BizCortex Dokumentation

Belegarchiv (GoBD)

Rechnungen, Belege und Exporte unveränderbar gespeichert, mit Prüfsumme und Aufbewahrungsfrist.

Das Archiv speichert Belege so, dass sie nicht verändert werden können (revisionssichere Archivierung nach den GoBD). Jeder Beleg erhält eine SHA256 Prüfsumme und ein Aufbewahrungsdatum. Öffnen Sie die App Administration und "Belegarchiv (GoBD)". Zähler zeigen die Zahl der Belege, den belegten Speicher und offene Archivierungsaufträge.

BizCortex archiviert automatisch: beim Buchen einer Rechnung das PDF der Rechnung oder Gutschrift und das XML der elektronischen Rechnung; beim Stornieren einer Rechnung oder Anlegen einer Gutschrift das PDF der Gutschrift; beim Buchen einer Eingangsrechnung die empfangene elektronische Rechnung und jeden Anhang der Eingangsrechnung. Andere Module archivieren ihre eigenen Belege, und Uploads aus dem Lieferantenportal werden beim Eingang archiviert.

Belegarchiv (GoBD)
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Wer kann das nutzen

  • Inhaber, Administrator, Buchhaltung, Einkauf, Personal, Nur Lesen und Compliance können ansehen und herunterladen
  • Inhaber, Administrator und Buchhaltung können Belege prüfen und archivieren

Schritte

  1. 1. Einen Beleg finden

    Suchen Sie nach Dateiname, Referenz oder Prüfsumme. Filtern Sie nach Belegart (voreingestellt "Alle Belegarten") und nach Datumsbereich.

  2. 2. Herunterladen

    Öffnen Sie das Zeilenmenü und wählen Sie "Herunterladen".

  3. 3. Integrität prüfen

    Wählen Sie im Zeilenmenü "Integrität prüfen". Die Datei wird erneut gelesen und ihre Prüfsumme verglichen. Die Spalte "Integrität" zeigt "unverändert", "beschädigt" oder "noch nicht geprüft". Klicken Sie auf "Alle prüfen", um alle Belege auf einmal zu prüfen.

  4. 4. Einen empfangenen Beleg archivieren

    Klicken Sie auf "Beleg archivieren", um einen erhaltenen Beleg zu speichern, zum Beispiel eine gescannte Papierrechnung. Legen Sie die Datei ab, wählen Sie die Belegart, geben Sie den Objekttyp (zum Beispiel bill), die Objekt ID oder Belegnummer, das Belegdatum und eine Referenz ein.

  5. 5. Export für die Betriebsprüfung

    Klicken Sie auf "Export für Betriebsprüfung", um für den Betriebsprüfer eine ZIP Datei herunterzuladen mit den Belegen des aktuellen Filters, einem Index als CSV und XML, einer Liste der Prüfsummen und einer Liesmich Datei (auf Deutsch).

  6. 6. Offene Aufträge abarbeiten

    Klicken Sie bei "Offene Archivierungsaufträge" auf das Abspielsymbol, um wartende Belege sofort zu archivieren, statt auf den nächsten automatischen Lauf zu warten.

Felder und Optionen

8 Jahre

Rechnungen, Gutschriften, elektronische Rechnungen, empfangene Rechnungen, Anhänge von Eingangsrechnungen, Belege und Kontoauszüge.

10 Jahre

Lohnjournale, DATEV Exporte, Steuermeldungen, Bestätigungen von USt IdNr., Jahresabschlüsse, Journale, Betriebsanleitungen von Maschinen und sonstige Unterlagen.

6 Jahre

Mahnschreiben, Lohnabrechnungen, Verträge, Geschäftsbriefe und Bescheinigungen.

Gut zu wissen

  • Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres des Belegdatums.
  • Archivierte Belege lassen sich nie bearbeiten. Sie können erst nach dem Aufbewahrungsdatum entfernt werden.
  • Jeder Beleg darf bis zu 100 MB groß sein. Hochgeladene Dateien werden geprüft; ausführbare Dateien und Skripte werden abgelehnt.
  • Wird dieselbe Datei für denselben Datensatz zweimal archiviert, bleibt nur eine Kopie erhalten.
  • Automatische Archivierungsaufträge laufen alle 10 Minuten. Ein fehlgeschlagener Auftrag wird bis zu 5 Mal wiederholt.
  • Jeder Beleg wird einmal pro Woche automatisch geprüft, am Sonntagmorgen.
  • Lohnabrechnungen und Lohnjournale werden nur Personen angezeigt, die Lohnabrechnungen im Personalbereich lesen dürfen.
  • Jeder Export für die Betriebsprüfung wird im Prüfprotokoll festgehalten.