Ejecutar procesos

Quién puede usarlo

• Cambiar el modo: Propietario y Administrador
• Definir la ejecución de un paso: Propietario, Administrador y Cumplimiento
• Todos los miembros con un rol predefinido: Propietario, Administrador, Contable, Ventas, Compras, Responsable de RR. HH., Empleado, Lector y Cumplimiento (lectura)

Pasos

1. 1. Ver el modo

   Abra el proceso en el editor. La cabecera muestra "Describir", "Seguir" e "Imponer"; el modo actual aparece resaltado. Señale un modo para leer su explicación.

2. 2. Seleccionar un paso

   Haga clic en el paso en el diagrama. Debajo de los datos vinculados, el panel muestra la sección "Ejecución".

3. 3. Elegir el significado

   Acote la lista con "Área" o deje "Todas las áreas" y elija una entrada en "Significado en la aplicación", por ejemplo "Aprobar la factura de proveedor". Cada entrada pertenece a uno de los tipos "Evento de la aplicación", "Aprobación", "Tarea" o "Comprobación", y el texto de debajo indica cuándo se completa el paso.

4. 4. Configurar una aprobación

   Para una aprobación, elija en "Aprobado por" un "Rol" o una "Persona" y el "Modo de aprobación": "Basta con una persona" o "Todos deben aprobar". En "A partir del importe" puede indicar el importe a partir del cual se necesita la aprobación; si el campo queda vacío, cada documento necesita la aprobación. El aviso "Bloqueado en modo Imponer" indica qué bloquea esta aprobación.

5. 5. Configurar una tarea

   Para una tarea, elija en "Responsable" un "Rol responsable" o una "Persona responsable", y en "Vence tras días" cuántos días después de alcanzar el paso vence la tarea.

6. 6. Guardar la ejecución

   Haga clic en "Guardar ejecución". La ejecución se aplica de inmediato. Un paso que acaba de dibujar debe guardarse primero con "Guardar" en la cabecera; hasta entonces el panel muestra "Guarde el diagrama antes de conectar este paso con la aplicación."

7. 7. Cambiar el modo

   Haga clic en el modo deseado. La ventana muestra en "Qué cambia" exactamente lo que provoca el cambio: qué acciones quedan bloqueadas hasta la aprobación de quién, qué pasos crean tareas para quién y cuántas ejecuciones se crean a posteriori para documentos abiertos. Revise las advertencias y haga clic en "Cambiar modo".

Campos y opciones

Describir

Solo documentación. No se sigue ningún caso y no se bloquea nada. Los procesos nuevos e importados empiezan en este modo.

Seguir

Cada caso se sigue paso a paso como una ejecución, y los pasos de tarea crean tareas. No se bloquea nada: un paso de aprobación se considera completado en cuanto ocurre la acción siguiente, por ejemplo cuando se emite el pedido de compra.

Imponer

Como Seguir. Además, cada paso de aprobación bloquea la acción siguiente hasta que se concede la aprobación. Solo los procesos activos se pueden imponer.

Evento de la aplicación

La aplicación realiza el paso por sí misma, por ejemplo "Factura de proveedor registrada", "Factura enviada" o "Cobro recibido". El paso se completa en cuanto ocurre. Un pago parcial o una recepción parcial solo lleva la ejecución a este paso, sin completarlo.

Aprobación

Una persona decide, por ejemplo sobre una factura de proveedor. El paso se completa cuando se concede la aprobación. En modo Imponer, bloquea hasta entonces la acción siguiente.

Tarea

Trabajo manual sin documento propio, por ejemplo revisar las partidas abiertas. Cuando una ejecución alcanza el paso, se crea una tarea para el rol o la persona responsable. El paso se completa cuando la tarea está hecha.

Comprobación

La aplicación comprueba una condición, por ejemplo si todos los movimientos bancarios del mes están conciliados. Comprueba cuando la ejecución alcanza el paso y después a diario.

Solo documentado

El paso no está conectado con la aplicación. Se describe, pero se omite en las ejecuciones.

Ejecuciones huérfanas

Ajustes de ejecución cuyo paso ya no está en el diagrama. No seleccione nada en el diagrama para verlos. Quítelos con la cruz o recupere el paso con "Versiones".

