Validations sur les documents
Le fonctionnement des validations sur les factures fournisseurs, les commandes, les notes de frais, les congés, les avoirs et les brouillons d’écritures.
Lorsqu’un workflow actif correspond à un enregistrement, celui ci affiche un panneau "Validation". Il indique le statut, les étapes avec les personnes responsables, le dernier commentaire et l’"Historique des validations". Tant que la validation n’est pas accordée, l’action critique (comptabilisation, émission, approbation) est bloquée.
Qui peut l’utiliser
- Tout membre autorisé à modifier l’enregistrement
Étapes
1. Soumettre
Si le panneau affiche "Validation requise", cliquez sur "Soumettre à validation". Certains enregistrements lancent la validation automatiquement, par exemple lorsque vous comptabilisez une facture fournisseur ou soumettez une note de frais.
2. Attendre la décision
Le panneau affiche "En attente de l’étape" avec le nom de l’étape et les valideurs.
3. Décider sur l’enregistrement
Les valideurs voient "Valider", "Rejeter" et "Demander des modifications" directement dans le panneau.
4. Retirer ou soumettre à nouveau
Le demandeur peut "Retirer" une demande en cours. Après un rejet ou une demande de modifications, corrigez l’enregistrement et cliquez sur "Soumettre à nouveau".
Champs et options
- Factures fournisseurs
L’approbation et la comptabilisation attendent la validation. Validée : la facture est approuvée, la comptabilisation reste une étape distincte. Rejetée : la facture est rejetée.
- Bons de commande
L’émission de la commande attend la validation.
- Notes de frais
La soumission de la note lance la validation. Validée : la note est approuvée. Rejetée ou modifications demandées : la note est rejetée et peut être modifiée. Retirée : retour au brouillon.
- Demandes de congés
Une demande soumise à validation lance le workflow. L’annulation de la demande retire la validation. La validation s’ouvre dans une boîte de dialogue depuis les listes de congés.
- Avoirs
Chaque avoir, y compris une annulation totale, nécessite sa propre validation. Une fois validé, c’est exactement l’avoir demandé qui est émis.
- Brouillons d’écritures
La comptabilisation attend la validation. Lors d’une comptabilisation groupée, les brouillons sans validation sont signalés en échec.
Bon à savoir
- Modifier un enregistrement pendant que sa validation est en attente ne redémarre pas la validation. Le valideur voit les données saisies au moment de la soumission.
- Le montant d’un avoir dans une validation est une estimation.
Voir aussi
- Boîte des validations
Validez ou rejetez en un seul endroit les documents et demandes de tous les domaines.
- Valider et comptabiliser les factures fournisseurs
Validez une facture, comptabilisez la facture dans le grand livre ou rejetez la facture.
- Écritures en brouillon et éditeur d’écritures
Préparez des écritures en brouillon, vérifiez les et comptabilisez les dans le grand livre, une par une ou en masse.