Slik sender BizCortex epost
Avsenderadressen, utsendelseskøen, språkene og loggene bak hver epost.
BizCortex sender epost av mange grunner: dokumenter til kunder, innloggingslenker til portaler, signaturforespørsler, påminnelser, godkjenninger, sammendrag og varsler fra salgsagenten. Denne siden forklarer hva alle disse epostene har til felles. De neste sidene beskriver hver epost for seg.
De fleste epostene sendes fra avsenderadressen til BizCortex plattformen (for eksempel "BizCortex" med en noreplyadresse). Plattformoperatøren konfigurerer denne adressen og epostserveren. Epost fra oppfølgings og møtefunksjonene (AI salgsagenten) kan i stedet sendes i navnet til selskapet ditt og via din egen epostserver. Se siden "Avsenderadresse og epostserver".
Steg
1. Eposten legges i kø
Når du klikker på en sendeknapp, overleverer BizCortex eposten til en bakgrunnskø. Arbeidet ditt lagres først. Et problem med epostserveren angrer aldri selve forretningshandlingen; fakturaen forblir for eksempel ferdigstilt selv om eposten feiler.
2. Køen leverer
Køen kobler seg til epostserveren og leverer eposten. Hvis epostserveren ikke kan nås, prøver køen på nytt opptil 5 ganger, med omtrent ett minutts mellomrom.
3. Du kontrollerer resultatet
Dokumentepost fra Salg vises i fanen "Epostlogg" i salgsinnstillingene og i epostlisten for hvert dokument. Oppfølgingsepost vises i utboksen til oppfølgingsfunksjonen. Signaturforespørsler registrerer hver epost i hendelseshistorikken sin.
Felt og valg
- Avsender (Fra)
Plattformens avsenderadresse for nesten all epost. Oppfølgingsepost, møtebekreftelser, møtepåminnelser og bekreftelser på henvendelser bruker selskapsnavnet ditt som avsendernavn og, hvis det er konfigurert, din egen epostserver.
- Svaradresse
De fleste epostene har ingen egen svaradresse. Kalenderinvitasjoner setter arrangøren som svaradresse. Oppfølgingsepost bruker svaradressen fra oppfølgingsinnstillingene (eller selgeren). Dokumentepost fra Salg setter ingen svaradresse, så skriv kontaktinformasjonen din inn i malteksten eller i signaturen.
- Format
Epostene er ren tekst. Noen få eposter har i tillegg en formatert HTML versjon: briefingen fra Assistenten, sammendraget fra Advisor, hastende innsikter fra Advisor og møtepåminnelser til kontakter.
- Vedlegg
Avhengig av eposten: PDF dokumenter, elektroniske fakturafiler (XRechnung eller ZUGFeRD), kalenderfiler (ICS), rapportfiler (CSV, XLSX eller PDF) eller den ferdig signerte PDF filen.
- Språk
Epost til kunder og leverandører følger språket til kunden, dokumentet eller selskapet. Støttede dokumentspråk er tysk, engelsk, fransk, spansk, svensk, norsk og dansk. Noen interne varsler er foreløpig bare skrevet på tysk; dette står på siden for hver epost.
Tips
- Før du sender den første fakturaen, bør du kontrollere epostmalene og sette opp din personlige epostsignatur under Min konto, fanen Signatur.
- Hvis kunder skal kunne svare på dokumentepost, legger du inn en svaradresse eller et telefonnummer i signaturen eller i malteksten.
Greit å vite
- BizCortex har ingen felles innboks for dokumentepost. Svar på plattformepost kommer ikke inn i BizCortex.
- Tilbakestilling av passord, tofaktorkoder og invitasjonsepost til teamet ditt kommer fra innloggingstjenesten Auth0, ikke fra BizCortex selv.
Relatert
- Avsenderadresse og epostserver
Hvilken adresse epost sendes fra, hvordan du bruker din egen epostserver og hvilke avsenderinnstillinger som finnes.
- Epostsignaturen og den håndskrevne signaturen din
Sett opp tekstsignaturen din for epost og den tegnede signaturen din for brev, tilbud og ordrebekreftelser.
- Epostlogg
Se hver dokumentepost som er sendt fra Salg, med status.