Dokumentasjon for BizCortex

Epost for elektronisk signatur

Invitasjoner, koder, påminnelser og resultater av signaturforespørsler.

En signaturforespørsel sender epost til hver signatar og til personen som opprettet forespørselen. Tekstene finnes på tysk, engelsk, fransk, spansk, svensk, norsk og dansk; språket velges per forespørsel ("Språk for epostene") eller per signatar. Disse epostene avsluttes med selskapsnavnet ditt. De inneholder ikke din personlige signatur.

Hvem kan bruke dette

  • Eier
  • Administrator
  • Regnskapsfører
  • Salg
  • HR leder
  • Innkjøp

Steg

  1. 1. Invitasjon "Vennligst signer"

    Sendes til hver signatar når det er deres tur: alle signatarer samtidig ved parallell signering, eller én etter én ved sekvensiell signering. Inneholder navnet på avsenderen, selskapet ditt, dokumenttittelen, den valgfrie meldingen din, den personlige lenken, utløpsdatoen og om bekreftelseskoden kommer på epost eller SMS. Lenken er personlig og må ikke videresendes.

  2. 2. Bekreftelseskode

    Sendes når signataren åpner lenken og ber om en kode på epost. Emne: "Din bekreftelseskode". Koden er gyldig i 10 minutter. En kode via tekstmelding sendes i stedet som SMS.

  3. 3. Påminnelse

    Emne "Påminnelse: vennligst signer". Sendes automatisk med noen dagers mellomrom ("Påminn hver … dag", 1 til 30, standard 3) til signatarer som står for tur, høyst det angitte antallet ganger (0 til 10, standard 3). Sendes også når du klikker på "Påminn" eller "Send lenke på nytt". Hver påminnelse inneholder en ny lenke; den forrige lenken slutter å fungere.

  4. 4. Ferdig signert

    Sendes til alle signatarer og til oppretteren når alle har signert. Inneholder SHA 256 kontrollsummen. Den signerte PDF filen med revisjonssertifikatet legges ved når den ikke er større enn 15 MB.

  5. 5. Signatur avslått

    Sendes til oppretteren og til de andre signatarene som allerede er invitert, når en signatar avslår. Inneholder navnet på signataren og begrunnelsen. Forespørselen avsluttes.

  6. 6. Signaturforespørsel trukket tilbake

    Sendes til inviterte signatarer som ikke har signert ennå, når du kansellerer forespørselen. Lenkene deres slutter å fungere.

  7. 7. Signaturforespørsel utløpt

    Sendes til oppretteren når forespørselen utløper før alle har signert. Forespørsler utløper etter 30 dager med mindre du angir en annen dato.

Greit å vite

  • Oppretteren får også et varsel i appen når en forespørsel er fullført eller utløper.
  • Automatiske påminnelser og utløp kontrolleres hvert 30. minutt.

Relatert