Die App Prozesse
Was ein Prozess, eine Domäne, eine Tabelle, ein Feld und eine Verknüpfung sind, und die vier Vorlagen, die jede Firma erhält.
Prozesse ist eine App im App Launcher. Sie beschreibt, wie Ihr Unternehmen arbeitet: Jeder Ablauf ist ein Prozess, gezeichnet als BPMN 2.0 Diagramm mit Schritten (Aufgaben, Ereignissen und Gateways), die durch Sequenzflüsse verbunden sind. Die App gehört zu jeder Firma und braucht kein Paket.
Jeder Schritt lässt sich mit den Daten verknüpfen, die er verwendet. Die Daten sind in drei Ebenen geordnet. Eine Domäne ist ein Bereich des Unternehmens, zum Beispiel Finanzen, Vertrieb, Einkauf, Personal oder Betrieb. Jede Domäne hat Tabellen, zum Beispiel Buchungen in Finanzen oder Gehälter in Personal. Eine Tabelle kann Felder enthalten, zum Beispiel das Jahresgehalt in Gehälter. Eine Verknüpfung sagt, dass ein Schritt eine Tabelle oder ein einzelnes Feld liest, schreibt, erzeugt oder freigibt. Diese Verknüpfungen werden zu Verbindungen im Wissensgraph von Company Brain. So sehen Sie für jede Tabelle und jedes Feld, welche Prozessschritte sie verwenden.
Ein Prozess kann außerdem mitlaufen. Im Modus Verfolgen wird jeder Fall, zum Beispiel eine Bestellung, ein Lohnlauf oder ein Monat, Schritt für Schritt als Lauf verfolgt; im Modus Durchsetzen blockieren Freigabeschritte zusätzlich die folgende Aktion. Die Seite "Läufe" zeigt alle Fälle, und Belege zeigen ihren Stand in der Karte "Prozess".
Wer kann das nutzen
- Jedes Mitglied mit einer festen Rolle: Inhaber, Administrator, Buchhaltung, Vertrieb, Einkauf, Personal, Mitarbeiter, Nur Lesen und Compliance (lesen)
- Prozesse anlegen, importieren und bearbeiten: Inhaber, Administrator und Compliance
Schritte
1. Die App öffnen
Klicken Sie auf den App Launcher und wählen Sie Prozesse. Die Seitenleiste zeigt "Prozesse", "Domänen und Daten" und, wenn Sie bearbeiten dürfen, "Neuer Prozess".
2. Die Übersicht lesen
Die Übersicht listet alle Prozesse nach Domäne gruppiert. Jede Zeile zeigt Titel, Beschreibung, Status, bei einer Vorlage das Kennzeichen "Vorlage", die Zahl der Schritte und Verknüpfungen sowie wann und von wem der Prozess zuletzt geändert wurde. Klicken Sie einen Titel an, um den Prozess im Editor zu öffnen.
3. Die Daten einer Domäne öffnen
Jede Domänengruppe hat in ihrer Kopfzeile den Link "Daten der Domäne". Er öffnet "Domänen und Daten" gefiltert auf diese Domäne.
4. Einen Prozess anlegen
Klicken Sie "Neuer Prozess". Geben Sie einen "Titel" ein, optional eine "Beschreibung", wählen Sie eine "Domäne" und klicken Sie "Anlegen und öffnen". Der Prozess beginnt mit einem einzigen Startereignis und öffnet sich im Editor.
5. Ein Diagramm importieren
Klicken Sie "BPMN importieren" und wählen Sie eine .bpmn oder .xml Datei. Das Diagramm wird als neuer Prozess angelegt und öffnet sich im Editor.
6. Archivierte Prozesse anzeigen
Setzen Sie das Häkchen bei "Archivierte anzeigen", um auch gelöschte Prozesse zu sehen. Sie tragen den Status Archiviert.
7. Die Läufe öffnen
Klicken Sie in der Seitenleiste "Läufe", um alle Fälle zu sehen, die gerade durch einen Prozess laufen. In der Übersicht zeigt jeder Prozess im Modus Verfolgen oder Durchsetzen außerdem die Zahl seiner offenen Fälle.
Felder und Optionen
- Prozess
Ein Ablauf Ihres Unternehmens als BPMN Diagramm, mit Titel, Beschreibung, Domäne und Status.
- Domäne
Der Bereich, zu dem ein Prozess oder eine Tabelle gehört: Finanzen, Vertrieb, Einkauf, Personal, Betrieb oder Weitere Felder für Daten ohne eigene Tabelle.
