Editar un flujo de aprobación
Defina el tipo de documento, la condición, los pasos, los aprobadores, el escalado y los recordatorios.
El editor de flujos tiene dos partes: los ajustes generales con la condición y la lista de pasos de aprobación. Los pasos se ejecutan en orden. Cuando termine, haga clic en «Guardar» en la parte superior. El mensaje «Flujo de trabajo guardado» lo confirma.
Quién puede usarlo
- Propietario
- Administrador
Pasos
1. Ajustes generales
Introduzca un nombre, elija el tipo de documento, añada una descripción, fije la prioridad (un número menor se comprueba antes) y active o desactive «Activo».
2. Condición
En «Condición (¿cuándo se aplica este flujo de trabajo?)» añada condiciones con «Condición» y grupos con «Grupo». Cada condición tiene un campo, un operador y un valor. Elija «Todas las condiciones» o «Al menos una» para combinarlas. Sin condición, el flujo se aplica siempre.
3. Añada pasos
Haga clic en «Añadir paso». Para cada paso introduzca una etiqueta y elija quién lo aprueba y el modo. Use «Subir», «Bajar» y «Quitar» para ordenar los pasos.
4. Escalado y recordatorios
En «Escalar tras (horas)» y «Escalar a» indique quién se hace cargo cuando el paso no se decide a tiempo. En «Recordar tras (horas)» indique cuándo reciben los aprobadores un recordatorio.
5. Condición del paso
Use «Solo si» para omitir un paso cuando su propia condición no se cumple, por ejemplo una segunda aprobación solo por encima de cierto importe. Los pasos omitidos se registran en el historial.
Campos y opciones
- Tipo de documento
Factura de proveedor, Pedido de compra, Gasto, Liquidación de gastos, Solicitud de ausencia, Factura, Factura rectificativa, Presupuesto, Borrador de asiento, Solicitud de contratación o Aprobación genérica.
- Aprobado por: Rol
Todas las personas con el rol elegido (Propietario, Administrador, Contable, Ventas, Compras, Responsable de RR. HH. o Empleado).
- Aprobado por: Persona concreta
Un miembro elegido.
- Aprobado por: Responsable
El responsable directo del empleado, tomado de las fichas de empleados de RR. HH.
- Aprobado por: Jefe de departamento
El jefe del departamento del empleado.
- Aprobado por: Campo del registro
Un campo del registro que contiene un usuario, por ejemplo project.manager_id.
- Modo
«Basta con uno»: la primera aprobación completa el paso. «Deben aprobar todos»: cada aprobador del paso debe aprobar.
- Operadores
Igual, distinto, mayor, mayor o igual, menor, menor o igual, es uno de, no es ninguno de, contiene, no contiene, empieza por, termina en, está vacío, no está vacío, es verdadero, es falso y entre.
- El solicitante puede aprobar su propia solicitud
Desactiva el principio de los cuatro ojos para este paso. Déjelo desactivado salvo que tenga un buen motivo.
Conviene saber
- Si no queda nadie para aprobar un paso (por ejemplo porque el único aprobador es el solicitante), se recurre a los Propietarios y Administradores. Si sigue sin haber nadie, la aprobación no puede empezar.
- Sin destinatario de escalado, el plazo de escalado envía un recordatorio en su lugar.
- Los escalados y recordatorios se comprueban cada 15 minutos.
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- Flujos de aprobación
Reglas sobre quién debe aprobar qué documentos, con plantillas listas para usar.