Kjøre prosesser

Hvem kan bruke dette

• Endre modus: Eier og Administrator
• Angi utførelsen av et trinn: Eier, Administrator og Samsvar
• Alle medlemmer med en innebygd rolle: Eier, Administrator, Regnskapsfører, Salg, Innkjøp, HR leder, Ansatt, Leser og Samsvar (lese)

Steg

1. 1. Se modusen

   Åpne prosessen i redigeringsverktøyet. Overskriften viser "Beskrive", "Følge" og "Håndheve"; den gjeldende modusen er uthevet. Pek på en modus for å lese forklaringen.

2. 2. Velg et trinn

   Klikk trinnet i diagrammet. Under de koblede dataene viser panelet delen "Utførelse".

3. 3. Velg betydningen

   Avgrens listen med "Område" eller la "Alle områder" stå, og velg en oppføring under "Betydning i appen", for eksempel "Godkjenn leverandørfaktura". Hver oppføring hører til en av typene "Hendelse i appen", "Godkjenning", "Oppgave" eller "Kontroll", og teksten under den sier når trinnet er utført.

4. 4. Sett opp en godkjenning

   For en godkjenning velger du under "Godkjennes av" en "Rolle" eller en "Person" og "Godkjenningsmodus": "Én person er nok" eller "Alle må godkjenne". Under "Fra beløp" kan du angi beløpet godkjenningen kreves fra; står feltet tomt, trenger hvert bilag godkjenningen. Teksten "Blokkeres i modusen Håndheve" sier hva denne godkjenningen blokkerer.

5. 5. Sett opp en oppgave

   For en oppgave velger du under "Ansvarlig" en "Ansvarlig rolle" eller en "Ansvarlig person", og under "Forfaller etter dager" hvor mange dager etter at trinnet er nådd oppgaven forfaller.

6. 6. Lagre utførelsen

   Klikk "Lagre utførelse". Utførelsen gjelder med en gang. Et trinn du nettopp har tegnet, lagrer du først med "Lagre" i overskriften; inntil da viser panelet "Lagre diagrammet før du kobler steget til appen."

7. 7. Bytt modus

   Klikk modusen du vil ha. Vinduet viser under "Dette endres" nøyaktig hva byttet gjør: hvilke handlinger som blokkeres til hvem har godkjent, hvilke trinn som oppretter oppgaver for hvem, og hvor mange kjøringer som opprettes i etterkant for åpne bilag. Kontroller advarslene og klikk "Bytt modus".

Felt og valg

Beskrive

Kun dokumentasjon. Ingen saker følges, og ingenting blokkeres. Nye og importerte prosesser starter i denne modusen.

Følge

Hver sak følges trinn for trinn som en kjøring, og oppgavetrinn oppretter oppgaver. Ingenting blokkeres: et godkjenningstrinn regnes som utført så snart neste handling skjer, for eksempel når innkjøpsordren sendes.

Håndheve

Som Følge. I tillegg blokkerer hvert godkjenningstrinn neste handling til godkjenningen er gitt. Bare aktive prosesser kan håndheves.

Hendelse i appen

Appen utfører trinnet selv, for eksempel "Leverandørfaktura registrert", "Faktura sendt" eller "Betaling mottatt". Trinnet er utført så snart det skjer. En delbetaling eller et delvis varemottak flytter bare kjøringen til trinnet uten å fullføre det.

Godkjenning

En person bestemmer, for eksempel over en leverandørfaktura. Trinnet er utført når godkjenningen er gitt. I modusen Håndheve blokkerer det neste handling frem til da.

Oppgave

Manuelt arbeid uten eget bilag, for eksempel å kontrollere åpne poster. Når en kjøring når trinnet, opprettes en oppgave for den ansvarlige rollen eller personen. Trinnet er utført når oppgaven er utført.

Kontroll

Appen kontrollerer en betingelse, for eksempel om alle banktransaksjoner for måneden er avstemt. Den kontrollerer når kjøringen når trinnet, og deretter daglig.

Kun dokumentert

Trinnet er ikke koblet til appen. Det beskrives, men hoppes over i kjøringer.

Foreldreløse utførelser

Innstillinger for utførelse der trinnet ikke lenger finnes i diagrammet. Velg ingenting i diagrammet for å se dem. Fjern dem med krysset eller hent trinnet tilbake via "Versjoner".

