La conciliación a tres bandas
Cómo compara BizCortex la factura con el pedido de compra y la entrada de mercancías.
Cuando una factura está vinculada a un pedido de compra, BizCortex compara cada línea de la factura con la línea del pedido y con la cantidad recibida. El resultado es Conciliada o Discrepancia. Las facturas sin pedido muestran Sin pedido de compra y no necesitan conciliación.
Quién puede usarlo
- Propietario
- Administrador
- Contable
- Compras
Pasos
1. Crear la factura desde el pedido
En el pedido, haga clic en «Factura desde el pedido». Introduzca la fecha de factura, el vencimiento y el número de factura del proveedor, y elija las cantidades: «Cantidades recibidas» o «Cantidades pedidas». Las líneas de servicio usan siempre la cantidad pedida.
2. Leer la tarjeta de conciliación
La tarjeta de conciliación a tres bandas muestra la tolerancia y, por línea, la cantidad pedida, recibida y facturada, el precio del pedido y el precio de la factura. Los valores fuera de la tolerancia aparecen en rojo.
3. Resolver las diferencias
Corrija la factura, registre la entrada de mercancías que falta o pida al proveedor una factura corregida. La conciliación se recalcula al abrir la factura.
Campos y opciones
- Comprobación de cantidades
La cantidad facturada (lo ya contabilizado más esta factura) no puede superar la cantidad pedida más la tolerancia de cantidad. En las líneas de producto tampoco puede superar la cantidad recibida más la tolerancia. Las líneas de servicio solo se comparan con el pedido.
- Comprobación de precios
El precio unitario de la factura puede diferir del precio del pedido, una vez aplicado el descuento, como máximo en el porcentaje de tolerancia de precio, y como mínimo 0,01.
- Líneas adicionales
Una línea de factura que no está en el pedido es una discrepancia.
Conviene saber
- Con «Exigir la conciliación antes de aprobar» activado (valor predeterminado), una factura con discrepancias no se puede aprobar ni contabilizar.
- En la página de la factura, Aprobar y «Aprobar y contabilizar» están desactivados para una factura con discrepancias aunque la exigencia esté desactivada.
- Dos borradores de factura del mismo pedido pueden incluir la misma cantidad pendiente, porque solo las facturas contabilizadas cuentan como facturadas. En ese caso, la segunda no supera la comprobación.
- Los mensajes de la conciliación solo se muestran en inglés.
Relacionado
- Ajustes de compras
Tolerancias de la conciliación a tres bandas e importes de los gastos de viaje.
- Entrada de mercancías
Registre lo que se ha entregado de un pedido de compra.