Prozesse ausführen

Den Modus eines Prozesses wählen und unter "Ausführung" festlegen, was jeder Schritt in der App bedeutet: ein Ereignis, eine Freigabe, eine Aufgabe oder eine Prüfung.

Ein Prozess kann mehr als beschreiben. Die Kopfzeile des Editors zeigt unter "Ausführung des Prozesses" drei Modi. Im Modus "Beschreiben" ist der Prozess nur Dokumentation. Im Modus "Verfolgen" wird jeder Fall, zum Beispiel eine Bestellung, eine Eingangsrechnung, ein Lohnlauf oder ein Monat, Schritt für Schritt als Lauf verfolgt, und manuelle Schritte legen Aufgaben an; blockiert wird nichts. Im Modus "Durchsetzen" blockieren zusätzlich die Freigabeschritte die folgende Aktion, bis die Freigabe erteilt ist.

Damit ein Schritt mitläuft, legen Sie im Panel unter "Ausführung" fest, was er in der App bedeutet. Ein Schritt ohne diese Angabe ist "Nur dokumentiert": Er steht im Diagramm, wird in Läufen aber übersprungen.

Wer kann das nutzen

Modus ändern: Inhaber und Administrator
Ausführung eines Schritts festlegen: Inhaber, Administrator und Compliance
Jedes Mitglied mit einer festen Rolle: Inhaber, Administrator, Buchhaltung, Vertrieb, Einkauf, Personal, Mitarbeiter, Nur Lesen und Compliance (lesen)

Schritte

1. Den Modus ansehen
Öffnen Sie den Prozess im Editor. Die Kopfzeile zeigt "Beschreiben", "Verfolgen" und "Durchsetzen"; der aktuelle Modus ist hervorgehoben. Zeigen Sie auf einen Modus, um seine Erklärung zu lesen.
2. Einen Schritt auswählen
Klicken Sie den Schritt im Diagramm an. Das Panel zeigt unter den verknüpften Daten den Abschnitt "Ausführung".
3. Die Bedeutung wählen
Grenzen Sie die Liste unter "Bereich" ein oder lassen Sie "Alle Bereiche" stehen, und wählen Sie unter "Bedeutung in der App" einen Eintrag, zum Beispiel "Eingangsrechnung freigeben". Jeder Eintrag gehört zu einer der Arten "Ereignis der App", "Freigabe", "Aufgabe" oder "Prüfung", und darunter steht, wann der Schritt erledigt ist.
4. Eine Freigabe einstellen
Wählen Sie bei einer Freigabe unter "Freigabe durch" eine "Rolle" oder eine "Person" und den "Freigabemodus": "Eine Person genügt" oder "Alle müssen freigeben". Unter "Ab Betrag" geben Sie optional den Betrag an, ab dem die Freigabe nötig ist; bleibt das Feld leer, braucht jeder Beleg die Freigabe. Der Hinweis "Im Modus Durchsetzen blockiert" nennt, was diese Freigabe blockiert.
5. Eine Aufgabe einstellen
Wählen Sie bei einer Aufgabe unter "Zuständig" eine "Zuständige Rolle" oder eine "Zuständige Person" und unter "Fällig nach Tagen", wie viele Tage nach Erreichen des Schritts die Aufgabe fällig ist.
6. Die Ausführung speichern
Klicken Sie "Ausführung speichern". Die Ausführung gilt sofort. Einen Schritt, den Sie gerade gezeichnet haben, speichern Sie zuerst mit "Speichern" in der Kopfzeile; vorher erscheint "Speichern Sie das Diagramm, bevor Sie diesen Schritt mit der App verbinden."
7. Den Modus wechseln
Klicken Sie den gewünschten Modus an. Das Fenster zeigt unter "Das ändert sich" genau, was der Wechsel bewirkt: welche Aktionen bis zu wessen Freigabe blockiert werden, welche Schritte Aufgaben für wen anlegen und wie viele Läufe für offene Belege nachträglich angelegt werden. Prüfen Sie die Warnungen und klicken Sie "Modus wechseln".

Felder und Optionen

Beschreiben: Nur Dokumentation. Es werden keine Fälle verfolgt, und nichts wird blockiert. Neue und importierte Prozesse beginnen in diesem Modus.
Verfolgen: Jeder Fall wird Schritt für Schritt als Lauf verfolgt, und Aufgabenschritte legen Aufgaben an. Nichts wird blockiert: Ein Freigabeschritt gilt als erledigt, sobald die folgende Aktion geschieht, zum Beispiel wenn die Bestellung versendet wird.
Durchsetzen: Wie Verfolgen. Zusätzlich blockiert jeder Freigabeschritt die folgende Aktion, bis die Freigabe erteilt ist. Nur aktive Prozesse lassen sich durchsetzen.
Ereignis der App: Die App erledigt den Schritt selbst, zum Beispiel "Eingangsrechnung erfasst", "Rechnung versendet" oder "Zahlungseingang erfasst". Der Schritt ist erledigt, sobald das geschieht. Eine Teilzahlung oder ein teilweiser Wareneingang führt den Lauf nur zu diesem Schritt, ohne ihn abzuschließen.
Freigabe: Eine Person entscheidet, zum Beispiel über eine Eingangsrechnung. Der Schritt ist erledigt, wenn die Freigabe erteilt ist. Im Modus Durchsetzen blockiert er bis dahin die folgende Aktion.
Aufgabe: Manuelle Arbeit ohne eigenen Beleg, zum Beispiel offene Posten prüfen. Erreicht ein Lauf den Schritt, entsteht eine Aufgabe für die zuständige Rolle oder Person. Der Schritt ist erledigt, wenn die Aufgabe erledigt ist.
Prüfung: Die App prüft eine Bedingung, zum Beispiel ob alle Bankumsätze des Monats abgestimmt sind. Sie prüft, sobald der Lauf den Schritt erreicht, und danach täglich.
Nur dokumentiert: Der Schritt ist nicht mit der App verbunden. Er wird beschrieben, in Läufen aber übersprungen.
Verwaiste Ausführungen: Ausführungen, deren Schritt nicht mehr im Diagramm ist. Wählen Sie im Diagramm nichts aus, um sie zu sehen. Entfernen Sie sie mit dem Kreuz oder holen Sie den Schritt über "Versionen" zurück.

