Documentación de BizCortex

Flujos de aprobación

Reglas sobre quién debe aprobar qué documentos, con plantillas listas para usar.

Un flujo de aprobación decide quién debe aprobar un documento antes de que pueda contabilizarse o ejecutarse. Abra «Flujos de trabajo» y después «Flujos de aprobación». Cada tarjeta muestra el nombre, el tipo de documento, «Plantilla» para los flujos predefinidos, «Activo» o «Inactivo», la condición («Se aplica cuando») y los pasos con sus aprobadores.

Para cada tipo de documento, BizCortex utiliza el primer flujo activo (por prioridad) cuya condición se cumple para el registro. Si ningún flujo coincide, no se necesita aprobación y el registro se comporta como siempre.

Flujos de aprobación
Captura de pantalla de esta vista

Quién puede usarlo

  • Propietario, Administrador, Contable, Responsable de RR. HH. y Lector pueden consultar
  • Propietario y Administrador pueden editar

Pasos

  1. 1. Active una plantilla

    Use el interruptor de una tarjeta para activar o desactivar un flujo.

  2. 2. Cree un flujo

    Haga clic en «Nuevo flujo de trabajo» y rellene el editor.

  3. 3. Edite

    Haga clic en el icono de editar de una tarjeta.

  4. 4. Elimine

    Haga clic en el icono de eliminar y confirme «¿Eliminar el flujo de trabajo?».

Campos y opciones

Facturas de proveedores de más de 1.000 EUR (plantilla)

Las facturas con un importe bruto superior a 1.000 EUR requieren la aprobación del rol Contable. Recordatorio a las 24 horas y escalado al Propietario a las 48 horas.

Pedidos de compra de más de 5.000 EUR (plantilla)

Aprobación del Propietario. Recordatorio a las 24 horas.

Liquidación de gastos: responsable y después finanzas (plantilla)

Primero aprueba el responsable directo (escalado al jefe de departamento a las 72 horas) y después el rol Contable (recordatorio a las 48 horas).

Ausencias: aprobación del responsable (plantilla)

Aprueba el responsable directo. Escalado al rol Responsable de RR. HH. a las 72 horas.

Conviene saber

  • Las cuatro plantillas se crean automáticamente la primera vez que se abre la página y empiezan desactivadas. Actívelas cuando las necesite. Sus nombres se muestran en alemán.
  • Un flujo con aprobaciones abiertas no se puede eliminar. Desactívelo en su lugar.
  • Modificar un flujo nunca cambia las aprobaciones que ya están en curso. Conservan los pasos con los que empezaron.
  • Los cambios en los flujos se registran en el registro de auditoría.

Relacionado

  • Editar un flujo de aprobación

    Defina el tipo de documento, la condición, los pasos, los aprobadores, el escalado y los recordatorios.

  • Aprobaciones en los documentos

    Cómo funcionan las aprobaciones en facturas de proveedores, pedidos, liquidaciones de gastos, ausencias, facturas rectificativas y borradores de asientos.