Dokumentation för BizCortex

Dokumentarkiv (GoBD)

Fakturor, kvitton och exporter lagrade oföränderligt med kontrollsumma och lagringstid.

Arkivet lagrar dokument så att de inte kan ändras (revisionssichere Archivierung enligt GoBD). Varje dokument får en SHA256 kontrollsumma och ett lagringsdatum. Öppna appen Administration och "Dokumentarkiv (GoBD)". Räknare visar antalet dokument, använt lagringsutrymme och väntande arkiveringsjobb.

BizCortex arkiverar automatiskt: när en faktura bokförs, PDF filen för fakturan eller kreditfakturan och XML filen för den elektroniska fakturan; när en faktura makuleras eller en kreditfaktura skapas, PDF filen för kreditfakturan; när en leverantörsfaktura bokförs, den mottagna elektroniska fakturan och varje bilaga till leverantörsfakturan. Andra moduler arkiverar sina egna dokument, och uppladdningar från leverantörsportalen arkiveras när de tas emot.

Dokumentarkiv (GoBD)
Skärmbild av den här vyn

Vem kan använda detta

  • Ägare, Administratör, Redovisningsekonom, Inköp, HR chef, Läsare och Efterlevnad kan visa och ladda ned
  • Ägare, Administratör och Redovisningsekonom kan kontrollera och arkivera dokument

Steg

  1. 1. Hitta ett dokument

    Sök på filnamn, referens eller kontrollsumma. Filtrera på dokumenttyp (standard är "Alla dokumenttyper") och på datumintervall.

  2. 2. Ladda ned

    Öppna radmenyn och välj "Ladda ned".

  3. 3. Kontrollera integriteten

    Välj "Kontrollera integritet" i radmenyn. Filen läses på nytt och dess kontrollsumma jämförs. Kolumnen "Integritet" visar "oförändrad", "skadad" eller "inte kontrollerad ännu". Klicka på "Kontrollera alla" för att kontrollera alla dokument på en gång.

  4. 4. Arkivera ett mottaget dokument

    Klicka på "Arkivera dokument" för att lagra ett dokument som du har tagit emot, till exempel en skannad pappersfaktura. Släpp filen, välj dokumenttyp, ange objekttyp (till exempel bill), objekt ID eller dokumentnummer, dokumentdatum och en referens.

  5. 5. Export för skatterevision

    Klicka på "Export för skatterevision" för att ladda ned en ZIP fil till skatterevisorn med dokumenten i det aktuella filtret, ett index som CSV och XML, en lista över kontrollsummor och en readme (på tyska).

  6. 6. Bearbeta väntande jobb

    Klicka på uppspelningsikonen vid "Väntande arkiveringsjobb" för att arkivera väntande dokument nu i stället för att vänta på nästa automatiska körning.

Fält och alternativ

8 år

Fakturor, kreditfakturor, elektroniska fakturor, mottagna fakturor, bilagor till leverantörsfakturor, kvitton och kontoutdrag.

10 år

Lönejournaler, DATEV exporter, skattedeklarationer, bekräftelser av momsregistreringsnummer, årsredovisningar, journaler, maskinmanualer och andra dokument.

6 år

Betalningspåminnelser, lönespecifikationer, avtal, affärsbrev och intyg.

Bra att veta

  • Lagringstiden räknas från slutet av kalenderåret för dokumentdatumet.
  • Arkiverade dokument kan aldrig redigeras. De kan bara tas bort efter lagringsdatumet.
  • Varje dokument får vara upp till 100 MB. Uppladdade filer kontrolleras; körbara filer och skript avvisas.
  • Om samma fil arkiveras två gånger för samma post sparas bara en kopia.
  • Automatiska arkiveringsjobb körs var 10:e minut. Ett misslyckat jobb försöks upp till 5 gånger.
  • Varje dokument kontrolleras automatiskt en gång i veckan, på söndagsmorgonen.
  • Lönespecifikationer och lönejournaler listas bara för personer som får läsa lönespecifikationer i HR.
  • Varje export för skatterevision skrivs till granskningsloggen.