Archivo de documentos (GoBD)
Facturas, justificantes y exportaciones almacenados de forma inalterable con suma de verificación y plazo de conservación.
El archivo almacena los documentos de forma que no puedan modificarse (revisionssichere Archivierung según las GoBD). Cada documento recibe una suma de verificación SHA256 y una fecha de conservación. Abra la aplicación Administración y «Archivo de documentos (GoBD)». Los contadores muestran el número de documentos, el almacenamiento utilizado y los trabajos de archivo pendientes.
BizCortex archiva automáticamente: al contabilizar una factura, el PDF de la factura o de la factura rectificativa y el XML de la factura electrónica; al anular una factura o crear una factura rectificativa, el PDF de la factura rectificativa; al contabilizar una factura de proveedor, la factura electrónica recibida y todos los adjuntos de la factura. Otros módulos archivan sus propios documentos, y lo que se sube desde el portal de proveedores se archiva al recibirse.
Quién puede usarlo
- Propietario, Administrador, Contable, Compras, Responsable de RR. HH., Lector y Cumplimiento pueden consultar y descargar
- Propietario, Administrador y Contable pueden verificar y archivar documentos
Pasos
1. Busque un documento
Busque por nombre de archivo, referencia o suma de verificación. Filtre por tipo de documento («Todos los tipos de documento» por defecto) y por intervalo de fechas.
2. Descargue
Abra el menú de la fila y elija «Descargar».
3. Verifique la integridad
Elija «Verificar integridad» en el menú de la fila. El archivo se vuelve a leer y se compara su suma de verificación. La columna «Integridad» muestra «sin cambios», «dañado» o «aún sin verificar». Haga clic en «Verificar todo» para comprobar todos los documentos a la vez.
4. Archive un documento recibido
Haga clic en «Archivar documento» para guardar un documento que haya recibido, por ejemplo una factura en papel escaneada. Suelte el archivo, elija el tipo de documento e introduzca el tipo de objeto (por ejemplo bill), el ID del objeto o el número de documento, la fecha del documento y una referencia.
5. Exportación para la inspección fiscal
Haga clic en «Exportación para inspección fiscal» para descargar un ZIP para el inspector de Hacienda con los documentos del filtro actual, un índice en CSV y XML, una lista de sumas de verificación y un archivo léame (en alemán).
6. Procese los trabajos pendientes
Haga clic en el icono de reproducción de «Trabajos de archivo pendientes» para archivar ahora los documentos en espera en lugar de esperar a la siguiente ejecución automática.
Campos y opciones
- 8 años
Facturas, facturas rectificativas, facturas electrónicas, facturas recibidas, adjuntos de facturas de proveedores, justificantes y extractos bancarios.
- 10 años
Libros de nómina, exportaciones DATEV, declaraciones fiscales, confirmaciones del NIF IVA, cuentas anuales, libros diarios, manuales de uso de máquinas y otros documentos.
- 6 años
Cartas de reclamación, nóminas, contratos, cartas comerciales y certificados.
Conviene saber
- El plazo de conservación se cuenta desde el final del año natural de la fecha del documento.
- Los documentos archivados nunca se pueden editar. Solo se pueden eliminar después de la fecha de conservación.
- Cada documento puede ocupar hasta 100 MB. Los archivos subidos se comprueban; los archivos ejecutables y los scripts se rechazan.
- Si se archiva dos veces el mismo archivo para el mismo registro, solo se conserva una copia.
- Los trabajos de archivo automáticos se ejecutan cada 10 minutos. Un trabajo fallido se reintenta hasta 5 veces.
- Cada documento se verifica automáticamente una vez por semana, el domingo por la mañana.
- Las nóminas y los libros de nómina solo se muestran a las personas que pueden leer las nóminas de RR. HH.
- Cada exportación para la inspección fiscal se registra en el registro de auditoría.