Consejos

• Procure to pay: "Bestellung anlegen" (crear pedido de compra) se completa en cuanto se crea un pedido de compra. "Bestellung freigeben" (aprobar pedido) es una aprobación del rol Propietario; en modo Imponer, el pedido solo se puede emitir tras la aprobación. "Wareneingang buchen" (registrar la entrada) se completa cuando la mercancía pedida ha llegado por completo. "Eingangsrechnung prüfen" (revisar factura de proveedor) es una aprobación del rol Contable y vence en cuanto se registra la factura; en modo Imponer, la factura solo se puede contabilizar y pagar tras la aprobación, también mediante transferencia SEPA. "Rechnung bezahlen" (pagar factura) se completa cuando la factura está pagada por completo u ordenada por transferencia SEPA.
• Order to cash: "Angebot erstellen" (crear oferta) se completa en cuanto se crea una oferta. Si el cliente acepta la oferta, la compuerta lleva a "Auftrag anlegen" (crear pedido), que se completa con la confirmación del pedido; si la rechaza, la ejecución termina en "Angebot abgelehnt" (oferta rechazada). "Ware liefern" (entregar) se completa cuando se emite el albarán, "Rechnung stellen" (facturar) cuando la factura se envía y se cierra, y "Zahlungseingang abgleichen" (conciliar el cobro) cuando la factura está pagada por completo. Las reclamaciones de pago de la factura aparecen en el historial de pasos de la ejecución.
• Payroll: "Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfassen" (registrar jornadas y ausencias) crea una tarea para el rol Responsable de RR. HH., que vence a los 3 días. "Gehälter berechnen" (calcular salarios) se completa en cuanto se calcula la nómina. "Lohnabrechnung freigeben" (aprobar nómina) es una aprobación del rol Propietario; en modo Imponer, la nómina solo se puede aprobar y contabilizar tras la aprobación. "Lohn buchen" (contabilizar nómina) se completa en cuanto se contabiliza la nómina, y "Löhne auszahlen" (pagar salarios) en cuanto se registra el pago.
• Month end close: la aplicación abre la ejecución por sí misma en los primeros días de cada mes para el mes anterior. "Bankumsätze abstimmen" (conciliar el banco) es una comprobación que se completa cuando todos los movimientos bancarios del mes están conciliados. "Offene Posten prüfen" (revisar partidas abiertas) y "Abgrenzungen buchen" (contabilizar periodificaciones) crean tareas para el rol Contable, que vencen a los 5 días. El paso de la declaración de IVA se completa en cuanto se cierra el periodo de IVA del mes. "Monatsabschluss freigeben" (aprobar el cierre) es una aprobación del rol Propietario; en modo Imponer, el periodo solo se puede bloquear tras la aprobación, y la aprobación concedida lo bloquea.
• Empiece con Seguir. En "Ejecuciones" verá dónde se atascan los casos antes de bloquear nada con Imponer.

Conviene saber

• Solo los Propietarios y Administradores cambian el modo. Los demás miembros que pueden editar procesos definen la ejecución de los pasos, pero no cambian el modo.
• Antes de pasar a Imponer, la aplicación comprueba quién puede aprobar. Si un rol tiene una sola persona, la ventana advierte de que nadie puede aprobar los documentos propios de esa persona en este paso (principio de los cuatro ojos). Si nadie puede aprobar, solo puede cambiar el modo después de elegir otra persona u otro rol.
• Solo un proceso impuesto puede bloquear la misma aprobación. Si otro proceso ya la impone, la ventana indica en "Conflictos" el proceso y la aprobación, y el cambio solo es posible cuando el conflicto está resuelto.
• Cada significado solo se puede asignar a un paso de un proceso.
• Al pasar de Describir a Seguir o Imponer, la aplicación crea a posteriori hasta 500 ejecuciones para documentos abiertos.
• Volver de Imponer a Seguir elimina el bloqueo de inmediato. Las aprobaciones ya iniciadas se mantienen y se pueden seguir decidiendo.
• Las aprobaciones de un proceso impuesto aparecen también en Aprobaciones como flujo de aprobación. Pertenecen al proceso: los cambios hechos allí se sobrescriben en cuanto se guarda el proceso. Por eso, cambie el aprobador y el importe aquí, en "Ejecución".
• Cada cambio de modo y cada cambio de la ejecución queda registrado en el registro de auditoría.

Relacionado

• Ejecuciones

  Ver cada caso que recorre un proceso con su paso actual, su antigüedad y su estado, encontrar casos detenidos y leer el historial de una ejecución.

• El proceso en los documentos

  Leer la tarjeta "Proceso" en facturas de proveedor, pedidos de compra, facturas de cliente, pedidos de venta, nóminas y ejercicios, y resolver un bloqueo.

• Bandeja de aprobaciones

  Apruebe o rechace documentos y solicitudes de todas las áreas en un solo lugar.

• Flujos de aprobación

  Reglas sobre quién debe aprobar qué documentos, con plantillas listas para usar.

• Tareas: vistas y diseños

  Use Mi día, Mías, Equipo y las demás vistas, y cambie entre lista y tablero.