Einen Freigabe Workflow bearbeiten

Wer kann das nutzen

• Inhaber
• Administrator

Schritte

1. 1. Allgemeine Einstellungen

   Geben Sie einen Namen ein, wählen Sie die Belegart, ergänzen Sie eine Beschreibung, legen Sie die Priorität fest (eine kleinere Zahl wird zuerst geprüft) und schalten Sie "Aktiv" ein oder aus.

2. 2. Bedingung

   Fügen Sie unter "Bedingung (wann gilt dieser Workflow?)" mit "Bedingung" einzelne Bedingungen und mit "Gruppe" Gruppen hinzu. Jede Bedingung hat ein Feld, einen Operator und einen Wert. Wählen Sie "Alle Bedingungen" oder "Mindestens eine", um sie zu verknüpfen. Ohne Bedingung gilt der Workflow immer.

3. 3. Schritte hinzufügen

   Klicken Sie auf "Schritt hinzufügen". Geben Sie für jeden Schritt eine Bezeichnung ein und wählen Sie, wer freigibt, und den Modus. Ordnen Sie die Schritte mit "Nach oben", "Nach unten" und "Entfernen".

4. 4. Eskalation und Erinnerungen

   Legen Sie unter "Eskalation nach (Stunden)" und "Eskalation an" fest, wer übernimmt, wenn der Schritt nicht rechtzeitig entschieden wird. Legen Sie unter "Erinnerung nach (Stunden)" fest, wann die Freigebenden eine Erinnerung erhalten.

5. 5. Bedingung des Schritts

   Mit "Nur wenn" überspringen Sie einen Schritt, wenn seine eigene Bedingung nicht zutrifft, zum Beispiel eine zweite Freigabe erst ab einem bestimmten Betrag. Übersprungene Schritte werden im Verlauf festgehalten.

Felder und Optionen

Belegart

Eingangsrechnung, Bestellung, Ausgabe, Spesenabrechnung, Urlaubsantrag, Rechnung, Gutschrift, Angebot, Buchungsentwurf, Stellenanforderung oder allgemeine Freigabe.

Freigabe durch: Rolle

Alle mit der gewählten Rolle (Inhaber, Administrator, Buchhaltung, Vertrieb, Einkauf, Personal oder Mitarbeiter).

Freigabe durch: Bestimmte Person

Ein ausgewähltes Mitglied.

Freigabe durch: Führungskraft

Die direkte Führungskraft des Mitarbeiters laut Personalstammdaten.

Freigabe durch: Abteilungsleitung

Die Leitung der Abteilung des Mitarbeiters.

Freigabe durch: Feld des Datensatzes

Ein Feld des Datensatzes, das einen Benutzer enthält, zum Beispiel project.manager_id.

Modus

"Eine/r genügt": Die erste Freigabe schließt den Schritt ab. "Alle müssen freigeben": Jeder Freigebende des Schritts muss freigeben.

Operatoren

Gleich, ungleich, größer, größer oder gleich, kleiner, kleiner oder gleich, ist eines von, ist keines von, enthält, enthält nicht, beginnt mit, endet mit, ist leer, ist nicht leer, ist wahr, ist falsch und zwischen.

Antragsteller darf selbst freigeben

Schaltet das Vieraugenprinzip für diesen Schritt ab. Lassen Sie es ausgeschaltet, sofern Sie keinen guten Grund haben.

Gut zu wissen

• Bleibt für einen Schritt niemand zum Freigeben übrig (zum Beispiel weil der einzige Freigebende der Antragsteller ist), werden ersatzweise Inhaber und Administratoren herangezogen. Gibt es dann immer noch niemanden, kann die Freigabe nicht starten.
• Ohne Eskalationsziel löst die Eskalationszeit stattdessen eine Erinnerung aus.
• Eskalationen und Erinnerungen werden alle 15 Minuten geprüft.

Verwandte Seiten

• Freigabe Workflows

  Regeln, wer welche Belege freigeben muss, einschließlich fertiger Vorlagen.