Exécuter des processus

Qui peut l’utiliser

• Changer le mode : Propriétaire et Administrateur
• Définir l’exécution d’une étape : Propriétaire, Administrateur et Conformité
• Tout membre ayant un rôle prédéfini : Propriétaire, Administrateur, Comptable, Ventes, Achats, Responsable RH, Salarié, Lecteur et Conformité (lecture)

Étapes

1. 1. Voir le mode

   Ouvrez le processus dans l’éditeur. L’en tête affiche "Décrire", "Suivre" et "Imposer" ; le mode actuel est mis en évidence. Survolez un mode pour lire son explication.

2. 2. Sélectionner une étape

   Cliquez sur l’étape dans le diagramme. Sous les données liées, le panneau affiche la section "Exécution".

3. 3. Choisir la signification

   Réduisez la liste avec "Domaine" ou laissez "Tous les domaines", puis choisissez une entrée sous "Signification dans l’application", par exemple "Approuver la facture fournisseur". Chaque entrée appartient à l’un des types "Événement de l’application", "Approbation", "Tâche" ou "Contrôle", et le texte en dessous indique quand l’étape est terminée.

4. 4. Régler une approbation

   Pour une approbation, choisissez sous "Approuvé par" un "Rôle" ou une "Personne" et le "Mode d’approbation" : "Une personne suffit" ou "Tous doivent approuver". Sous "À partir du montant", vous pouvez saisir le montant à partir duquel l’approbation est nécessaire ; si le champ reste vide, chaque pièce nécessite l’approbation. La mention "Bloqué en mode Imposer" indique ce que cette approbation bloque.

5. 5. Régler une tâche

   Pour une tâche, choisissez sous "Responsable" un "Rôle responsable" ou une "Personne responsable", et sous "Échéance en jours" combien de jours après l’arrivée à l’étape la tâche est due.

6. 6. Enregistrer l’exécution

   Cliquez sur "Enregistrer l’exécution". L’exécution s’applique immédiatement. Enregistrez d’abord avec "Enregistrer" dans l’en tête une étape que vous venez de dessiner ; jusque là, le panneau affiche "Enregistrez le diagramme avant de relier cette étape à l’application."

7. 7. Changer de mode

   Cliquez sur le mode voulu. La fenêtre indique sous "Ce qui change" exactement l’effet du changement : quelles actions sont bloquées jusqu’à l’approbation de qui, quelles étapes créent des tâches pour qui, et combien d’exécutions sont créées après coup pour les pièces ouvertes. Vérifiez les avertissements et cliquez sur "Changer de mode".

Champs et options

Décrire

Documentation uniquement. Aucun dossier n’est suivi et rien n’est bloqué. Les processus nouveaux et importés commencent dans ce mode.

Suivre

Chaque dossier est suivi étape par étape comme une exécution, et les étapes de type tâche créent des tâches. Rien n’est bloqué : une étape d’approbation est considérée comme terminée dès que l’action suivante a lieu, par exemple quand la commande fournisseur est envoyée.

Imposer

Comme Suivre. De plus, chaque étape d’approbation bloque l’action suivante jusqu’à ce que l’approbation soit accordée. Seuls les processus actifs peuvent être imposés.

Événement de l’application

L’application réalise l’étape elle même, par exemple "Facture fournisseur saisie", "Facture envoyée" ou "Paiement reçu". L’étape est terminée dès que cela se produit. Un paiement partiel ou une réception partielle amène seulement l’exécution à cette étape, sans la terminer.

Approbation

Une personne décide, par exemple sur une facture fournisseur. L’étape est terminée quand l’approbation est accordée. En mode Imposer, elle bloque l’action suivante jusque là.

Tâche

Un travail manuel sans pièce propre, par exemple vérifier les postes ouverts. Quand une exécution atteint l’étape, une tâche est créée pour le rôle ou la personne responsable. L’étape est terminée quand la tâche est terminée.

Contrôle

L’application vérifie une condition, par exemple si toutes les opérations bancaires du mois sont rapprochées. Elle vérifie quand l’exécution atteint l’étape, puis chaque jour.

Documenté uniquement

L’étape n’est pas reliée à l’application. Elle est décrite, mais ignorée dans les exécutions.

Exécutions orphelines

Des réglages d’exécution dont l’étape ne figure plus dans le diagramme. Ne sélectionnez rien dans le diagramme pour les voir. Retirez les avec la croix ou récupérez l’étape avec "Versions".

