Aprobar y contabilizar facturas de proveedores
Apruebe una factura, contabilícela en el libro mayor o recházela.
Una factura de proveedor primero se aprueba y después se contabiliza. Al contabilizarla recibe su número, se genera el asiento (gasto e IVA soportado contra proveedores) y queda bloqueada.
Quién puede usarlo
- Propietario
- Administrador
- Contable
Pasos
1. Aprobar
Haga clic en Aprobar. La factura queda aprobada, pero todavía no contabilizada.
2. Aprobar y contabilizar en un solo paso
Haga clic en «Aprobar y contabilizar». La factura recibe su número y se contabiliza.
3. Contabilizar
En una factura aprobada, haga clic en Contabilizar.
4. Rechazar
Haga clic en Rechazar e introduzca un motivo opcional. La factura muestra «Rechazada» con el motivo. Edítela y vuelva a aprobarla.
5. Modificar una factura aprobada
Una factura aprobada no se puede editar. Recházela primero, edítela y vuelva a aprobarla.
Consejos
- Si se aplica un flujo de aprobación a las facturas de proveedores, la primera aprobación inicia una solicitud de aprobación. La factura pasa a Aprobada cuando el flujo la aprueba; la contabilización sigue siendo un paso aparte. Las condiciones del flujo pueden usar el importe, la moneda, el proveedor, si es un proveedor nuevo, el centro de coste, el estado de la conciliación y si existe un pedido de compra.
Conviene saber
- Para contabilizar se necesita un ejercicio fiscal abierto para la fecha de factura y un periodo contable sin bloquear.
- Cada código de impuesto debe tener una cuenta de impuesto. Los códigos de inversión del sujeto pasivo e intracomunitarios necesitan una cuenta de IVA soportado y otra de IVA repercutido.
- Las facturas en moneda extranjera usan el tipo de cambio de la fecha de factura.
- Tras la contabilización, la factura electrónica y los adjuntos se archivan.
- Una factura contabilizada todavía no se puede eliminar, cancelar ni rectificar en Compras.
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