Tips

• Procure to pay: "Bestellung anlegen" (opprett innkjøpsordre) er utført så snart en innkjøpsordre opprettes. "Bestellung freigeben" (godkjenn innkjøpsordre) er en godkjenning av rollen Eier; i modusen Håndheve kan innkjøpsordren først sendes etter godkjenningen. "Wareneingang buchen" (bokfør varemottak) er utført når de bestilte varene er mottatt i sin helhet. "Eingangsrechnung prüfen" (kontroller leverandørfaktura) er en godkjenning av rollen Regnskapsfører og forfaller så snart fakturaen er registrert; i modusen Håndheve kan fakturaen først bokføres og betales etter godkjenningen, også via SEPA overføring. "Rechnung bezahlen" (betal faktura) er utført når fakturaen er betalt i sin helhet eller bestilt via SEPA overføring.
• Order to cash: "Angebot erstellen" (opprett tilbud) er utført så snart et tilbud opprettes. Godtar kunden tilbudet, fører gatewayen til "Auftrag anlegen" (opprett ordre), som er utført med ordrebekreftelsen; avslår kunden, ender kjøringen ved "Angebot abgelehnt" (tilbud avslått). "Ware liefern" (lever varer) er utført når følgeseddelen er utstedt, "Rechnung stellen" (fakturer) når fakturaen er sendt og låst, og "Zahlungseingang abgleichen" (avstem innbetaling) når fakturaen er betalt i sin helhet. Purringer på fakturaen vises i steghistorikken til kjøringen.
• Payroll: "Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfassen" (registrer arbeidstid og fravær) oppretter en oppgave for rollen HR leder som forfaller etter 3 dager. "Gehälter berechnen" (beregn lønn) er utført så snart lønnskjøringen er beregnet. "Lohnabrechnung freigeben" (godkjenn lønn) er en godkjenning av rollen Eier; i modusen Håndheve kan lønnskjøringen først godkjennes og bokføres etter godkjenningen. "Lohn buchen" (bokfør lønn) er utført så snart lønnskjøringen er bokført, og "Löhne auszahlen" (utbetal lønn) så snart utbetalingen er registrert.
• Month end close: appen åpner selv kjøringen de første dagene i hver måned for forrige måned. "Bankumsätze abstimmen" (avstem banken) er en kontroll som er utført når alle banktransaksjoner for måneden er avstemt. "Offene Posten prüfen" (kontroller åpne poster) og "Abgrenzungen buchen" (bokfør periodiseringer) oppretter oppgaver for rollen Regnskapsfører som forfaller etter 5 dager. Trinnet for mva meldingen er utført så snart månedens mva periode er lukket. "Monatsabschluss freigeben" (godkjenn månedsavslutning) er en godkjenning av rollen Eier; i modusen Håndheve kan perioden først sperres etter godkjenningen, og den gitte godkjenningen sperrer den.
• Begynn med Følge. Under "Kjøringer" ser du hvor saker stopper opp før du blokkerer noe med Håndheve.

Greit å vite

• Bare Eiere og Administratorer endrer modus. Andre medlemmer som kan redigere prosesser, angir utførelsen av trinnene, men bytter ikke modus.
• Før byttet til Håndheve kontrollerer appen hvem som kan godkjenne. Har en rolle bare én person, advarer vinduet om at ingen kan godkjenne den personens egne bilag i trinnet (fireøyneprinsippet). Kan ingen godkjenne, kan du først bytte modus når du har valgt en annen person eller rolle.
• Bare én håndhevende prosess kan blokkere den samme godkjenningen. Håndhever en annen prosess den allerede, viser vinduet under "Konflikter" prosessen og godkjenningen, og byttet er først mulig når konflikten er løst.
• Hver betydning kan bare tilordnes ett trinn i en prosess.
• Når du bytter fra Beskrive til Følge eller Håndheve, oppretter appen i etterkant opptil 500 kjøringer for åpne bilag.
• Å bytte tilbake fra Håndheve til Følge opphever blokkeringen med en gang. Godkjenninger som allerede er startet, blir stående og kan fortsatt avgjøres.
• Godkjenningene i en håndhevet prosess vises også under Godkjenninger som godkjenningsflyt. De tilhører prosessen: endringer der overskrives så snart prosessen lagres. Endre derfor godkjenner og beløp her under "Utførelse".
• Hvert modusbytte og hver endring av utførelsen registreres i revisjonsloggen.

Relatert

• Kjøringer

  Se hver sak som går gjennom en prosess med nåværende trinn, alder og status, finn saker som har stoppet opp, og les historikken til en kjøring.

• Prosessen på bilag

  Les kortet "Prosess" på leverandørfakturaer, innkjøpsordrer, kundefakturaer, salgsordrer, lønnskjøringer og regnskapsår, og løs opp en blokkering.

• Godkjenningsinnboks

  Godkjenn eller avvis dokumenter og forespørsler fra alle områder på ett sted.

• Godkjenningsflyter

  Regler for hvem som må godkjenne hvilke dokumenter, inkludert ferdige maler.

• Oppgaver: visninger og oppsett

  Bruk Min dag, Mine, Team og de andre visningene, og bytt mellom liste og tavle.