- Tabelle
Eine Art von Datensatz in BizCortex, zum Beispiel Rechnungen, Bestellungen oder Arbeitszeiten.
- Feld
Ein einzelner Wert in einer Tabelle, zum Beispiel der Preis eines Produkts oder das Jahresgehalt eines Mitarbeiters. Die Felder stammen aus dem Feldregister von Company Brain.
- Verknüpfung
Die Aussage, dass ein Schritt eine Tabelle oder ein Feld liest, schreibt, erzeugt oder freigibt.
- Status
Aktiv, Entwurf oder Archiviert. Sie ändern ihn im Editor; das Löschen eines Prozesses setzt ihn auf Archiviert.
- Vorlage
Einer der vier Prozesse, die jede Firma erhält: Lohnabrechnung, Auftrag bis Zahlung, Bestellung bis Zahlung und Monatsabschluss.
- Modus
Beschreiben, Verfolgen oder Durchsetzen. Er legt fest, ob ein Prozess nur dokumentiert, Fälle verfolgt oder Freigaben durchsetzt.
- Lauf
Ein Fall, der durch einen Prozess läuft, zum Beispiel eine Bestellung, eine Eingangsrechnung, ein Auftrag, ein Lohnlauf oder ein Monat.
Tipps
- Die vier Vorlagen bringen bereits Verknüpfungen mit. Lohnabrechnung (Personal) reicht vom Erfassen der Arbeitszeiten und Abwesenheiten über die Gehaltsberechnung und die Freigabe bis zur Buchung und Auszahlung. Auftrag bis Zahlung (Vertrieb) reicht von der Kundenanfrage über Angebot, Auftrag, Lieferung und Rechnung bis zum Zahlungseingang. Bestellung bis Zahlung (Einkauf) reicht vom erkannten Bedarf über Bestellung, Freigabe und Wareneingang bis zur geprüften und bezahlten Rechnung. Monatsabschluss (Finanzen) umfasst Bankabstimmung, offene Posten, Abgrenzungen und die Umsatzsteuervoranmeldung bis zur Freigabe des Monats.
- Passen Sie die Vorlagen an Ihre tatsächliche Arbeitsweise an: Benennen Sie Schritte um, ergänzen oder entfernen Sie Schritte und ändern Sie die Verknüpfungen. Es sind gewöhnliche Prozesse.
- Die vier Vorlagen beginnen im Modus Verfolgen und sind bereits mit der App verbunden. Ihre Fälle erscheinen also ohne weiteres Zutun unter "Läufe". Blockiert wird nichts, bis ein Inhaber oder Administrator den Prozess auf Durchsetzen stellt.
Gut zu wissen
- Die Vorlagen werden angelegt, wenn jemand in Ihrer Firma die Übersicht zum ersten Mal öffnet. Eine gelöschte Vorlage wird archiviert und nicht erneut angelegt. Um sie zurückzuholen, setzen Sie das Häkchen bei "Archivierte anzeigen", öffnen Sie sie und setzen Sie den Status auf Aktiv.
- Die Schrittnamen der Vorlagen sind auf Deutsch. Titel und Beschreibung erscheinen je nach Ihrer Sprache auf Deutsch oder Englisch, bis Sie sie ändern.
Verwandte Seiten
- Prozesse ausführen
Den Modus eines Prozesses wählen und unter "Ausführung" festlegen, was jeder Schritt in der App bedeutet: ein Ereignis, eine Freigabe, eine Aufgabe oder eine Prüfung.
- Läufe
Jeden Fall, der durch einen Prozess läuft, mit aktuellem Schritt, Alter und Status sehen, hängende Fälle finden und den Verlauf eines Laufs lesen.
- Einen Prozess im Editor zeichnen
Schritte einfügen und verbinden, benennen, speichern, frühere Versionen ansehen und .bpmn Dateien exportieren oder importieren.
- Schritte mit Daten verknüpfen
Für jeden Schritt festhalten, welche Tabellen und Felder er liest, schreibt, erzeugt oder freigibt, und mit verwaisten Verknüpfungen umgehen.
- Domänen und Daten
Die Domänen Ihres Unternehmens mit ihren Tabellen und Feldern, wie viele Einträge jede Tabelle hat und welche Prozessschritte sie verwenden.
- Wer Prozesse lesen und bearbeiten darf
Die zwei Berechtigungen der App Prozesse, welche Rollen sie haben und was sonst einschränkt, was Sie sehen.