Køre processer

Hvem kan bruge det

• Ændre tilstand: Ejer og Administrator
• Angive udførelsen af et trin: Ejer, Administrator og Compliance
• Alle medlemmer med en indbygget rolle: Ejer, Administrator, Bogholder, Salg, Indkøb, HR chef, Medarbejder, Læser og Compliance (læse)

Trin

1. 1. Se tilstanden

   Åbn processen i editoren. Overskriften viser "Beskrive", "Følge" og "Håndhæve"; den aktuelle tilstand er fremhævet. Peg på en tilstand for at læse forklaringen.

2. 2. Vælg et trin

   Klik på trinnet i diagrammet. Under de tilknyttede data viser panelet afsnittet "Udførelse".

3. 3. Vælg betydningen

   Afgræns listen med "Område", eller lad "Alle områder" stå, og vælg en post under "Betydning i appen", for eksempel "Godkend leverandørfaktura". Hver post hører til en af typerne "Hændelse i appen", "Godkendelse", "Opgave" eller "Kontrol", og teksten under den angiver, hvornår trinnet er udført.

4. 4. Opsæt en godkendelse

   For en godkendelse vælger du under "Godkendes af" en "Rolle" eller en "Person" og "Godkendelsestilstand": "Én person er nok" eller "Alle skal godkende". Under "Fra beløb" kan du angive det beløb, hvorfra godkendelsen kræves; er feltet tomt, kræver hvert bilag godkendelsen. Teksten "Blokeres i tilstanden Håndhæve" angiver, hvad denne godkendelse blokerer.

5. 5. Opsæt en opgave

   For en opgave vælger du under "Ansvarlig" en "Ansvarlig rolle" eller en "Ansvarlig person" og under "Forfalder efter dage", hvor mange dage efter at trinnet er nået, opgaven forfalder.

6. 6. Gem udførelsen

   Klik på "Gem udførelse". Udførelsen gælder med det samme. Et trin, du lige har tegnet, gemmer du først med "Gem" i overskriften; indtil da viser panelet "Gem diagrammet, før du forbinder trinnet med appen."

7. 7. Skift tilstand

   Klik på den ønskede tilstand. Vinduet viser under "Dette ændres" præcist, hvad skiftet gør: hvilke handlinger der blokeres indtil hvems godkendelse, hvilke trin der opretter opgaver for hvem, og hvor mange kørsler der efterfølgende oprettes for åbne bilag. Kontrollér advarslerne, og klik på "Skift tilstand".

Felter og valgmuligheder

Beskrive

Kun dokumentation. Ingen sager følges, og intet blokeres. Nye og importerede processer starter i denne tilstand.

Følge

Hver sag følges trin for trin som en kørsel, og opgavetrin opretter opgaver. Intet blokeres: et godkendelsestrin regnes som udført, så snart den næste handling sker, for eksempel når indkøbsordren sendes.

Håndhæve

Som Følge. Derudover blokerer hvert godkendelsestrin den næste handling, indtil godkendelsen er givet. Kun aktive processer kan håndhæves.

Hændelse i appen

Appen udfører selv trinnet, for eksempel "Leverandørfaktura registreret", "Faktura sendt" eller "Betaling modtaget". Trinnet er udført, så snart det sker. En delbetaling eller en delvis varemodtagelse flytter kun kørslen til trinnet uden at afslutte det.

Godkendelse

En person beslutter, for eksempel om en leverandørfaktura. Trinnet er udført, når godkendelsen er givet. I tilstanden Håndhæve blokerer det den næste handling indtil da.

Opgave

Manuelt arbejde uden eget bilag, for eksempel at kontrollere åbne poster. Når en kørsel når trinnet, oprettes en opgave for den ansvarlige rolle eller person. Trinnet er udført, når opgaven er udført.

Kontrol

Appen kontrollerer en betingelse, for eksempel om alle banktransaktioner for måneden er afstemt. Den kontrollerer, når kørslen når trinnet, og derefter dagligt.

Kun dokumenteret

Trinnet er ikke forbundet med appen. Det beskrives, men springes over i kørsler.

Forældreløse udførelser

Indstillinger for udførelse, hvis trin ikke længere findes i diagrammet. Vælg intet i diagrammet for at se dem. Fjern dem med krydset, eller hent trinnet tilbage via "Versioner".

