BizCortex Dokumentation

Freigabe Workflows

Regeln, wer welche Belege freigeben muss, einschließlich fertiger Vorlagen.

Ein Freigabe Workflow legt fest, wer einen Beleg freigeben muss, bevor er gebucht oder ausgeführt werden kann. Öffnen Sie "Workflows" und dann "Freigabe Workflows". Jede Karte zeigt den Namen, die Belegart, "Vorlage" bei fertigen Workflows, "Aktiv" oder "Inaktiv", die Bedingung ("Gilt wenn") und die Schritte mit ihren Freigebenden.

Je Belegart verwendet BizCortex den ersten aktiven Workflow (nach Priorität), dessen Bedingung auf den Datensatz zutrifft. Passt kein Workflow, ist keine Freigabe nötig, und der Datensatz verhält sich wie gewohnt.

Freigabe Workflows
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Wer kann das nutzen

  • Inhaber, Administrator, Buchhaltung, Personal und Nur Lesen können ansehen
  • Inhaber und Administrator können bearbeiten

Schritte

  1. 1. Eine Vorlage aktivieren

    Schalten Sie einen Workflow mit dem Schalter auf seiner Karte ein oder aus.

  2. 2. Einen Workflow anlegen

    Klicken Sie auf "Neuer Workflow" und füllen Sie den Editor aus.

  3. 3. Bearbeiten

    Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol einer Karte.

  4. 4. Löschen

    Klicken Sie auf das Löschsymbol und bestätigen Sie "Workflow löschen?".

Felder und Optionen

Eingangsrechnungen über 1.000 EUR (Vorlage)

Eingangsrechnungen mit einem Bruttobetrag über 1.000 EUR müssen von der Rolle Buchhaltung freigegeben werden. Erinnerung nach 24 Stunden, Eskalation an den Inhaber nach 48 Stunden.

Bestellungen über 5.000 EUR (Vorlage)

Freigabe durch den Inhaber. Erinnerung nach 24 Stunden.

Spesenabrechnung: erst Vorgesetzte, dann Finanzen (Vorlage)

Zuerst gibt die direkte Führungskraft frei (Eskalation an die Abteilungsleitung nach 72 Stunden), dann die Rolle Buchhaltung (Erinnerung nach 48 Stunden).

Urlaub: Freigabe durch die Führungskraft (Vorlage)

Die direkte Führungskraft gibt frei. Eskalation an die Rolle Personal nach 72 Stunden.

Gut zu wissen

  • Die vier Vorlagen werden beim ersten Öffnen der Seite automatisch angelegt und sind zunächst inaktiv. Aktivieren Sie sie, wenn Sie sie nutzen möchten. Ihre Namen werden auf Deutsch angezeigt.
  • Ein Workflow mit offenen Freigaben kann nicht gelöscht werden. Deaktivieren Sie ihn stattdessen.
  • Eine Änderung an einem Workflow ändert nie bereits laufende Freigaben. Sie behalten die Schritte, mit denen sie begonnen haben.
  • Änderungen an Workflows werden im Prüfprotokoll festgehalten.

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