L’application Processus
Ce que sont un processus, un domaine, une table, un champ et un lien, et les quatre processus modèles fournis à chaque entreprise.
Processus est une application du lanceur d’applications. Elle décrit la façon dont votre entreprise travaille : chaque déroulement est un processus, dessiné comme un diagramme BPMN 2.0 avec des étapes (tâches, événements et passerelles) reliées par des flux de séquence. L’application fait partie de chaque entreprise et ne nécessite aucun pack.
Chaque étape peut être liée aux données qu’elle utilise. Les données sont organisées sur trois niveaux. Un domaine est un secteur de l’entreprise : Finance, Sales, Purchasing, People ou Operations. Chaque domaine possède des tables, par exemple Journal entries dans Finance ou Salaries dans People. Une table peut contenir des champs, par exemple le salaire annuel dans Salaries. Un lien indique qu’une étape lit, écrit, crée ou approuve une table ou un champ précis. Ces liens deviennent des connexions dans le graphe de connaissances de Company Brain : vous voyez ainsi, pour chaque table et chaque champ, quelles étapes de processus les utilisent.
Un processus peut aussi s’exécuter. En mode Suivre, chaque dossier, par exemple une commande fournisseur, une paie ou un mois, est suivi étape par étape comme une exécution ; en mode Imposer, les étapes d’approbation bloquent en plus l’action suivante. La page "Exécutions" montre tous les dossiers, et les pièces indiquent où elles en sont dans la carte "Processus".
Qui peut l’utiliser
- Tout membre ayant un rôle prédéfini : Propriétaire, Administrateur, Comptable, Ventes, Achats, Responsable RH, Salarié, Lecteur et Conformité (lecture)
- Créer, importer et modifier des processus : Propriétaire, Administrateur et Conformité
Étapes
1. Ouvrir l’application
Cliquez sur le lanceur d’applications et choisissez Processus. La barre latérale affiche "Processus", "Domaines et données" et, si vous pouvez modifier, "Nouveau processus".
2. Lire la vue d’ensemble
La page liste tous les processus regroupés par domaine. Chaque ligne affiche le titre, la description, le statut, le badge "Modèle" pour un processus modèle, le nombre d’étapes et de liens, ainsi que la date et l’auteur de la dernière modification. Cliquez sur un titre pour ouvrir le processus dans l’éditeur.
3. Ouvrir les données d’un domaine
Chaque groupe de domaine comporte dans son en tête le lien "Données du domaine". Il ouvre "Domaines et données" filtré sur ce domaine.
4. Créer un processus
Cliquez sur "Nouveau processus". Saisissez un "Titre", éventuellement une "Description", choisissez un "Domaine" et cliquez sur "Créer et ouvrir". Le processus commence par un seul événement de début et s’ouvre dans l’éditeur.
5. Importer un diagramme
Cliquez sur "Importer un BPMN" et choisissez un fichier .bpmn ou .xml. Le diagramme est créé comme nouveau processus et s’ouvre dans l’éditeur.
6. Afficher les processus archivés
Cochez "Afficher les archivés" pour voir aussi les processus supprimés. Ils portent le statut Archivé.
7. Ouvrir les exécutions
Cliquez sur "Exécutions" dans la barre latérale pour voir tous les dossiers qui passent actuellement par un processus. Dans la vue d’ensemble, chaque processus en mode Suivre ou Imposer affiche aussi le nombre de ses dossiers ouverts.
Champs et options
- Processus
Un déroulement de votre entreprise sous forme de diagramme BPMN, avec un titre, une description, un domaine et un statut.
- Domaine
Le secteur auquel appartient un processus ou une table : Finance, Sales, Purchasing, People, Operations, ou Other fields pour les données sans table propre.
- Table
Un type d’enregistrement dans BizCortex, par exemple les factures, les commandes fournisseurs ou les temps de travail.
- Champ
Une valeur précise stockée dans une table, par exemple le prix d’un produit ou le salaire annuel d’un salarié. Les champs proviennent du registre des champs de Company Brain.
- Lien
L’indication qu’une étape lit, écrit, crée ou approuve une table ou un champ.
- Statut
Actif, Brouillon ou Archivé. Vous le modifiez dans l’éditeur ; supprimer un processus le passe à Archivé.
- Modèle
L’un des quatre processus fournis à chaque entreprise : Payroll (paie), Order to cash (de la commande à l’encaissement), Procure to pay (de l’achat au paiement) et Month end close (clôture mensuelle).
- Mode
Décrire, Suivre ou Imposer. Il détermine si un processus documente seulement, suit les dossiers ou impose les approbations.
- Exécution
Un dossier qui passe par un processus, par exemple une commande fournisseur, une facture fournisseur, une commande client, une paie ou un mois.
Conseils
- Les quatre modèles sont livrés avec des liens déjà définis. Payroll (People) va de la saisie des temps de travail et des absences au calcul des salaires, à l’approbation, à la comptabilisation et au versement. Order to cash (Sales) va de la demande du client au devis, à la commande, à la livraison, à la facture et à l’encaissement. Procure to pay (Purchasing) va du besoin identifié à la commande, à l’approbation et à la réception des marchandises jusqu’à la facture vérifiée et payée. Month end close (Finance) couvre le rapprochement bancaire, les postes ouverts, les régularisations et la déclaration de TVA jusqu’à l’approbation du mois.
- Adaptez les modèles à votre façon réelle de travailler : renommez des étapes, ajoutez ou supprimez des étapes et modifiez les liens. Ce sont des processus ordinaires.
- Les quatre modèles démarrent en mode Suivre et sont déjà reliés à l’application. Leurs dossiers apparaissent donc sous "Exécutions" sans autre réglage. Rien n’est bloqué tant qu’un Propriétaire ou un Administrateur ne passe pas le processus en mode Imposer.
Bon à savoir
- Les modèles sont créés la première fois qu’une personne de votre entreprise ouvre la vue d’ensemble. Un modèle supprimé est archivé et n’est pas recréé. Pour le récupérer, cochez "Afficher les archivés", ouvrez le et remettez son statut sur Actif.
- Les noms des étapes des modèles sont rédigés en allemand. Les titres et descriptions des modèles, ainsi que les noms des domaines, tables et champs, s’affichent en anglais tant que vous ne les modifiez pas.
Voir aussi
- Exécuter des processus
Choisir le mode d’un processus et définir sous "Exécution" ce que chaque étape signifie dans l’application : un événement, une approbation, une tâche ou un contrôle.
- Exécutions
Voir chaque dossier qui passe par un processus avec son étape actuelle, son ancienneté et son statut, trouver les dossiers bloqués et lire l’historique d’une exécution.
- Dessiner un processus dans l’éditeur
Ajouter et relier des étapes, les nommer, enregistrer, consulter les versions précédentes, exporter ou importer des fichiers .bpmn.
- Lier des étapes à des données
Indiquer pour chaque étape quelles tables et quels champs elle lit, écrit, crée ou approuve, et traiter les liens orphelins.
- Domaines et données
Les domaines de votre entreprise avec leurs tables et leurs champs, le nombre d’enregistrements de chaque table et les étapes de processus qui l’utilisent.
- Qui peut lire et modifier les processus
Les deux autorisations de l’application Processus, les rôles qui les possèdent et ce qui limite par ailleurs ce que vous voyez.