Appen Processer
Vad en process, en domän, en tabell, ett fält och en länk är, och de fyra processmallar som varje företag får.
Processer är en app i appväljaren. Den beskriver hur ditt företag arbetar: varje arbetsflöde är en process, ritad som ett BPMN 2.0 diagram med steg (uppgifter, händelser och gateways) som binds samman av sekvensflöden. Appen ingår för alla företag och kräver inget paket.
Varje steg kan länkas till de data det använder. Data är ordnade i tre nivåer. En domän är ett område i företaget: Finance, Sales, Purchasing, People eller Operations. Varje domän har tabeller, till exempel Journal entries i Finance eller Salaries i People. En tabell kan innehålla fält, till exempel årslönen i Salaries. En länk anger att ett steg läser, skriver, skapar eller godkänner en tabell eller ett enskilt fält. Länkarna blir kopplingar i kunskapsgrafen i Company Brain, så att du för varje tabell och varje fält ser vilka processteg som använder dem.
En process kan också köras. I läget Följa följs varje ärende, till exempel en inköpsorder, en lönekörning eller en månad, steg för steg som en körning; i läget Tvinga blockerar godkännandesteg dessutom nästa åtgärd. Sidan "Körningar" visar alla ärenden, och verifikationer visar var de står i kortet "Process".
Vem kan använda detta
- Alla medlemmar med en inbyggd roll: Ägare, Administratör, Redovisningsekonom, Försäljning, Inköp, HR chef, Anställd, Läsare och Efterlevnad (läsa)
- Skapa, importera och redigera processer: Ägare, Administratör och Efterlevnad
Steg
1. Öppna appen
Klicka på appväljaren och välj Processer. Sidofältet visar "Processer", "Domäner och data" och, om du får redigera, "Ny process".
2. Läs översikten
Sidan listar alla processer grupperade efter domän. Varje rad visar titel, beskrivning, status, märket "Mall" för en processmall, antal steg och länkar samt när och av vem processen senast ändrades. Klicka på en titel för att öppna processen i redigeraren.
3. Öppna en domäns data
Varje domängrupp har länken "Domänens data" i sitt huvud. Den öppnar "Domäner och data" filtrerat på den domänen.
4. Skapa en process
Klicka på "Ny process". Ange en "Titel", om du vill en "Beskrivning", välj en "Domän" och klicka på "Skapa och öppna". Processen börjar med en enda starthändelse och öppnas i redigeraren.
5. Importera ett diagram
Klicka på "Importera BPMN" och välj en .bpmn eller .xml fil. Diagrammet skapas som en ny process och öppnas i redigeraren.
6. Visa arkiverade processer
Markera "Visa arkiverade" för att även se borttagna processer. De har statusen Arkiverad.
7. Öppna körningarna
Klicka på "Körningar" i sidofältet för att se alla ärenden som just nu går genom en process. I översikten visar varje process i läget Följa eller Tvinga dessutom antalet öppna ärenden.
Fält och alternativ
- Process
Ett arbetsflöde i ditt företag som BPMN diagram, med titel, beskrivning, domän och status.
- Domän
Det område som en process eller en tabell hör till: Finance, Sales, Purchasing, People, Operations, eller Other fields för data utan egen tabell.
- Tabell
En typ av post i BizCortex, till exempel fakturor, inköpsorder eller arbetstider.
- Fält
Ett enskilt värde i en tabell, till exempel priset på en produkt eller årslönen för en anställd. Fälten kommer från fältregistret i Company Brain.
- Länk
Uppgiften att ett steg läser, skriver, skapar eller godkänner en tabell eller ett fält.
- Status
Aktiv, Utkast eller Arkiverad. Du ändrar den i redigeraren; när en process tas bort blir den Arkiverad.
- Mall
En av de fyra processer som varje företag får: Payroll (lön), Order to cash (från order till betalning), Procure to pay (från inköp till betalning) och Month end close (månadsbokslut).
- Läge
Beskriva, Följa eller Tvinga. Det avgör om en process bara dokumenterar, följer ärenden eller tvingar fram godkännanden.
- Körning
Ett ärende som går genom en process, till exempel en inköpsorder, en leverantörsfaktura, en kundorder, en lönekörning eller en månad.
Tips
- De fyra mallarna levereras med färdiga länkar. Payroll (People) går från registrering av arbetstid och frånvaro via löneberäkning, godkännande och bokföring till utbetalning. Order to cash (Sales) går från kundförfrågan via offert, order, leverans och faktura till inbetalningen. Procure to pay (Purchasing) går från identifierat behov via inköpsorder, godkännande och varumottagning till den kontrollerade och betalda leverantörsfakturan. Month end close (Finance) omfattar bankavstämning, öppna poster, periodiseringar och momsdeklarationen fram till att månaden godkänns.
- Anpassa mallarna efter hur ni faktiskt arbetar: byt namn på steg, lägg till eller ta bort steg och ändra länkarna. De är vanliga processer.
- De fyra mallarna börjar i läget Följa och är redan kopplade till appen. Deras ärenden visas därför under "Körningar" utan att du behöver göra något. Inget blockeras förrän en Ägare eller Administratör ställer processen på Tvinga.
Bra att veta
- Mallarna skapas första gången någon i ditt företag öppnar översikten. En borttagen mall arkiveras och skapas inte igen. För att få tillbaka den markerar du "Visa arkiverade", öppnar den och sätter statusen till Aktiv.
- Stegnamnen i mallarna är på tyska. Mallarnas titlar och beskrivningar samt namnen på domäner, tabeller och fält visas på engelska så länge du inte ändrar dem.
Relaterat
- Köra processer
Välj läge för en process och ställ in under "Utförande" vad varje steg betyder i appen: en händelse, ett godkännande, en uppgift eller en kontroll.
- Körningar
Se varje ärende som går genom en process med aktuellt steg, ålder och status, hitta ärenden som har fastnat och läs historiken för en körning.
- Rita en process i redigeraren
Lägg till och koppla ihop steg, namnge dem, spara, se tidigare versioner och exportera eller importera .bpmn filer.
- Länka steg till data
Ange för varje steg vilka tabeller och fält det läser, skriver, skapar eller godkänner, och hantera föräldralösa länkar.
- Domäner och data
Företagets domäner med tabeller och fält, hur många poster varje tabell har och vilka processteg som använder den.
- Vem får läsa och redigera processer
Appen Processers två behörigheter, vilka roller som har dem och vad mer som begränsar vad du ser.