Exécutions
Voir chaque dossier qui passe par un processus avec son étape actuelle, son ancienneté et son statut, trouver les dossiers bloqués et lire l’historique d’une exécution.
Ouvrez "Exécutions" dans la barre latérale de Processus. Chaque dossier qui passe par un processus en mode Suivre ou Imposer est une exécution : une commande fournisseur, une facture fournisseur sans commande, un devis avec sa commande et sa facture, une paie ou un mois. Chaque ligne affiche le dossier, son processus, l’"Étape actuelle", depuis combien de temps l’exécution s’y trouve, et son statut.
Les dossiers peuvent entrer au milieu d’un processus. Une facture fournisseur sans commande commence par exemple à la vérification de la facture ; les étapes précédentes apparaissent alors comme ignorées. L’application ouvre elle même l’exécution de la clôture mensuelle dans les premiers jours de chaque mois pour le mois précédent.
Qui peut l’utiliser
- Tout membre ayant un rôle prédéfini : Propriétaire, Administrateur, Comptable, Ventes, Achats, Responsable RH, Salarié, Lecteur et Conformité
- Chaque exécution uniquement pour les membres autorisés à consulter sa pièce
Étapes
1. Filtrer la liste
Choisissez "Processus", "Statut" et "Type" en haut. Avec le statut Bloqué, par exemple, vous voyez tous les dossiers qui n’avancent plus.
2. Ouvrir une exécution
Cliquez sur une ligne. La page de l’exécution affiche le diagramme du processus en couleurs et, en dessous, l’"Historique des étapes".
3. Lire le diagramme
Les couleurs montrent l’état de chaque étape : Terminée, Active, Bloquée ou Ignorée. La "Légende" les explique.
4. Lire l’historique des étapes
Chaque étape atteinte figure avec son début, son achèvement et la personne qui l’a terminée. "Ouvrir la pièce" mène à l’enregistrement, par exemple la commande fournisseur, la facture ou la paie. Les relances d’une facture apparaissent aussi dans l’historique.
5. Continuer
"Ouvrir le processus" ouvre le processus dans l’éditeur, "Retour aux exécutions" ramène à la liste.
Champs et options
- En cours
Le dossier avance et a une étape ouverte.
- Bloqué
Rien n’a bougé dans l’exécution depuis 14 jours. La personne qui a enregistré ou créé le processus en dernier reçoit une seule notification. Quand le dossier avance de nouveau, l’exécution repasse à En cours.
- Terminé
L’exécution a atteint une fin du processus, par exemple "Lieferant bezahlt" (fournisseur payé) ou "Angebot abgelehnt" (devis refusé).
- Annulé
L’exécution a pris fin sans atteindre une fin du processus.
- Type
Commande fournisseur, Facture fournisseur, Commande client, Facture client, Paie ou Mois.
- Terminée
L’étape est achevée.
- Active
L’exécution se trouve actuellement à cette étape.
- Bloquée
L’étape est une approbation dans un processus imposé et attend la décision. L’action suivante est verrouillée jusque là.
- Ignorée
Le dossier est entré plus tard, ou l’étape est seulement documentée.
Conseils
- Dans l’éditeur, chaque étape avec des dossiers ouverts porte un nombre. S’il est rouge, certains de ces dossiers sont bloqués ; ouvrez alors "Exécutions" avec le statut Bloqué.
- La notification concernant une exécution bloquée ouvre directement sa page.
Bon à savoir
- Vous ne voyez que les exécutions dont vous pouvez consulter la pièce. Par exemple, seuls les membres autorisés à consulter les paies voient les exécutions du processus de paie.
- Un processus en mode Décrire n’a pas d’exécutions. Quand vous le passez en mode Suivre, l’application crée après coup des exécutions pour les pièces ouvertes.
Voir aussi
- Exécuter des processus
Choisir le mode d’un processus et définir sous "Exécution" ce que chaque étape signifie dans l’application : un événement, une approbation, une tâche ou un contrôle.
- Le processus sur les pièces
Lire la carte "Processus" sur les factures fournisseur, commandes fournisseur, factures client, commandes client, paies et exercices, et lever un blocage.
- Notifications
La cloche dans l’en tête affiche les approbations, rappels et actualités qui vous concernent.