Köra processer

Vem kan använda detta

• Ändra läget: Ägare och Administratör
• Ställa in utförandet för ett steg: Ägare, Administratör och Efterlevnad
• Alla medlemmar med en inbyggd roll: Ägare, Administratör, Redovisningsekonom, Försäljning, Inköp, HR chef, Anställd, Läsare och Efterlevnad (läsa)

Steg

1. 1. Se läget

   Öppna processen i redigeraren. Huvudet visar "Beskriva", "Följa" och "Tvinga"; det aktuella läget är markerat. Peka på ett läge för att läsa förklaringen.

2. 2. Markera ett steg

   Klicka på steget i diagrammet. Under de länkade data visar panelen avsnittet "Utförande".

3. 3. Välj betydelsen

   Begränsa listan med "Område" eller låt "Alla områden" stå kvar, och välj en post under "Betydelse i appen", till exempel "Godkänn leverantörsfaktura". Varje post hör till en av typerna "Händelse i appen", "Godkännande", "Uppgift" eller "Kontroll", och texten under den anger när steget är klart.

4. 4. Ställ in ett godkännande

   För ett godkännande väljer du under "Godkänns av" en "Roll" eller en "Person" och "Godkännandeläge": "En person räcker" eller "Alla måste godkänna". Under "Från belopp" kan du ange beloppet från vilket godkännandet krävs; om fältet lämnas tomt behöver varje verifikation godkännandet. Texten "Blockeras i läget Tvinga" anger vad godkännandet blockerar.

5. 5. Ställ in en uppgift

   För en uppgift väljer du under "Ansvarig" en "Ansvarig roll" eller en "Ansvarig person" och under "Förfaller efter dagar" hur många dagar efter att steget nåtts uppgiften förfaller.

6. 6. Spara utförandet

   Klicka på "Spara utförande". Utförandet gäller direkt. Ett steg som du nyss har ritat sparar du först med "Spara" i huvudet; fram till dess visar panelen "Spara diagrammet innan du kopplar steget till appen."

7. 7. Byt läge

   Klicka på läget du vill ha. Fönstret visar under "Detta ändras" exakt vad bytet gör: vilka åtgärder som blockeras tills vem har godkänt, vilka steg som skapar uppgifter för vem och hur många körningar som skapas i efterhand för öppna verifikationer. Kontrollera varningarna och klicka på "Byt läge".

Fält och alternativ

Beskriva

Endast dokumentation. Inga ärenden följs och inget blockeras. Nya och importerade processer börjar i detta läge.

Följa

Varje ärende följs steg för steg som en körning, och uppgiftssteg skapar uppgifter. Inget blockeras: ett godkännandesteg räknas som klart så snart nästa åtgärd sker, till exempel när inköpsordern skickas.

Tvinga

Som Följa. Dessutom blockerar varje godkännandesteg nästa åtgärd tills godkännandet har getts. Bara aktiva processer kan tvingas.

Händelse i appen

Appen utför steget själv, till exempel "Leverantörsfaktura registrerad", "Faktura skickad" eller "Betalning mottagen". Steget är klart så snart det sker. En delbetalning eller en delvis varumottagning flyttar bara körningen till steget utan att avsluta det.

Godkännande

En person beslutar, till exempel om en leverantörsfaktura. Steget är klart när godkännandet har getts. I läget Tvinga blockerar det nästa åtgärd fram till dess.

Uppgift

Manuellt arbete utan egen verifikation, till exempel att kontrollera öppna poster. När en körning når steget skapas en uppgift för den ansvariga rollen eller personen. Steget är klart när uppgiften är klar.

Kontroll

Appen kontrollerar ett villkor, till exempel om alla banktransaktioner för månaden är avstämda. Den kontrollerar när körningen når steget och därefter dagligen.

Endast dokumenterat

Steget är inte kopplat till appen. Det beskrivs men hoppas över i körningar.

Föräldralösa utföranden

Inställningar för utförande vars steg inte längre finns i diagrammet. Markera ingenting i diagrammet för att se dem. Ta bort dem med krysset eller hämta tillbaka steget via "Versioner".

