Archive des documents (GoBD)
Factures, justificatifs et exports conservés de façon immuable, avec somme de contrôle et durée de conservation.
L’archive conserve les documents de sorte qu’ils ne puissent pas être modifiés (revisionssichere Archivierung selon la GoBD). Chaque document reçoit une somme de contrôle SHA256 et une date de fin de conservation. Ouvrez l’application Administration puis "Archive des documents (GoBD)". Des compteurs indiquent le nombre de documents, le stockage utilisé et les tâches d’archivage en attente.
BizCortex archive automatiquement : lors de la comptabilisation d’une facture, le PDF de la facture ou de l’avoir et le XML de la facture électronique ; lors de l’annulation d’une facture ou de la création d’un avoir, le PDF de l’avoir ; lors de la comptabilisation d’une facture fournisseur, la facture électronique reçue et chaque pièce jointe de la facture. D’autres modules archivent leurs propres documents, et les fichiers téléversés depuis le portail fournisseurs sont archivés dès réception.
Qui peut l’utiliser
- Propriétaire, Administrateur, Comptable, Achats, Responsable RH, Lecteur et Conformité peuvent consulter et télécharger
- Propriétaire, Administrateur et Comptable peuvent vérifier et archiver des documents
Étapes
1. Trouver un document
Recherchez par nom de fichier, référence ou somme de contrôle. Filtrez par type de document ("Tous les types de document" par défaut) et par plage de dates.
2. Télécharger
Ouvrez le menu de la ligne et choisissez "Télécharger".
3. Vérifier l’intégrité
Choisissez "Vérifier l’intégrité" dans le menu de la ligne. Le fichier est relu et sa somme de contrôle comparée. La colonne "Intégrité" affiche "inchangé", "altéré" ou "pas encore vérifié". Cliquez sur "Tout vérifier" pour contrôler tous les documents à la fois.
4. Archiver un document reçu
Cliquez sur "Archiver un document" pour conserver un document reçu, par exemple une facture papier numérisée. Déposez le fichier, choisissez le type de document, saisissez le type d’objet (par exemple bill), l’ID de l’objet ou le numéro de document, la date du document et une référence.
5. Export pour contrôle fiscal
Cliquez sur "Export pour contrôle fiscal" pour télécharger, à l’intention du contrôleur fiscal, un ZIP contenant les documents du filtre actuel, un index au format CSV et XML, une liste des sommes de contrôle et un fichier readme (en allemand).
6. Traiter les tâches en attente
Cliquez sur l’icône de lecture de "Tâches d’archivage en attente" pour archiver immédiatement les documents en attente au lieu d’attendre la prochaine exécution automatique.
Champs et options
- 8 ans
Factures, avoirs, factures électroniques, factures reçues, pièces jointes de factures fournisseurs, justificatifs et relevés bancaires.
- 10 ans
Journaux de paie, exports DATEV, déclarations fiscales, confirmations de numéro de TVA, comptes annuels, journaux, notices d’utilisation des machines et autres documents.
- 6 ans
Lettres de relance, bulletins de paie, contrats, courriers professionnels et certificats.
Bon à savoir
- La durée de conservation court à partir de la fin de l’année civile de la date du document.
- Les documents archivés ne peuvent jamais être modifiés. Ils ne peuvent être supprimés qu’après la date de fin de conservation.
- Chaque document peut atteindre 100 Mo. Les fichiers téléversés sont contrôlés ; les fichiers exécutables et les scripts sont refusés.
- Si le même fichier est archivé deux fois pour le même enregistrement, une seule copie est conservée.
- Les tâches d’archivage automatiques s’exécutent toutes les 10 minutes. Une tâche en échec est relancée jusqu’à 5 fois.
- Chaque document est vérifié automatiquement une fois par semaine, le dimanche matin.
- Les bulletins de paie et journaux de paie ne sont listés que pour les personnes autorisées à lire les bulletins de paie RH.
- Chaque export pour contrôle fiscal est consigné dans le journal d’audit.