Dokumentasjon for BizCortex

Godkjenninger på dokumenter

Slik fungerer godkjenninger på leverandørfakturaer, ordrer, utleggskrav, fravær, kreditnotaer og bilagsutkast.

Når en aktiv arbeidsflyt passer til en post, viser posten et panel "Godkjenning". Det viser status, trinnene med ansvarlige personer, den siste kommentaren og "Godkjenningshistorikk". Inntil godkjenningen er gitt, er den kritiske handlingen (bokføring, utstedelse, godkjenning) blokkert.

Godkjenninger på dokumenter
Skjermbilde av denne visningen

Hvem kan bruke dette

  • Alle medlemmer som kan redigere posten

Steg

  1. 1. Send inn

    Hvis panelet viser "Godkjenning kreves", klikker du "Send inn til godkjenning". Noen poster starter godkjenningen selv, for eksempel når du bokfører en leverandørfaktura eller sender inn et utleggskrav.

  2. 2. Vent på avgjørelsen

    Panelet viser "Venter på trinn" med navnet på trinnet og godkjennerne.

  3. 3. Ta avgjørelsen på posten

    Godkjennere ser "Godkjenn", "Avvis" og "Be om endringer" direkte i panelet.

  4. 4. Trekk tilbake eller send inn på nytt

    Forespørreren kan velge "Trekk tilbake" for en pågående forespørsel. Etter en avvisning eller en forespørsel om endringer retter du posten og klikker "Send inn på nytt".

Felt og valg

Leverandørfakturaer

Godkjenning og bokføring venter på godkjenningen. Godkjent: leverandørfakturaen er godkjent, bokføringen er fortsatt et eget trinn. Avvist: leverandørfakturaen avvises.

Innkjøpsordrer

Utstedelse av ordren venter på godkjenningen.

Utleggskrav

Innsending av kravet starter godkjenningen. Godkjent: kravet er godkjent. Avvist eller endringer etterspurt: kravet avvises og kan redigeres. Trukket tilbake: tilbake til utkast.

Fraværssøknader

En søknad som krever godkjenning, starter arbeidsflyten. Når søknaden kanselleres, trekkes godkjenningen tilbake. Godkjenningen åpnes i en dialogboks fra fraværslistene.

Kreditnotaer

Hver kreditnota, også en fullstendig kansellering, trenger sin egen godkjenning. Når den er godkjent, utstedes nøyaktig den kreditnotaen det ble bedt om.

Bilagsutkast

Bokføringen venter på godkjenningen. Ved massebokføring rapporteres utkast uten godkjenning som mislykket.

Greit å vite

  • Redigering av en post mens godkjenningen venter, starter ikke godkjenningen på nytt. Godkjenneren ser dataene som ble registrert ved innsending.
  • Beløpet for en kreditnota i en godkjenning er et estimat.

Relatert