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Valider et comptabiliser les factures fournisseurs

Validez une facture, comptabilisez la facture dans le grand livre ou rejetez la facture.

Une facture fournisseur est d’abord validée, puis comptabilisée. La comptabilisation attribue son numéro à la facture, passe l’écriture comptable (charge et TVA déductible en contrepartie des dettes fournisseurs) et verrouille la facture.

Valider et comptabiliser les factures fournisseurs
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Qui peut l’utiliser

  • Propriétaire
  • Administrateur
  • Comptable

Étapes

  1. 1. Valider

    Cliquez sur Valider. La facture est validée mais pas encore comptabilisée.

  2. 2. Valider et comptabiliser en une seule étape

    Cliquez sur "Valider et comptabiliser". La facture reçoit son numéro et est comptabilisée.

  3. 3. Comptabiliser

    Pour une facture validée, cliquez sur Comptabiliser.

  4. 4. Rejeter

    Cliquez sur Rejeter et indiquez éventuellement un motif. La facture affiche "Rejetée" avec le motif. Modifiez ensuite la facture, puis validez la facture de nouveau.

  5. 5. Modifier une facture validée

    Une facture validée ne peut pas être modifiée. Rejetez d’abord la facture, modifiez son contenu, puis validez la facture de nouveau.

Conseils

  • Si un circuit de validation s’applique aux factures fournisseurs, la première validation lance une demande de validation. La facture passe à Validée lorsque le circuit l’approuve ; la comptabilisation reste une étape distincte. Les conditions du circuit peuvent porter sur le montant, la devise, le fournisseur, un nouveau fournisseur, le centre de coûts, le statut de rapprochement et l’existence d’un bon de commande.

Bon à savoir

  • La comptabilisation nécessite un exercice ouvert pour la date de facture et une période comptable non verrouillée.
  • Chaque code de taxe doit être associé à un compte de taxe. Les codes d’autoliquidation et intracommunautaires nécessitent à la fois un compte de TVA déductible et un compte de TVA collectée.
  • Les factures en devise étrangère utilisent le taux de change de la date de facture.
  • Après la comptabilisation, la facture électronique et les pièces jointes sont archivées.
  • Une facture comptabilisée ne peut pas encore être supprimée, annulée ni faire l’objet d’un avoir dans Achats.

Voir aussi