Dokumentation til BizCortex

Dokumentarkiv (GoBD)

Fakturaer, bilag og eksporter gemt uforanderligt med kontrolsum og opbevaringsperiode.

Arkivet gemmer dokumenter, så de ikke kan ændres (revisionssichere Archivierung efter GoBD). Hvert dokument får en SHA256 kontrolsum og en opbevaringsdato. Åbn appen Administration og "Dokumentarkiv (GoBD)". Tællere viser antal dokumenter, brugt lagerplads og afventende arkiveringsjob.

BizCortex arkiverer automatisk: når en faktura bogføres, fakturaens eller kreditnotaens PDF og den elektroniske fakturas XML; når en faktura annulleres eller en kreditnota oprettes, kreditnotaens PDF; når en leverandørfaktura bogføres, den modtagne elektroniske faktura og alle vedhæftede filer. Andre moduler arkiverer deres egne dokumenter, og uploads fra leverandørportalen arkiveres ved modtagelsen.

Dokumentarkiv (GoBD)
Skærmbillede af denne visning

Hvem kan bruge det

  • Ejer, Administrator, Bogholder, Indkøb, HR chef, Læser og Compliance kan se og downloade
  • Ejer, Administrator og Bogholder kan kontrollere og arkivere dokumenter

Trin

  1. 1. Find et dokument

    Søg efter filnavn, reference eller kontrolsum. Filtrér efter dokumenttype ("Alle dokumenttyper" som standard) og efter datointerval.

  2. 2. Download

    Åbn rækkemenuen, og vælg "Download".

  3. 3. Kontrollér integritet

    Vælg "Kontrollér integritet" i rækkemenuen. Filen læses igen, og kontrolsummen sammenlignes. Kolonnen "Integritet" viser "uændret", "beskadiget" eller "ikke kontrolleret endnu". Klik på "Kontrollér alle" for at kontrollere alle dokumenter på én gang.

  4. 4. Arkivér et modtaget dokument

    Klik på "Arkivér dokument" for at gemme et dokument, du har modtaget, for eksempel en scannet papirfaktura. Træk filen ind, vælg dokumenttypen, og angiv objekttypen (for eksempel bill), objektets ID eller dokumentnummer, dokumentdatoen og en reference.

  5. 5. Eksport til skatterevision

    Klik på "Eksport til skatterevision" for at downloade en ZIP fil til skatterevisoren med dokumenterne i det aktuelle filter, et indeks som CSV og XML, en liste over kontrolsummer og en vejledning (på tysk).

  6. 6. Behandl afventende job

    Klik på afspilningsikonet ved "Afventende arkiveringsjob" for at arkivere ventende dokumenter nu i stedet for at vente på den næste automatiske kørsel.

Felter og valgmuligheder

8 år

Fakturaer, kreditnotaer, elektroniske fakturaer, modtagne fakturaer, bilag til leverandørfakturaer, kvitteringer og kontoudtog.

10 år

Lønjournaler, DATEV eksporter, skatteindberetninger, bekræftelser af momsnumre, årsregnskaber, journaler, brugsanvisninger til maskiner og andre dokumenter.

6 år

Rykkerbreve, lønsedler, kontrakter, forretningsbreve og attester.

Godt at vide

  • Opbevaringsperioden regnes fra udgangen af kalenderåret for dokumentdatoen.
  • Arkiverede dokumenter kan aldrig redigeres. De kan først fjernes efter opbevaringsdatoen.
  • Hvert dokument kan være op til 100 MB. Uploadede filer kontrolleres; eksekverbare filer og scripts afvises.
  • Arkiveres den samme fil to gange for den samme post, bevares kun én kopi.
  • Automatiske arkiveringsjob kører hvert 10. minut. Et mislykket job forsøges op til 5 gange.
  • Alle dokumenter kontrolleres automatisk én gang om ugen, søndag morgen.
  • Lønsedler og lønjournaler vises kun for personer, der må læse HR lønsedler.
  • Hver eksport til skatterevision skrives til revisionsloggen.