La aplicación Procesos
Qué son un proceso, un dominio, una tabla, un campo y un vínculo, y las cuatro plantillas de proceso que recibe cada empresa.
Procesos es una aplicación del selector de aplicaciones. Describe cómo trabaja su empresa: cada flujo de trabajo es un proceso, dibujado como diagrama BPMN 2.0 con pasos (tareas, eventos y compuertas) unidos por flujos de secuencia. La aplicación forma parte de todas las empresas y no requiere ningún paquete.
Cada paso puede vincularse con los datos que utiliza. Los datos se organizan en tres niveles. Un dominio es un área de la empresa: Finance, Sales, Purchasing, People u Operations. Cada dominio tiene tablas, por ejemplo Journal entries en Finance o Salaries en People. Una tabla puede contener campos, por ejemplo el salario anual en Salaries. Un vínculo indica que un paso lee, escribe, crea o aprueba una tabla o un campo concreto. Estos vínculos se convierten en conexiones del grafo de conocimiento de Company Brain, de modo que usted ve, para cada tabla y cada campo, qué pasos de proceso los utilizan.
Un proceso también puede ejecutarse. En modo Seguir, cada caso, por ejemplo un pedido de compra, una nómina o un mes, se sigue paso a paso como una ejecución; en modo Imponer, los pasos de aprobación bloquean además la acción siguiente. La página "Ejecuciones" muestra todos los casos, y los documentos muestran en qué punto están en la tarjeta "Proceso".
Quién puede usarlo
- Todos los miembros con un rol predefinido: Propietario, Administrador, Contable, Ventas, Compras, Responsable de RR. HH., Empleado, Lector y Cumplimiento (lectura)
- Crear, importar y editar procesos: Propietario, Administrador y Cumplimiento
Pasos
1. Abrir la aplicación
Haga clic en el selector de aplicaciones y elija Procesos. La barra lateral muestra "Procesos", "Dominios y datos" y, si usted puede editar, "Nuevo proceso".
2. Leer el resumen
La página lista todos los procesos agrupados por dominio. Cada fila muestra el título, la descripción, el estado, la etiqueta "Plantilla" en una plantilla de proceso, el número de pasos y de vínculos, y cuándo y quién lo modificó por última vez. Haga clic en un título para abrir el proceso en el editor.
3. Abrir los datos de un dominio
Cada grupo de dominio tiene en su cabecera el enlace "Datos del dominio". Abre "Dominios y datos" filtrado por ese dominio.
4. Crear un proceso
Haga clic en "Nuevo proceso". Introduzca un "Título", si lo desea una "Descripción", elija un "Dominio" y haga clic en "Crear y abrir". El proceso empieza con un único evento de inicio y se abre en el editor.
5. Importar un diagrama
Haga clic en "Importar BPMN" y elija un archivo .bpmn o .xml. El diagrama se crea como proceso nuevo y se abre en el editor.
6. Mostrar procesos archivados
Marque "Mostrar archivados" para ver también los procesos eliminados. Tienen el estado Archivado.
7. Abrir las ejecuciones
Haga clic en "Ejecuciones" en la barra lateral para ver todos los casos que recorren ahora un proceso. En la vista general, cada proceso en modo Seguir o Imponer muestra además el número de sus casos abiertos.
Campos y opciones
- Proceso
Un flujo de trabajo de su empresa como diagrama BPMN, con título, descripción, dominio y estado.
- Dominio
El área a la que pertenece un proceso o una tabla: Finance, Sales, Purchasing, People, Operations, u Other fields para datos sin tabla propia.
- Tabla
Un tipo de registro en BizCortex, por ejemplo las facturas, los pedidos de compra o los registros de jornada.
- Campo
Un valor concreto guardado en una tabla, por ejemplo el precio de un producto o el salario anual de un empleado. Los campos proceden del registro de campos de Company Brain.
- Vínculo
La indicación de que un paso lee, escribe, crea o aprueba una tabla o un campo.
- Estado
Activo, Borrador o Archivado. Se cambia en el editor; eliminar un proceso lo pasa a Archivado.
- Plantilla
Uno de los cuatro procesos que recibe cada empresa: Payroll (nómina), Order to cash (del pedido al cobro), Procure to pay (de la compra al pago) y Month end close (cierre mensual).
- Modo
Describir, Seguir o Imponer. Decide si un proceso solo documenta, sigue los casos o impone las aprobaciones.
- Ejecución
Un caso que recorre un proceso, por ejemplo un pedido de compra, una factura de proveedor, un pedido de venta, una nómina o un mes.
Consejos
- Las cuatro plantillas llegan con vínculos ya definidos. Payroll (People) va desde el registro de jornadas y ausencias, pasando por el cálculo de salarios, la aprobación y la contabilización, hasta el pago. Order to cash (Sales) va desde la solicitud del cliente, pasando por oferta, pedido, entrega y factura, hasta el cobro. Procure to pay (Purchasing) va desde la necesidad detectada, pasando por pedido de compra, aprobación y recepción de mercancía, hasta la factura revisada y pagada. Month end close (Finance) abarca la conciliación bancaria, las partidas abiertas, las periodificaciones y la declaración de IVA hasta la aprobación del mes.
- Adapte las plantillas a su forma real de trabajar: cambie el nombre de los pasos, añada o quite pasos y modifique los vínculos. Son procesos normales.
- Las cuatro plantillas empiezan en modo Seguir y ya están conectadas con la aplicación. Por eso sus casos aparecen en "Ejecuciones" sin más ajustes. No se bloquea nada hasta que un Propietario o un Administrador cambia el proceso a Imponer.
Conviene saber
- Las plantillas se crean la primera vez que alguien de su empresa abre el resumen. Una plantilla eliminada se archiva y no se vuelve a crear. Para recuperarla, marque "Mostrar archivados", ábrala y cambie su estado a Activo.
- Los nombres de los pasos de las plantillas están en alemán. Los títulos y descripciones de las plantillas, así como los nombres de dominios, tablas y campos, se muestran en inglés mientras usted no los cambie.
Relacionado
- Ejecutar procesos
Elegir el modo de un proceso y definir en "Ejecución" qué significa cada paso en la aplicación: un evento, una aprobación, una tarea o una comprobación.
- Ejecuciones
Ver cada caso que recorre un proceso con su paso actual, su antigüedad y su estado, encontrar casos detenidos y leer el historial de una ejecución.
- Dibujar un proceso en el editor
Añadir y unir pasos, darles nombre, guardar, consultar versiones anteriores y exportar o importar archivos .bpmn.
- Vincular pasos con datos
Indicar para cada paso qué tablas y campos lee, escribe, crea o aprueba, y tratar los vínculos huérfanos.
- Dominios y datos
Los dominios de su empresa con sus tablas y campos, cuántos registros tiene cada tabla y qué pasos de proceso la utilizan.
- Quién puede leer y editar procesos
Los dos permisos de la aplicación Procesos, qué roles los tienen y qué más limita lo que usted ve.