BizCortex Dokumentation

Freigaben an Belegen

Wie Freigaben bei Eingangsrechnungen, Bestellungen, Spesenabrechnungen, Urlaub, Gutschriften und Buchungsentwürfen funktionieren.

Trifft ein aktiver Workflow auf einen Datensatz zu, zeigt der Datensatz ein Feld "Freigabe". Es zeigt den Status, die Schritte mit den Verantwortlichen, den letzten Kommentar und den "Freigabeverlauf". Bis die Freigabe erteilt ist, ist die entscheidende Aktion (Buchen, Ausstellen, Genehmigen) gesperrt.

Freigaben an Belegen
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Wer kann das nutzen

  • Jedes Mitglied, das den Datensatz bearbeiten darf

Schritte

  1. 1. Einreichen

    Zeigt das Feld "Freigabe erforderlich", klicken Sie auf "Zur Freigabe einreichen". Manche Datensätze starten die Freigabe von selbst, zum Beispiel wenn Sie eine Eingangsrechnung buchen oder eine Spesenabrechnung einreichen.

  2. 2. Auf die Entscheidung warten

    Das Feld zeigt "Wartet auf Schritt" mit dem Namen des Schritts und den Freigebenden.

  3. 3. Am Datensatz entscheiden

    Freigebende sehen "Freigeben", "Ablehnen" und "Änderungen erbitten" direkt im Feld.

  4. 4. Zurückziehen oder erneut einreichen

    Der Antragsteller kann einen laufenden Antrag "Zurückziehen". Nach einer Ablehnung oder einer Änderungsbitte korrigieren Sie den Datensatz und klicken auf "Erneut einreichen".

Felder und Optionen

Eingangsrechnungen

Genehmigen und Buchen warten auf die Freigabe. Freigegeben: Die Rechnung ist genehmigt, das Buchen bleibt ein eigener Schritt. Abgelehnt: Die Rechnung wird abgelehnt.

Bestellungen

Das Auslösen der Bestellung wartet auf die Freigabe.

Spesenabrechnungen

Das Einreichen der Abrechnung startet die Freigabe. Freigegeben: Die Abrechnung ist genehmigt. Abgelehnt oder Änderungen erbeten: Die Abrechnung wird abgelehnt und kann bearbeitet werden. Zurückgezogen: zurück in den Entwurf.

Urlaubsanträge

Ein Antrag, der eine Freigabe braucht, startet den Workflow. Wird der Antrag storniert, wird die Freigabe zurückgezogen. Die Freigabe öffnet sich aus den Urlaubslisten in einem Dialog.

Gutschriften

Jede Gutschrift, auch eine vollständige Stornierung, braucht eine eigene Freigabe. Nach der Freigabe wird genau die beantragte Gutschrift ausgestellt.

Buchungsentwürfe

Das Buchen wartet auf die Freigabe. Bei einer Sammelbuchung werden Entwürfe ohne Freigabe als fehlgeschlagen gemeldet.

Gut zu wissen

  • Wird ein Datensatz bearbeitet, während seine Freigabe offen ist, startet die Freigabe nicht neu. Der Freigebende sieht die Daten zum Zeitpunkt der Einreichung.
  • Der Betrag einer Gutschrift in einer Freigabe ist ein Schätzwert.

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