Redigér et godkendelsesworkflow

Hvem kan bruge det

• Ejer
• Administrator

Trin

1. 1. Generelle indstillinger

   Angiv et navn, vælg bilagstypen, tilføj en beskrivelse, angiv prioriteten (et lavere tal kontrolleres først), og slå "Aktiv" til eller fra.

2. 2. Betingelse

   Under "Betingelse (hvornår gælder dette workflow?)" tilføjer du betingelser med "Betingelse" og grupper med "Gruppe". Hver betingelse har et felt, en operator og en værdi. Vælg "Alle betingelser" eller "Mindst én" for at kombinere dem. Uden betingelse gælder workflowet altid.

3. 3. Tilføj trin

   Klik på "Tilføj trin". Angiv for hvert trin en betegnelse, vælg, hvem der godkender det, og vælg tilstanden. Brug "Flyt op", "Flyt ned" og "Fjern" til at ordne trinene.

4. 4. Eskalering og påmindelser

   Under "Eskalér efter (timer)" og "Eskalér til" angiver du, hvem der overtager, når trinnet ikke afgøres i tide. Under "Påmind efter (timer)" angiver du, hvornår godkenderne får én påmindelse.

5. 5. Betingelse for trinnet

   Brug "Kun hvis" til at springe et trin over, når dets egen betingelse ikke er opfyldt, for eksempel en ekstra godkendelse kun over et bestemt beløb. Trin, der springes over, registreres i historikken.

Felter og valgmuligheder

Bilagstype

Leverandørfaktura, Indkøbsordre, Udgift, Udlægsrefusion, Fraværsanmodning, Faktura, Kreditnota, Tilbud, Posteringsudkast, Stillingsanmodning eller Generel godkendelse.

Godkendes af: Rolle

Alle med den valgte rolle (Ejer, Administrator, Bogholder, Salg, Indkøb, HR chef eller Medarbejder).

Godkendes af: Bestemt person

Ét valgt medlem.

Godkendes af: Leder

Medarbejderens nærmeste leder, hentet fra HR medarbejderoplysningerne.

Godkendes af: Afdelingsleder

Lederen af medarbejderens afdeling.

Godkendes af: Felt i posten

Et felt i posten, der indeholder en bruger, for eksempel project.manager_id.

Tilstand

"Én er nok": den første godkendelse afslutter trinnet. "Alle skal godkende": alle godkendere på trinnet skal godkende.

Operatorer

Lig med, forskellig fra, større end, større end eller lig med, mindre end, mindre end eller lig med, er en af, er ingen af, indeholder, indeholder ikke, begynder med, slutter med, er tom, er ikke tom, er sand, er falsk og mellem.

Anmoderen må godkende selv

Slår fireøjneprincippet fra for dette trin. Lad det være slået fra, medmindre du har en god grund.

Godt at vide

• Hvis der ikke er nogen tilbage til at godkende et trin (for eksempel fordi den eneste godkender er anmoderen), bruges Ejere og Administratorer som reserve. Er der stadig ingen, kan godkendelsen ikke starte.
• Uden et eskaleringsmål sender eskaleringstidspunktet i stedet en påmindelse.
• Eskaleringer og påmindelser kontrolleres hvert 15. minut.

Relateret

• Godkendelsesworkflows

  Regler for, hvem der skal godkende hvilke dokumenter, inklusive færdige skabeloner.