Aprobaciones en los documentos
Cómo funcionan las aprobaciones en facturas de proveedores, pedidos, liquidaciones de gastos, ausencias, facturas rectificativas y borradores de asientos.
Cuando un flujo activo coincide con un registro, el registro muestra un panel «Aprobación». Muestra el estado, los pasos con las personas responsables, el último comentario y el «Historial de aprobación». Hasta que se concede la aprobación, la acción crítica (contabilizar, emitir, aprobar) queda bloqueada.
Quién puede usarlo
- Todos los miembros que pueden editar el registro
Pasos
1. Envíe
Si el panel muestra «Aprobación necesaria», haga clic en «Enviar para aprobación». Algunos registros inician la aprobación por sí solos, por ejemplo cuando contabiliza una factura de proveedor o envía una liquidación de gastos.
2. Espere la decisión
El panel muestra que se espera el paso, con el nombre del paso y los aprobadores.
3. Decida en el registro
Los aprobadores ven «Aprobar», «Rechazar» y «Solicitar cambios» directamente en el panel.
4. Retire o envíe de nuevo
El solicitante puede «Retirar» una solicitud en curso. Tras un rechazo o una solicitud de cambios, corrija el registro y haga clic en «Enviar de nuevo».
Campos y opciones
- Facturas de proveedores
La aprobación y la contabilización esperan a la aprobación. Aprobada: la factura queda aprobada y la contabilización sigue siendo un paso aparte. Rechazada: la factura queda rechazada.
- Pedidos de compra
La emisión del pedido espera a la aprobación.
- Liquidaciones de gastos
Al enviar la liquidación se inicia la aprobación. Aprobada: la liquidación queda aprobada. Rechazada o con cambios solicitados: la liquidación queda rechazada y puede editarse. Retirada: vuelve a borrador.
- Solicitudes de ausencia
Una solicitud que requiere aprobación inicia el flujo. Al cancelar la solicitud se retira la aprobación. La aprobación se abre en un cuadro de diálogo desde las listas de ausencias.
- Facturas rectificativas
Cada factura rectificativa, también una anulación total, requiere su propia aprobación. Una vez aprobada, se emite exactamente la factura rectificativa solicitada.
- Borradores de asientos
La contabilización espera a la aprobación. En una contabilización masiva, los borradores sin aprobación se notifican como fallidos.
Conviene saber
- Editar un registro mientras su aprobación está pendiente no reinicia la aprobación. El aprobador ve los datos capturados en el momento del envío.
- El importe de una factura rectificativa en una aprobación es una estimación.
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