Tipps

Bestellung bis Zahlung: "Bestellung anlegen" ist erledigt, sobald eine Bestellung angelegt wird. "Bestellung freigeben" ist eine Freigabe durch die Rolle Inhaber; im Modus Durchsetzen kann die Bestellung erst nach der Freigabe versendet werden. "Wareneingang buchen" ist erledigt, wenn die bestellte Ware vollständig eingegangen ist. "Eingangsrechnung prüfen" ist eine Freigabe durch die Rolle Buchhaltung und wird fällig, sobald die Eingangsrechnung erfasst ist; im Modus Durchsetzen kann die Rechnung erst nach der Freigabe gebucht und bezahlt werden, auch über SEPA Überweisungen. "Rechnung bezahlen" ist erledigt, wenn die Rechnung voll bezahlt oder per SEPA Überweisung beauftragt ist.
Auftrag bis Zahlung: "Angebot erstellen" ist erledigt, sobald ein Angebot angelegt wird. Nimmt der Kunde das Angebot an, führt das Gateway zu "Auftrag anlegen", das mit der Auftragsbestätigung erledigt ist; lehnt er ab, endet der Lauf bei "Angebot abgelehnt". "Ware liefern" ist erledigt, wenn der Lieferschein ausgegeben ist, "Rechnung stellen", wenn die Rechnung versendet und festgeschrieben ist, und "Zahlungseingang abgleichen", wenn die Rechnung voll bezahlt ist. Mahnungen zur Rechnung erscheinen im Schrittverlauf des Laufs.
Lohnabrechnung: "Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfassen" legt eine Aufgabe für die Rolle Personal an, fällig nach 3 Tagen. "Gehälter berechnen" ist erledigt, sobald der Lohnlauf berechnet ist. "Lohnabrechnung freigeben" ist eine Freigabe durch die Rolle Inhaber; im Modus Durchsetzen kann der Lohnlauf erst nach der Freigabe genehmigt und gebucht werden. "Lohn buchen" ist erledigt, sobald der Lohnlauf gebucht ist, und "Löhne auszahlen", sobald die Auszahlung erfasst ist.
Monatsabschluss: Den Lauf legt die App in den ersten Tagen jedes Monats für den Vormonat selbst an. "Bankumsätze abstimmen" ist eine Prüfung, die erledigt ist, wenn alle Bankumsätze des Monats abgestimmt sind. "Offene Posten prüfen" und "Abgrenzungen buchen" legen Aufgaben für die Rolle Buchhaltung an, fällig nach 5 Tagen. Der Schritt der Umsatzsteuervoranmeldung ist erledigt, sobald der Umsatzsteuerzeitraum des Monats abgeschlossen ist. "Monatsabschluss freigeben" ist eine Freigabe durch die Rolle Inhaber; im Modus Durchsetzen lässt sich die Periode erst nach der Freigabe sperren, und die erteilte Freigabe sperrt sie.
Beginnen Sie mit Verfolgen. Unter "Läufe" sehen Sie, wo Fälle hängen, bevor Sie mit Durchsetzen etwas blockieren.

Gut zu wissen

Den Modus ändern nur Inhaber und Administratoren. Andere Mitglieder, die Prozesse bearbeiten dürfen, legen die Ausführung der Schritte fest, wechseln den Modus aber nicht.
Vor dem Wechsel zu Durchsetzen prüft die App, wer freigeben kann. Hat eine Rolle nur eine Person, warnt das Fenster: Deren eigene Belege kann in diesem Schritt niemand freigeben (Vieraugenprinzip). Kann niemand freigeben, lässt sich der Modus erst wechseln, wenn Sie eine andere Person oder Rolle wählen.
Dieselbe Freigabe kann nur ein durchsetzender Prozess blockieren. Setzt ein anderer Prozess sie bereits durch, nennt das Fenster unter "Konflikte" den Prozess und die Freigabe, und der Wechsel ist erst möglich, wenn der Konflikt gelöst ist.
Jede Bedeutung lässt sich in einem Prozess nur einem Schritt zuordnen.
Wechseln Sie von Beschreiben zu Verfolgen oder Durchsetzen, legt die App für offene Belege bis zu 500 Läufe nachträglich an.
Der Wechsel von Durchsetzen zurück zu Verfolgen hebt die Blockade sofort auf. Bereits gestartete Freigaben bleiben bestehen und lassen sich weiter entscheiden.
Die Freigaben eines durchgesetzten Prozesses erscheinen auch unter Freigaben als Freigabeablauf. Sie gehören dem Prozess: Änderungen dort werden überschrieben, sobald der Prozess gespeichert wird. Ändern Sie Freigeber und Betrag deshalb hier unter "Ausführung".
Jeder Moduswechsel und jede Änderung der Ausführung wird im Prüfprotokoll festgehalten.

Prozesse ausführen

Wer kann das nutzen

Schritte

1. Den Modus ansehen

2. Einen Schritt auswählen

3. Die Bedeutung wählen

4. Eine Freigabe einstellen

5. Eine Aufgabe einstellen

6. Die Ausführung speichern

7. Den Modus wechseln

Felder und Optionen

Tipps

Gut zu wissen

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