komma några minuter efter den schemalagda tiden.
  • Schemalagda rapporter beräknas med ägarens aktuella behörigheter. Om ägaren lämnar företaget skickas rapporten inte längre.
  • Ämne och text i mejlen för schemalagda rapporter är skrivna på tyska ("Bericht: rapportens namn"). Bilagan innehåller alla rader, upp till 50 000.
  • Nya sparade rapporter skrivs till granskningsloggen.

Relaterat

  • Sparade rapporter

    Listan över dina egna och delade rapporter, med datamängd, delning och schema i överblick.

  • Förhandsvisning och export

    Hur många rader förhandsvisningen visar och hur du exporterar en rapport som CSV, XLSX eller PDF.