Tips

• Procure to pay: "Bestellung anlegen" (skapa inköpsorder) är klart så snart en inköpsorder skapas. "Bestellung freigeben" (godkänn inköpsorder) är ett godkännande av rollen Ägare; i läget Tvinga kan inköpsordern skickas först efter godkännandet. "Wareneingang buchen" (bokför varumottagning) är klart när de beställda varorna har kommit in helt. "Eingangsrechnung prüfen" (kontrollera leverantörsfaktura) är ett godkännande av rollen Redovisningsekonom och förfaller så snart fakturan registreras; i läget Tvinga kan fakturan bokföras och betalas först efter godkännandet, även via SEPA överföring. "Rechnung bezahlen" (betala faktura) är klart när fakturan är helt betald eller beordrad via SEPA överföring.
• Order to cash: "Angebot erstellen" (skapa offert) är klart så snart en offert skapas. Om kunden accepterar offerten leder gatewayen till "Auftrag anlegen" (skapa order), som är klart med orderbekräftelsen; om kunden avböjer slutar körningen vid "Angebot abgelehnt" (offert avböjd). "Ware liefern" (leverera) är klart när följesedeln är utfärdad, "Rechnung stellen" (fakturera) när fakturan är skickad och låst, och "Zahlungseingang abgleichen" (stäm av inbetalning) när fakturan är helt betald. Betalningspåminnelser för fakturan visas i körningens steghistorik.
• Payroll: "Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfassen" (registrera arbetstid och frånvaro) skapar en uppgift för rollen HR chef som förfaller efter 3 dagar. "Gehälter berechnen" (beräkna löner) är klart så snart lönekörningen är beräknad. "Lohnabrechnung freigeben" (godkänn lön) är ett godkännande av rollen Ägare; i läget Tvinga kan lönekörningen godkännas och bokföras först efter godkännandet. "Lohn buchen" (bokför lön) är klart så snart lönekörningen är bokförd, och "Löhne auszahlen" (betala ut lön) så snart utbetalningen är registrerad.
• Month end close: appen öppnar själv körningen under de första dagarna i varje månad för föregående månad. "Bankumsätze abstimmen" (stäm av banken) är en kontroll som är klar när alla banktransaktioner för månaden är avstämda. "Offene Posten prüfen" (kontrollera öppna poster) och "Abgrenzungen buchen" (bokför periodiseringar) skapar uppgifter för rollen Redovisningsekonom som förfaller efter 5 dagar. Steget för momsdeklarationen är klart så snart månadens momsperiod är stängd. "Monatsabschluss freigeben" (godkänn månadsbokslut) är ett godkännande av rollen Ägare; i läget Tvinga kan perioden låsas först efter godkännandet, och det givna godkännandet låser den.
• Börja med Följa. Under "Körningar" ser du var ärenden fastnar innan du blockerar något med Tvinga.

Bra att veta

• Bara Ägare och Administratörer ändrar läget. Andra medlemmar som får redigera processer ställer in utförandet för stegen men byter inte läge.
• Innan bytet till Tvinga kontrollerar appen vem som kan godkänna. Om en roll bara har en person varnar fönstret för att ingen kan godkänna den personens egna verifikationer i steget (fyraögonsprincipen). Om ingen alls kan godkänna kan du byta läge först när du har valt en annan person eller roll.
• Bara en tvingande process kan blockera samma godkännande. Om en annan process redan tvingar det anger fönstret under "Konflikter" processen och godkännandet, och bytet är möjligt först när konflikten är löst.
• Varje betydelse kan bara tilldelas ett steg i en process.
• När du byter från Beskriva till Följa eller Tvinga skapar appen i efterhand upp till 500 körningar för öppna verifikationer.
• Att byta tillbaka från Tvinga till Följa tar bort blockeringen direkt. Godkännanden som redan har startats finns kvar och kan fortfarande beslutas.
• Godkännandena i en tvingande process visas också under Godkännanden som godkännandeflöde. De tillhör processen: ändringar där skrivs över så snart processen sparas. Ändra därför godkännare och belopp här under "Utförande".
• Varje lägesbyte och varje ändring av utförandet registreras i granskningsloggen.

Relaterat

• Körningar

  Se varje ärende som går genom en process med aktuellt steg, ålder och status, hitta ärenden som har fastnat och läs historiken för en körning.

• Processen på verifikationer

  Läs kortet "Process" på leverantörsfakturor, inköpsorder, kundfakturor, kundorder, lönekörningar och räkenskapsår och lös upp en blockering.

• Inkorg för godkännanden

  Godkänn eller avvisa dokument och begäranden från alla områden på ett ställe.

• Godkännandeflöden

  Regler för vem som måste godkänna vilka dokument, inklusive färdiga mallar.

• Uppgifter: vyer och layouter

  Använd Min dag, Mina, Team och de andra vyerna, och växla mellan lista och tavla.