Dokumentasjon for BizCortex

Dokumentarkiv (GoBD)

Fakturaer, kvitteringer og eksporter lagret uforanderlig med kontrollsum og oppbevaringstid.

Arkivet lagrer dokumenter slik at de ikke kan endres (revisionssichere Archivierung etter GoBD). Hvert dokument får en SHA256 kontrollsum og en oppbevaringsdato. Åpne appen Administrasjon og "Dokumentarkiv (GoBD)". Tellere viser antall dokumenter, brukt lagringsplass og ventende arkiveringsjobber.

BizCortex arkiverer automatisk: når en faktura bokføres, PDFen av fakturaen eller kreditnotaen og XMLen for den elektroniske fakturaen; når en faktura kanselleres eller en kreditnota opprettes, PDFen av kreditnotaen; når en leverandørfaktura bokføres, den mottatte elektroniske fakturaen og alle vedlegg til leverandørfakturaen. Andre moduler arkiverer sine egne dokumenter, og opplastinger fra leverandørportalen arkiveres ved mottak.

Dokumentarkiv (GoBD)
Skjermbilde av denne visningen

Hvem kan bruke dette

  • Eier, Administrator, Regnskapsfører, Innkjøp, HR leder, Leser og Samsvar kan se og laste ned
  • Eier, Administrator og Regnskapsfører kan verifisere og arkivere dokumenter

Steg

  1. 1. Finn et dokument

    Søk etter filnavn, referanse eller kontrollsum. Filtrer etter dokumenttype ("Alle dokumenttyper" som standard) og etter datointervall.

  2. 2. Last ned

    Åpne radmenyen og velg "Last ned".

  3. 3. Verifiser integriteten

    Velg "Verifiser integritet" i radmenyen. Filen leses på nytt, og kontrollsummen sammenlignes. Kolonnen "Integritet" viser "uendret", "skadet" eller "ikke verifisert ennå". Klikk "Verifiser alle" for å kontrollere alle dokumenter samtidig.

  4. 4. Arkiver et mottatt dokument

    Klikk "Arkiver dokument" for å lagre et dokument du har mottatt, for eksempel en skannet papirfaktura. Slipp filen, velg dokumenttypen, skriv inn objekttypen (for eksempel bill), objekt IDen eller dokumentnummeret, dokumentdatoen og en referanse.

  5. 5. Eksport for skattekontroll

    Klikk "Eksport for skattekontroll" for å laste ned en ZIP fil til skatterevisoren med dokumentene i det gjeldende filteret, en indeks som CSV og XML, en liste over kontrollsummer og en readme (på tysk).

  6. 6. Behandle ventende jobber

    Klikk avspillingsikonet på "Ventende arkiveringsjobber" for å arkivere ventende dokumenter nå i stedet for å vente på neste automatiske kjøring.

Felt og valg

8 år

Fakturaer, kreditnotaer, elektroniske fakturaer, mottatte fakturaer, vedlegg til leverandørfakturaer, kvitteringer og kontoutskrifter.

10 år

Lønnsjournaler, DATEV eksporter, skattemeldinger, bekreftelser av mvanumre, årsregnskap, journaler, bruksanvisninger for maskiner og andre dokumenter.

6 år

Purrebrev, lønnsslipper, kontrakter, forretningsbrev og attester.

Greit å vite

  • Oppbevaringstiden regnes fra utgangen av kalenderåret for dokumentdatoen.
  • Arkiverte dokumenter kan aldri redigeres. De kan bare fjernes etter oppbevaringsdatoen.
  • Hvert dokument kan være opptil 100 MB. Opplastede filer kontrolleres; kjørbare filer og skript avvises.
  • Hvis samme fil arkiveres to ganger for samme post, beholdes bare én kopi.
  • Automatiske arkiveringsjobber kjører hvert 10. minutt. En mislykket jobb prøves opptil 5 ganger.
  • Alle dokumenter verifiseres automatisk én gang i uken, søndag morgen.
  • Lønnsslipper og lønnsjournaler vises bare for personer som kan lese lønnsslipper i HR.
  • Hver eksport for skattekontroll skrives til revisjonsloggen.