Documentación de BizCortex

Guardar, compartir y programar informes

Guarde un informe, compártalo con sus compañeros y envíelo automáticamente por correo electrónico.

Al guardar se conserva toda la configuración de un informe: conjunto de datos, columnas, filtros, agrupaciones, medidas, orden y vista. Un informe guardado se puede compartir y enviar por correo electrónico de forma programada. El resultado guardado no queda congelado: cada vez que abre o envía un informe, se calcula con los datos actuales.

Guardar, compartir y programar informes
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Quién puede usarlo

  • Propietario
  • Administrador
  • Contable
  • Ventas
  • Compras
  • Responsable de RR. HH.

Pasos

  1. 1. Abrir el cuadro de diálogo de guardado

    En el generador de informes, haga clic en «Guardar». Se abre el cuadro de diálogo «Guardar informe».

  2. 2. Nombre y descripción

    Introduzca un «Nombre» (obligatorio) y una «Descripción» opcional.

  3. 3. Compartir

    Marque «Compartir con todos los que pueden ver los datos» para que el informe sea visible para todos los compañeros que pueden consultar el conjunto de datos.

  4. 4. Programar

    Marque la opción de envío periódico por correo. Introduzca la programación como expresión cron, por ejemplo «0 7 * * mon» para los lunes a las 7 de la mañana. Introduzca los destinatarios (direcciones de correo separadas por comas) y elija el «Formato»: XLSX, CSV o PDF.

  5. 5. Confirmar

    Haga clic en «Guardar». El informe aparece ahora en la lista de informes guardados.

  6. 6. Enviar ahora

    En un informe guardado con destinatarios, haga clic en «Enviar ahora». El informe se calcula y se envía de inmediato. Un mensaje confirma a cuántos destinatarios se ha enviado.

Campos y opciones

Nombre

Obligatorio, hasta 255 caracteres.

Descripción

Texto opcional que se muestra en la tarjeta del informe.

Compartir con todos los que pueden ver los datos

Desactivado de forma predeterminada. Si se activa, el informe es visible para todos los compañeros con acceso de lectura a su conjunto de datos.

Enviar periódicamente por correo

Activa o desactiva la programación.

Programación (cron)

Cinco partes: minuto, hora, día del mes, mes, día de la semana. «0 7 * * mon» significa todos los lunes a las 7:00. Las horas son hora alemana (Europe/Berlin). Las expresiones no válidas se rechazan al guardar.

Destinatarios

Hasta 20 direcciones de correo, separadas por comas. Se comprueba cada dirección.

Formato

XLSX (predeterminado), CSV o PDF. El archivo se adjunta al correo.

Consejos

  • Programaciones habituales: «0 8 * * *» todos los días a las 8:00, «0 7 1 * *» el primer día de cada mes a las 7:00.
  • Los destinatarios no necesitan una cuenta de BizCortex. Asegúrese de que pueden ver los datos que envía.

Conviene saber

  • Solo el propietario puede modificar o eliminar un informe, o usar «Enviar ahora». Los demás usuarios pueden abrir, ejecutar y exportar los informes compartidos.
  • Los informes programados se comprueban cada 5 minutos, por lo que un envío puede llegar unos minutos después de la hora programada.
  • Los informes programados se calculan con los permisos actuales del propietario. Si el propietario deja la empresa, el informe deja de enviarse.
  • El asunto y el cuerpo del correo de los informes programados están redactados en alemán («Bericht:» seguido del nombre del informe). El adjunto contiene todas las filas, hasta 50.000.
  • Los nuevos informes guardados se registran en el registro de auditoría.

Relacionado

  • Informes guardados

    La lista de sus informes y de los compartidos, con el conjunto de datos, el uso compartido y la programación de un vistazo.

  • Vista previa y exportación

    Cuántas filas muestra la vista previa y cómo exportar un informe como CSV, XLSX o PDF.