Documentation BizCortex

Workflows de validation

Les règles qui définissent qui doit valider quels documents, y compris des modèles prêts à l’emploi.

Un workflow de validation détermine qui doit valider un document avant qu’il puisse être comptabilisé ou exécuté. Ouvrez "Workflows" puis "Workflows de validation". Chaque carte indique le nom, le type de document, "Modèle" pour les workflows prêts à l’emploi, "Actif" ou "Inactif", la condition ("S’applique si") et les étapes avec leurs valideurs.

Pour chaque type de document, BizCortex utilise le premier workflow actif (par ordre de priorité) dont la condition correspond à l’enregistrement. Si aucun workflow ne correspond, aucune validation n’est nécessaire et l’enregistrement se comporte normalement.

Workflows de validation
Capture de cet écran

Qui peut l’utiliser

  • Propriétaire, Administrateur, Comptable, Responsable RH et Lecteur peuvent consulter
  • Propriétaire et Administrateur peuvent modifier

Étapes

  1. 1. Activer un modèle

    Utilisez l’interrupteur d’une carte pour activer ou désactiver un workflow.

  2. 2. Créer un workflow

    Cliquez sur "Nouveau workflow" et remplissez l’éditeur.

  3. 3. Modifier

    Cliquez sur l’icône de modification d’une carte.

  4. 4. Supprimer

    Cliquez sur l’icône de suppression et confirmez "Supprimer le workflow ?".

Champs et options

Factures fournisseurs de plus de 1 000 EUR (modèle)

Les factures d’un montant brut supérieur à 1 000 EUR doivent être validées par le rôle Comptable. Rappel après 24 heures, escalade vers le Propriétaire après 48 heures.

Bons de commande de plus de 5 000 EUR (modèle)

Validation par le Propriétaire. Rappel après 24 heures.

Note de frais : responsable puis finance (modèle)

Le responsable hiérarchique direct valide d’abord (escalade vers le chef de service après 72 heures), puis le rôle Comptable (rappel après 48 heures).

Congés : validation par le responsable (modèle)

Le responsable hiérarchique direct valide. Escalade vers le rôle Responsable RH après 72 heures.

Bon à savoir

  • Les quatre modèles sont créés automatiquement à la première ouverture de la page et sont inactifs au départ. Activez ces modèles quand vous en avez besoin. Leurs noms sont affichés en allemand.
  • Un workflow comportant des validations en cours ne peut pas être supprimé. Désactivez plutôt ce workflow.
  • La modification d’un workflow ne change jamais les validations déjà en cours. Elles conservent les étapes avec lesquelles elles ont démarré.
  • Les modifications des workflows sont consignées dans le journal d’audit.

Voir aussi

  • Modifier un workflow de validation

    Définissez le type de document, la condition, les étapes, les valideurs, l’escalade et les rappels.

  • Validations sur les documents

    Le fonctionnement des validations sur les factures fournisseurs, les commandes, les notes de frais, les congés, les avoirs et les brouillons d’écritures.