Documentation BizCortex

Enregistrer, partager et planifier des rapports

Enregistrez un rapport, partagez ce rapport avec vos collègues et programmez son envoi automatique par email.

L’enregistrement conserve tout le paramétrage d’un rapport : jeu de données, colonnes, filtres, regroupements, mesures, tri et vue. Un rapport enregistré peut être partagé et envoyé par email selon un planning. Le résultat n’est pas figé : chaque fois que vous ouvrez ou envoyez un rapport, il est recalculé avec les données actuelles.

Enregistrer, partager et planifier des rapports
Capture de cet écran

Qui peut l’utiliser

  • Propriétaire
  • Administrateur
  • Comptable
  • Ventes
  • Achats
  • Responsable RH

Étapes

  1. 1. Ouvrir la fenêtre d’enregistrement

    Dans le générateur de rapports, cliquez sur "Enregistrer". La fenêtre "Enregistrer le rapport" s’ouvre.

  2. 2. Nommer et décrire

    Saisissez un "Nom" (obligatoire) et, si vous le souhaitez, une "Description".

  3. 3. Partager

    Cochez "Partager avec toutes les personnes autorisées à voir les données" pour rendre le rapport visible par tous les collègues qui peuvent lire le jeu de données.

  4. 4. Planifier

    Cochez "Envoyer régulièrement par email". Saisissez la planification sous forme d’expression cron, par exemple "0 7 * * mon" pour chaque lundi à 7 h. Indiquez les "Destinataires (email, séparés par des virgules)" et choisissez le "Format" : XLSX, CSV ou PDF.

  5. 5. Confirmer

    Cliquez sur "Enregistrer". Le rapport apparaît désormais dans la liste des rapports enregistrés.

  6. 6. Envoyer maintenant

    Dans un rapport enregistré comportant des destinataires, cliquez sur "Envoyer maintenant". Le rapport est calculé et envoyé immédiatement. Un message confirme "Rapport envoyé à 3 destinataire(s)".

Champs et options

Nom

Obligatoire, 255 caractères maximum.

Description

Texte facultatif affiché sur la carte du rapport.

Partager avec toutes les personnes autorisées à voir les données

Désactivé par défaut. Une fois activé, le rapport est visible par chaque collègue disposant d’un accès en lecture à son jeu de données.

Envoyer régulièrement par email

Active ou désactive la planification.

Planification (cron)

Cinq éléments : minute, heure, jour du mois, mois, jour de la semaine. "0 7 * * mon" signifie chaque lundi à 7 h 00. Les heures sont exprimées à l’heure allemande (Europe/Berlin). Les expressions non valides sont refusées à l’enregistrement.

Destinataires

Jusqu’à 20 adresses email, séparées par des virgules. Chaque adresse est vérifiée.

Format

XLSX (par défaut), CSV ou PDF. Le fichier est joint à l’email.

Conseils

  • Plannings courants : "0 8 * * *" tous les jours à 8 h 00, "0 7 1 * *" le premier jour de chaque mois à 7 h 00.
  • Les destinataires n’ont pas besoin d’un compte BizCortex. Vérifiez qu’ils sont autorisés à voir les données que vous envoyez.

Bon à savoir

  • Seul le propriétaire d’un rapport peut le modifier, le supprimer ou utiliser "Envoyer maintenant". Les autres utilisateurs peuvent ouvrir, exécuter et exporter les rapports partagés.
  • Les rapports planifiés sont vérifiés toutes les 5 minutes : un envoi peut donc arriver quelques minutes après l’heure prévue.
  • Les rapports planifiés sont calculés avec les autorisations actuelles de leur propriétaire. Si le propriétaire quitte l’entreprise, le rapport n’est plus envoyé.
  • L’objet et le corps de l’email des rapports planifiés sont rédigés en allemand ("Bericht: nom du rapport"). La pièce jointe contient toutes les lignes, jusqu’à 50 000.
  • Les nouveaux rapports enregistrés sont consignés dans le journal d’audit.

Voir aussi

  • Rapports enregistrés

    La liste de vos rapports et des rapports partagés, avec le jeu de données, le partage et la planification en un coup d’œil.

  • Aperçu et export

    Le nombre de lignes affichées dans l’aperçu et la manière d’exporter un rapport en CSV, XLSX ou PDF.