Appen Processer
Hvad en proces, et domæne, en tabel, et felt og en tilknytning er, og de fire processkabeloner, som hver virksomhed får.
Processer er en app i appvælgeren. Den beskriver, hvordan din virksomhed arbejder: Hvert arbejdsforløb er en proces, tegnet som et BPMN 2.0 diagram med trin (opgaver, hændelser og gateways), der er forbundet af sekvensflow. Appen er med for alle virksomheder og kræver ingen pakke.
Hvert trin kan knyttes til de data, det bruger. Data er ordnet i tre niveauer. Et domæne er et område i virksomheden: Finance, Sales, Purchasing, People eller Operations. Hvert domæne har tabeller, for eksempel Journal entries i Finance eller Salaries i People. En tabel kan indeholde felter, for eksempel årslønnen i Salaries. En tilknytning angiver, at et trin læser, skriver, opretter eller godkender en tabel eller et enkelt felt. Tilknytningerne bliver til forbindelser i vidensgrafen i Company Brain, så du for hver tabel og hvert felt kan se, hvilke procestrin der bruger dem.
En proces kan også køre. I tilstanden Følge følges hver sag, for eksempel en indkøbsordre, en lønkørsel eller en måned, trin for trin som en kørsel; i tilstanden Håndhæve blokerer godkendelsestrin desuden den næste handling. Siden "Kørsler" viser alle sager, og bilag viser, hvor de står, i kortet "Proces".
Hvem kan bruge det
- Alle medlemmer med en indbygget rolle: Ejer, Administrator, Bogholder, Salg, Indkøb, HR chef, Medarbejder, Læser og Compliance (læse)
- Oprette, importere og redigere processer: Ejer, Administrator og Compliance
Trin
1. Åbn appen
Klik på appvælgeren, og vælg Processer. Sidepanelet viser "Processer", "Domæner og data" og, hvis du må redigere, "Ny proces".
2. Læs oversigten
Siden viser alle processer grupperet efter domæne. Hver række viser titel, beskrivelse, status, mærket "Skabelon" for en processkabelon, antal trin og tilknytninger samt hvornår og af hvem processen sidst blev ændret. Klik på en titel for at åbne processen i editoren.
3. Åbn et domænes data
Hver domænegruppe har linket "Domænets data" i overskriften. Det åbner "Domæner og data" filtreret på dette domæne.
4. Opret en proces
Klik på "Ny proces". Angiv en "Titel", eventuelt en "Beskrivelse", vælg et "Domæne", og klik på "Opret og åbn". Processen begynder med en enkelt starthændelse og åbnes i editoren.
5. Importer et diagram
Klik på "Importer BPMN", og vælg en .bpmn eller .xml fil. Diagrammet oprettes som en ny proces og åbnes i editoren.
6. Vis arkiverede processer
Sæt flueben ved "Vis arkiverede" for også at se slettede processer. De har status Arkiveret.
7. Åbn kørslerne
Klik på "Kørsler" i sidepanelet for at se alle sager, der lige nu går gennem en proces. I oversigten viser hver proces i tilstanden Følge eller Håndhæve desuden antallet af åbne sager.
Felter og valgmuligheder
- Proces
Et arbejdsforløb i din virksomhed som BPMN diagram med titel, beskrivelse, domæne og status.
- Domæne
Det område, en proces eller en tabel hører til: Finance, Sales, Purchasing, People, Operations eller Other fields for data uden egen tabel.
- Tabel
En type post i BizCortex, for eksempel fakturaer, indkøbsordrer eller arbejdstider.
- Felt
En enkelt værdi i en tabel, for eksempel prisen på et produkt eller årslønnen for en medarbejder. Felterne kommer fra feltregistret i Company Brain.
- Tilknytning
Angivelsen af, at et trin læser, skriver, opretter eller godkender en tabel eller et felt.
- Status
Aktiv, Kladde eller Arkiveret. Du ændrer den i editoren; når en proces slettes, bliver den Arkiveret.
- Skabelon
En af de fire processer, som hver virksomhed får: Payroll (løn), Order to cash (fra ordre til betaling), Procure to pay (fra indkøb til betaling) og Month end close (månedsafslutning).
- Tilstand
Beskrive, Følge eller Håndhæve. Den afgør, om en proces kun dokumenterer, følger sager eller håndhæver godkendelser.
- Kørsel
En sag, der går gennem en proces, for eksempel en indkøbsordre, en leverandørfaktura, en salgsordre, en lønkørsel eller en måned.
Tips
- De fire skabeloner leveres med færdige tilknytninger. Payroll (People) går fra registrering af arbejdstid og fravær via lønberegning, godkendelse og bogføring til udbetaling. Order to cash (Sales) går fra kundens forespørgsel via tilbud, ordre, levering og faktura til indbetalingen. Procure to pay (Purchasing) går fra det konstaterede behov via indkøbsordre, godkendelse og varemodtagelse til den kontrollerede og betalte leverandørfaktura. Month end close (Finance) omfatter bankafstemning, åbne poster, periodiseringer og momsangivelsen frem til godkendelse af måneden.
- Tilpas skabelonerne til den måde, I faktisk arbejder på: Omdøb trin, tilføj eller fjern trin, og ret tilknytningerne. Det er almindelige processer.
- De fire skabeloner starter i tilstanden Følge og er allerede forbundet med appen. Deres sager vises derfor under "Kørsler", uden at du skal gøre noget. Intet blokeres, før en Ejer eller Administrator sætter processen på Håndhæve.
Godt at vide
- Skabelonerne oprettes, første gang nogen i din virksomhed åbner oversigten. En slettet skabelon arkiveres og oprettes ikke igen. For at få den tilbage sætter du flueben ved "Vis arkiverede", åbner den og sætter status til Aktiv.
- Trinnavnene i skabelonerne er på tysk. Skabelonernes titler og beskrivelser samt navnene på domæner, tabeller og felter vises på engelsk, så længe du ikke ændrer dem.
Relateret
- Køre processer
Vælg tilstanden for en proces, og angiv under "Udførelse", hvad hvert trin betyder i appen: en hændelse, en godkendelse, en opgave eller en kontrol.
- Kørsler
Se hver sag, der går gennem en proces, med aktuelt trin, alder og status, find sager, der er gået i stå, og læs historikken for en kørsel.
- Tegn en proces i editoren
Tilføj og forbind trin, navngiv dem, gem, se tidligere versioner, og eksporter eller importer .bpmn filer.
- Knyt trin til data
Angiv for hvert trin, hvilke tabeller og felter det læser, skriver, opretter eller godkender, og håndter forældreløse tilknytninger.
- Domæner og data
Virksomhedens domæner med tabeller og felter, hvor mange poster hver tabel har, og hvilke procestrin der bruger den.
- Hvem må læse og redigere processer
De to tilladelser i appen Processer, hvilke roller der har dem, og hvad der ellers begrænser, hvad du ser.