Appen Prosesser
Hva en prosess, et domene, en tabell, et felt og en kobling er, og de fire prosessmalene hver bedrift får.
Prosesser er en app i appvelgeren. Den beskriver hvordan bedriften din arbeider: hver arbeidsflyt er en prosess, tegnet som et BPMN 2.0 diagram med trinn (oppgaver, hendelser og gatewayer) som er bundet sammen av sekvensflyter. Appen er med for alle bedrifter og krever ingen pakke.
Hvert trinn kan kobles til dataene det bruker. Dataene er ordnet i tre nivåer. Et domene er et område i bedriften: Finance, Sales, Purchasing, People eller Operations. Hvert domene har tabeller, for eksempel Journal entries i Finance eller Salaries i People. En tabell kan inneholde felt, for eksempel årslønnen i Salaries. En kobling sier at et trinn leser, skriver, oppretter eller godkjenner en tabell eller et enkelt felt. Koblingene blir forbindelser i kunnskapsgrafen i Company Brain, slik at du for hver tabell og hvert felt ser hvilke prosesstrinn som bruker dem.
En prosess kan også kjøres. I modusen Følge følges hver sak, for eksempel en innkjøpsordre, en lønnskjøring eller en måned, trinn for trinn som en kjøring; i modusen Håndheve blokkerer godkjenningstrinn i tillegg neste handling. Siden "Kjøringer" viser alle saker, og bilag viser hvor de står i kortet "Prosess".
Hvem kan bruke dette
- Alle medlemmer med en innebygd rolle: Eier, Administrator, Regnskapsfører, Salg, Innkjøp, HR leder, Ansatt, Leser og Samsvar (lese)
- Opprette, importere og redigere prosesser: Eier, Administrator og Samsvar
Steg
1. Åpne appen
Klikk på appvelgeren og velg Prosesser. Sidepanelet viser "Prosesser", "Domener og data" og, hvis du kan redigere, "Ny prosess".
2. Les oversikten
Siden viser alle prosesser gruppert etter domene. Hver rad viser tittel, beskrivelse, status, merket "Mal" for en prosessmal, antall trinn og koblinger og når og av hvem prosessen sist ble endret. Klikk på en tittel for å åpne prosessen i redigeringsverktøyet.
3. Åpne dataene til et domene
Hver domenegruppe har lenken "Domenets data" i overskriften. Den åpner "Domener og data" filtrert på dette domenet.
4. Opprett en prosess
Klikk på "Ny prosess". Skriv inn en "Tittel", eventuelt en "Beskrivelse", velg et "Domene" og klikk på "Opprett og åpne". Prosessen begynner med én starthendelse og åpnes i redigeringsverktøyet.
5. Importer et diagram
Klikk på "Importer BPMN" og velg en .bpmn eller .xml fil. Diagrammet opprettes som en ny prosess og åpnes i redigeringsverktøyet.
6. Vis arkiverte prosesser
Kryss av for "Vis arkiverte" for også å se slettede prosesser. De har statusen Arkivert.
7. Åpne kjøringene
Klikk "Kjøringer" i sidepanelet for å se alle saker som akkurat nå går gjennom en prosess. I oversikten viser hver prosess i modusen Følge eller Håndheve også antallet åpne saker.
Felt og valg
- Prosess
En arbeidsflyt i bedriften din som BPMN diagram, med tittel, beskrivelse, domene og status.
- Domene
Området en prosess eller en tabell hører til: Finance, Sales, Purchasing, People, Operations, eller Other fields for data uten egen tabell.
- Tabell
En type post i BizCortex, for eksempel fakturaer, innkjøpsordrer eller arbeidstider.
- Felt
En enkelt verdi i en tabell, for eksempel prisen på et produkt eller årslønnen til en ansatt. Feltene kommer fra feltregisteret i Company Brain.
- Kobling
Opplysningen om at et trinn leser, skriver, oppretter eller godkjenner en tabell eller et felt.
- Status
Aktiv, Utkast eller Arkivert. Du endrer den i redigeringsverktøyet; når en prosess slettes, blir den Arkivert.
- Mal
En av de fire prosessene hver bedrift får: Payroll (lønn), Order to cash (fra ordre til betaling), Procure to pay (fra innkjøp til betaling) og Month end close (månedsavslutning).
- Modus
Beskrive, Følge eller Håndheve. Den avgjør om en prosess bare dokumenterer, følger saker eller håndhever godkjenninger.
- Kjøring
En sak som går gjennom en prosess, for eksempel en innkjøpsordre, en leverandørfaktura, en salgsordre, en lønnskjøring eller en måned.
Tips
- De fire malene leveres med ferdige koblinger. Payroll (People) går fra registrering av arbeidstid og fravær via lønnsberegning, godkjenning og bokføring til utbetaling. Order to cash (Sales) går fra kundeforespørselen via tilbud, ordre, levering og faktura til innbetalingen. Procure to pay (Purchasing) går fra identifisert behov via innkjøpsordre, godkjenning og varemottak til den kontrollerte og betalte leverandørfakturaen. Month end close (Finance) omfatter bankavstemming, åpne poster, periodiseringer og mvamelding frem til godkjenning av måneden.
- Tilpass malene til hvordan dere faktisk arbeider: gi trinn nye navn, legg til eller fjern trinn og endre koblingene. De er vanlige prosesser.
- De fire malene starter i modusen Følge og er allerede koblet til appen. Sakene deres vises derfor under "Kjøringer" uten at du trenger å gjøre noe. Ingenting blokkeres før en Eier eller Administrator setter prosessen på Håndheve.
Greit å vite
- Malene opprettes første gang noen i bedriften din åpner oversikten. En slettet mal arkiveres og opprettes ikke på nytt. For å hente den tilbake krysser du av for "Vis arkiverte", åpner den og setter statusen til Aktiv.
- Trinnavnene i malene er på tysk. Malenes titler og beskrivelser og navnene på domener, tabeller og felt vises på engelsk så lenge du ikke endrer dem.
Relatert
- Kjøre prosesser
Velg modus for en prosess og angi under "Utførelse" hva hvert trinn betyr i appen: en hendelse, en godkjenning, en oppgave eller en kontroll.
- Kjøringer
Se hver sak som går gjennom en prosess med nåværende trinn, alder og status, finn saker som har stoppet opp, og les historikken til en kjøring.
- Tegn en prosess i redigeringsverktøyet
Legg til og koble sammen trinn, gi dem navn, lagre, se tidligere versjoner og eksporter eller importer .bpmn filer.
- Koble trinn til data
Angi for hvert trinn hvilke tabeller og felt det leser, skriver, oppretter eller godkjenner, og håndter foreldreløse koblinger.
- Domener og data
Bedriftens domener med tabeller og felt, hvor mange poster hver tabell har og hvilke prosesstrinn som bruker den.
- Hvem kan lese og redigere prosesser
De to tillatelsene i appen Prosesser, hvilke roller som har dem og hva annet som begrenser hva du ser.