Tips

• Procure to pay: "Bestellung anlegen" (opret indkøbsordre) er udført, så snart en indkøbsordre oprettes. "Bestellung freigeben" (godkend indkøbsordre) er en godkendelse af rollen Ejer; i tilstanden Håndhæve kan indkøbsordren først sendes efter godkendelsen. "Wareneingang buchen" (bogfør varemodtagelse) er udført, når de bestilte varer er modtaget fuldt ud. "Eingangsrechnung prüfen" (kontrollér leverandørfaktura) er en godkendelse af rollen Bogholder og forfalder, så snart fakturaen er registreret; i tilstanden Håndhæve kan fakturaen først bogføres og betales efter godkendelsen, også via SEPA overførsel. "Rechnung bezahlen" (betal faktura) er udført, når fakturaen er betalt fuldt ud eller bestilt via SEPA overførsel.
• Order to cash: "Angebot erstellen" (opret tilbud) er udført, så snart et tilbud oprettes. Accepterer kunden tilbuddet, fører gatewayen til "Auftrag anlegen" (opret ordre), som er udført med ordrebekræftelsen; afslår kunden, ender kørslen ved "Angebot abgelehnt" (tilbud afslået). "Ware liefern" (lever varer) er udført, når følgesedlen er udstedt, "Rechnung stellen" (fakturér), når fakturaen er sendt og låst, og "Zahlungseingang abgleichen" (afstem indbetaling), når fakturaen er betalt fuldt ud. Rykkere for fakturaen vises i kørslens trinhistorik.
• Payroll: "Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfassen" (registrér arbejdstid og fravær) opretter en opgave for rollen HR chef, der forfalder efter 3 dage. "Gehälter berechnen" (beregn løn) er udført, så snart lønkørslen er beregnet. "Lohnabrechnung freigeben" (godkend løn) er en godkendelse af rollen Ejer; i tilstanden Håndhæve kan lønkørslen først godkendes og bogføres efter godkendelsen. "Lohn buchen" (bogfør løn) er udført, så snart lønkørslen er bogført, og "Löhne auszahlen" (udbetal løn), så snart udbetalingen er registreret.
• Month end close: appen åbner selv kørslen i de første dage af hver måned for den foregående måned. "Bankumsätze abstimmen" (afstem banken) er en kontrol, der er udført, når alle banktransaktioner for måneden er afstemt. "Offene Posten prüfen" (kontrollér åbne poster) og "Abgrenzungen buchen" (bogfør periodiseringer) opretter opgaver for rollen Bogholder, der forfalder efter 5 dage. Trinnet for momsangivelsen er udført, så snart månedens momsperiode er lukket. "Monatsabschluss freigeben" (godkend månedsafslutning) er en godkendelse af rollen Ejer; i tilstanden Håndhæve kan perioden først låses efter godkendelsen, og den givne godkendelse låser den.
• Begynd med Følge. Under "Kørsler" ser du, hvor sager går i stå, før du blokerer noget med Håndhæve.

Godt at vide

• Kun Ejere og Administratorer ændrer tilstanden. Andre medlemmer, der må redigere processer, angiver udførelsen af trinnene, men skifter ikke tilstand.
• Før skiftet til Håndhæve kontrollerer appen, hvem der kan godkende. Har en rolle kun én person, advarer vinduet om, at ingen kan godkende den persons egne bilag i trinnet (fireøjneprincippet). Kan ingen godkende, kan du først skifte tilstand, når du har valgt en anden person eller rolle.
• Kun én håndhævende proces kan blokere den samme godkendelse. Håndhæver en anden proces den allerede, viser vinduet under "Konflikter" processen og godkendelsen, og skiftet er først muligt, når konflikten er løst.
• Hver betydning kan kun tildeles ét trin i en proces.
• Når du skifter fra Beskrive til Følge eller Håndhæve, opretter appen efterfølgende op til 500 kørsler for åbne bilag.
• Et skift tilbage fra Håndhæve til Følge ophæver blokeringen med det samme. Godkendelser, der allerede er startet, består og kan stadig afgøres.
• Godkendelserne i en håndhævet proces vises også under Godkendelser som godkendelsesworkflow. De tilhører processen: ændringer dér overskrives, så snart processen gemmes. Ændr derfor godkender og beløb her under "Udførelse".
• Hvert skift af tilstand og hver ændring af udførelsen registreres i revisionsloggen.

Relateret

• Kørsler

  Se hver sag, der går gennem en proces, med aktuelt trin, alder og status, find sager, der er gået i stå, og læs historikken for en kørsel.

• Processen på bilag

  Læs kortet "Proces" på leverandørfakturaer, indkøbsordrer, kundefakturaer, salgsordrer, lønkørsler og regnskabsår, og løs en blokering.

• Indbakke for godkendelser

  Godkend eller afvis dokumenter og anmodninger fra alle områder ét sted.

• Godkendelsesworkflows

  Regler for, hvem der skal godkende hvilke dokumenter, inklusive færdige skabeloner.

• Opgaver: visninger og layout

  Brug Min dag, Mine, Team og de øvrige visninger, og skift mellem liste og tavle.