Le rapprochement à trois
Comment BizCortex compare la facture fournisseur au bon de commande et à la réception des marchandises.
Lorsqu’une facture fournisseur est liée à un bon de commande, BizCortex contrôle chaque ligne de facture par rapport à la ligne de commande et à la quantité reçue. Le résultat est Rapprochée ou Écart. Les factures sans commande affichent Pas de bon de commande et ne nécessitent aucun rapprochement.
Qui peut l’utiliser
- Propriétaire
- Administrateur
- Comptable
- Achats
Étapes
1. Créer la facture depuis la commande
Sur la commande, cliquez sur "Facture depuis la commande". Saisissez la date de facture, l’échéance et le numéro de facture du fournisseur, puis choisissez les quantités : "Quantités reçues" ou "Quantités commandées". Les lignes de prestations de services utilisent toujours la quantité commandée.
2. Lire la carte de rapprochement
La carte "Rapprochement à trois" affiche la tolérance et, pour chaque ligne, la quantité commandée, reçue et facturée, le prix de la commande et le prix de la facture. Les valeurs hors tolérance apparaissent en rouge.
3. Résoudre les écarts
Corrigez la facture, enregistrez la réception manquante ou demandez au fournisseur une facture rectifiée. Le rapprochement est recalculé à l’ouverture de la facture.
Champs et options
- Contrôle des quantités
La quantité facturée (déjà comptabilisée plus cette facture) ne doit pas dépasser la quantité commandée augmentée de la tolérance de quantité. Pour les lignes de produits, elle ne doit pas non plus dépasser la quantité reçue augmentée de la tolérance. Les lignes de prestations de services sont contrôlées uniquement par rapport à la commande.
- Contrôle des prix
Le prix unitaire facturé peut s’écarter du prix de commande après remise d’au plus le pourcentage de tolérance de prix, avec un minimum de 0,01.
- Lignes supplémentaires
Une ligne de facture absente de la commande constitue un écart.
Bon à savoir
- Lorsque "Exiger le rapprochement avant validation" est activé (par défaut), une facture présentant un écart ne peut être ni validée ni comptabilisée.
- Sur la page de la facture, Valider et "Valider et comptabiliser" sont désactivés pour une facture présentant un écart, même si l’obligation est désactivée.
- Deux factures en brouillon issues de la même commande peuvent contenir la même quantité restante, car seules les factures comptabilisées sont considérées comme facturées. La seconde échoue alors au contrôle.
- Les messages de rapprochement ne sont affichés qu’en anglais.
Voir aussi
- Paramètres des achats
Tolérances du rapprochement à trois et barèmes des frais de déplacement.
- Réception de marchandises
Enregistrez ce qui a été livré au titre d’un bon de commande.