Traiter une demande de personne concernée
Vérifiez l’identité, retrouvez les données, exportez, rectifiez, limitez ou anonymisez ces données, puis clôturez la demande.
La page de la demande indique le type, la personne concernée, la date de réception et l’échéance avec le nombre de jours restants. Si l’échéance est dépassée, l’avertissement "Délai dépassé" vous invite à traiter la demande immédiatement.
La carte "Données personnelles enregistrées" liste tous les enregistrements trouvés par BizCortex pour cette personne, par catégorie, avec la règle de conservation. Seuls les champs que les modules ont déclarés comme données personnelles sont affichés, exportés, rectifiés ou anonymisés.
Qui peut l’utiliser
- Propriétaire
- Administrateur
- Conformité
Étapes
1. Confirmer l’identité
Cliquez sur "Confirmer l’identité" et décrivez la méthode de vérification, par exemple une confirmation via l’adresse email enregistrée. Ne communiquez ou n’effacez des données qu’une fois l’identité établie.
2. Démarrer
Cliquez sur "Démarrer le traitement". Le statut passe à En cours.
3. Accès et portabilité
Cliquez sur "Télécharger une copie des données" pour obtenir un ZIP contenant toutes les données trouvées au format JSON et CSV, les consentements et les références aux documents archivés. Une identité confirmée est nécessaire.
4. Rectification
Cliquez sur "Rectifier les données", choisissez le champ et saisissez la nouvelle valeur. Une valeur vide supprime le contenu. L’ancienne et la nouvelle valeur sont consignées.
5. Limitation
Cliquez sur "Limiter le traitement". Tous les enregistrements trouvés sont marqués comme limités.
6. Effacement
Cliquez d’abord sur "Aperçu". Rien n’est encore modifié. L’aperçu liste chaque enregistrement avec la mention "Sera anonymisé" ou bloqué par une "Obligation de conservation" avec le motif. Cliquez ensuite sur "Anonymiser" et confirmez. Les enregistrements sans obligation de conservation sont anonymisés de manière irréversible. Les enregistrements soumis à une obligation de conservation sont planifiés pour la fin de la période.
7. Prolonger le délai
Uniquement pour les demandes complexes ou nombreuses : cliquez sur "Prolonger le délai", choisissez le nombre de mois (deux au plus) et indiquez le motif. Informez la personne des motifs.
8. Rejeter
Cliquez sur "Rejeter" et indiquez le motif, par exemple une demande manifestement infondée ou excessive (art. 12, par. 5).
9. Clôturer
Cliquez sur "Clôturer" et saisissez la réponse ou une remarque.
Bon à savoir
- Les champs texte anonymisés sont remplacés par le mot "Anonymisiert", les adresses email par une adresse fictive invalide.
- Obligations de conservation typiques : factures émises et factures fournisseurs comptabilisées jusqu’à la fin de la 8e année suivant l’année de facturation ; documents de paie 6 ans ; dossier du personnel 3 ans après le départ ; candidats refusés 6 mois ; le dernier Propriétaire d’une entreprise ne peut pas être effacé.
- Chaque étape est consignée dans le journal d’audit. Pour les effacements, seuls les noms des champs sont consignés, jamais les valeurs effacées.
- Les commentaires, pièces jointes et l’historique d’activité d’une demande ne sont visibles qu’avec les droits relatifs aux demandes de protection des données.
Voir aussi
- Demandes des personnes concernées
Enregistrez et suivez les demandes au titre des articles 15 à 21 du RGPD avec leur délai d’un mois.
- Conservation et registre
Voyez quels modules stockent des données personnelles, pendant combien de temps, et quels effacements attendent la fin d’une durée de conservation.