Conseils

• Procure to pay : "Bestellung anlegen" (créer la commande fournisseur) est terminée dès qu’une commande fournisseur est créée. "Bestellung freigeben" (approuver la commande) est une approbation par le rôle Propriétaire ; en mode Imposer, la commande ne peut être envoyée qu’après l’approbation. "Wareneingang buchen" (enregistrer la réception) est terminée quand la marchandise commandée est entièrement reçue. "Eingangsrechnung prüfen" (vérifier la facture fournisseur) est une approbation par le rôle Comptable, due dès que la facture est saisie ; en mode Imposer, la facture ne peut être comptabilisée et payée qu’après l’approbation, y compris par virement SEPA. "Rechnung bezahlen" (payer la facture) est terminée quand la facture est entièrement payée ou ordonnée par virement SEPA.
• Order to cash : "Angebot erstellen" (créer le devis) est terminée dès qu’un devis est créé. Si le client accepte le devis, la passerelle mène à "Auftrag anlegen" (créer la commande), terminée avec la confirmation de commande ; s’il le refuse, l’exécution se termine à "Angebot abgelehnt" (devis refusé). "Ware liefern" (livrer) est terminée quand le bon de livraison est émis, "Rechnung stellen" (facturer) quand la facture est envoyée et validée, et "Zahlungseingang abgleichen" (rapprocher le paiement) quand la facture est entièrement payée. Les relances de la facture apparaissent dans l’historique des étapes de l’exécution.
• Payroll : "Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfassen" (saisir temps et absences) crée une tâche pour le rôle Responsable RH, due après 3 jours. "Gehälter berechnen" (calculer les salaires) est terminée dès que la paie est calculée. "Lohnabrechnung freigeben" (approuver la paie) est une approbation par le rôle Propriétaire ; en mode Imposer, la paie ne peut être validée et comptabilisée qu’après l’approbation. "Lohn buchen" (comptabiliser la paie) est terminée dès que la paie est comptabilisée, et "Löhne auszahlen" (verser les salaires) dès que le versement est enregistré.
• Month end close : l’application ouvre elle même l’exécution dans les premiers jours de chaque mois pour le mois précédent. "Bankumsätze abstimmen" (rapprocher la banque) est un contrôle, terminé quand toutes les opérations bancaires du mois sont rapprochées. "Offene Posten prüfen" (vérifier les postes ouverts) et "Abgrenzungen buchen" (comptabiliser les régularisations) créent des tâches pour le rôle Comptable, dues après 5 jours. L’étape de la déclaration de TVA est terminée dès que la période de TVA du mois est clôturée. "Monatsabschluss freigeben" (approuver la clôture) est une approbation par le rôle Propriétaire ; en mode Imposer, la période ne peut être verrouillée qu’après l’approbation, et l’approbation accordée la verrouille.
• Commencez par Suivre. Sous "Exécutions", vous voyez où les dossiers restent bloqués avant de bloquer quoi que ce soit avec Imposer.

Bon à savoir

• Seuls les Propriétaires et les Administrateurs changent le mode. Les autres membres autorisés à modifier les processus définissent l’exécution des étapes, mais ne changent pas le mode.
• Avant le passage en mode Imposer, l’application vérifie qui peut approuver. Si un rôle ne compte qu’une personne, la fenêtre avertit que personne ne peut approuver les propres pièces de cette personne à cette étape (principe des quatre yeux). Si personne ne peut approuver, vous ne pouvez changer de mode qu’après avoir choisi une autre personne ou un autre rôle.
• Un seul processus imposé peut bloquer la même approbation. Si un autre processus l’impose déjà, la fenêtre indique sous "Conflits" le processus et l’approbation, et le changement n’est possible qu’une fois le conflit résolu.
• Chaque signification ne peut être attribuée qu’à une seule étape d’un processus.
• Quand vous passez de Décrire à Suivre ou Imposer, l’application crée après coup jusqu’à 500 exécutions pour les pièces ouvertes.
• Revenir de Imposer à Suivre lève le blocage immédiatement. Les approbations déjà lancées restent en place et peuvent toujours être décidées.
• Les approbations d’un processus imposé apparaissent aussi sous Validations comme workflow de validation. Elles appartiennent au processus : les modifications faites là bas sont écrasées dès que le processus est enregistré. Modifiez donc l’approbateur et le montant ici, sous "Exécution".
• Chaque changement de mode et chaque modification de l’exécution est consigné dans le journal d’audit.

Voir aussi

• Exécutions

  Voir chaque dossier qui passe par un processus avec son étape actuelle, son ancienneté et son statut, trouver les dossiers bloqués et lire l’historique d’une exécution.

• Le processus sur les pièces

  Lire la carte "Processus" sur les factures fournisseur, commandes fournisseur, factures client, commandes client, paies et exercices, et lever un blocage.

• Boîte des validations

  Validez ou rejetez en un seul endroit les documents et demandes de tous les domaines.

• Workflows de validation

  Les règles qui définissent qui doit valider quels documents, y compris des modèles prêts à l’emploi.

• Tâches : vues et affichages

  Utilisez Ma journée, Les miennes, Équipe et les autres vues, et basculez entre liste et tableau.