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Eingangsrechnungen freigeben und buchen

Geben Sie eine Eingangsrechnung frei, buchen Sie sie ins Hauptbuch oder lehnen Sie sie ab.

Eine Eingangsrechnung wird zuerst freigegeben und dann gebucht. Beim Buchen erhält sie ihre Nummer, die Buchung wird geschrieben (Aufwand und Vorsteuer gegen Verbindlichkeiten) und die Eingangsrechnung wird gesperrt.

Eingangsrechnungen freigeben und buchen
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Wer kann das nutzen

  • Inhaber
  • Administrator
  • Buchhaltung

Schritte

  1. 1. Freigeben

    Klicken Sie auf Freigeben. Die Eingangsrechnung ist freigegeben, aber noch nicht gebucht.

  2. 2. In einem Schritt freigeben und buchen

    Klicken Sie auf "Freigeben und buchen". Die Eingangsrechnung erhält ihre Nummer und wird gebucht.

  3. 3. Buchen

    Klicken Sie bei einer freigegebenen Eingangsrechnung auf Buchen.

  4. 4. Ablehnen

    Klicken Sie auf Ablehnen und geben Sie optional einen Grund ein. Die Eingangsrechnung zeigt "Abgelehnt" mit dem Grund. Bearbeiten Sie sie und geben Sie sie erneut frei.

  5. 5. Eine freigegebene Eingangsrechnung ändern

    Eine freigegebene Eingangsrechnung kann nicht bearbeitet werden. Lehnen Sie sie zuerst ab, bearbeiten Sie sie und geben Sie sie dann erneut frei.

Tipps

  • Gilt ein Freigabeworkflow für Lieferantenrechnungen, startet die erste Freigabe eine Freigabeanfrage. Die Eingangsrechnung wird Freigegeben, wenn der Workflow sie genehmigt; das Buchen bleibt ein eigener Schritt. Bedingungen im Workflow können Betrag, Währung, Lieferant, neuer Lieferant, Kostenstelle, Abgleichstatus und das Vorhandensein einer Bestellung nutzen.

Gut zu wissen

  • Zum Buchen braucht es ein offenes Geschäftsjahr für das Rechnungsdatum und eine nicht gesperrte Buchungsperiode.
  • Jeder Steuerschlüssel braucht ein Steuerkonto. Reverse Charge und innergemeinschaftliche Schlüssel brauchen sowohl ein Vorsteuer als auch ein Umsatzsteuerkonto.
  • Eingangsrechnungen in Fremdwährung verwenden den Wechselkurs des Rechnungsdatums.
  • Nach dem Buchen werden die elektronische Rechnung und die Anhänge archiviert.
  • Eine gebuchte Eingangsrechnung kann im Einkauf noch nicht gelöscht, storniert oder gutgeschrieben werden.

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