Dokumentation til BizCortex

Mails om elektronisk underskrift

Invitationer, koder, påmindelser og resultater af anmodninger om underskrift.

En anmodning om underskrift sender mails til hver underskriver og til den person, der oprettede anmodningen. Teksterne findes på tysk, engelsk, fransk, spansk, svensk, norsk og dansk; sproget vælges pr. anmodning ("Mailsprog") eller pr. underskriver. Disse mails slutter med din virksomheds navn. De indeholder ikke din personlige signatur.

Hvem kan bruge det

  • Ejer
  • Administrator
  • Bogholder
  • Salg
  • HR chef
  • Indkøb

Trin

  1. 1. Invitation "Skriv venligst under"

    Sendes til hver underskriver, når det er dennes tur: alle underskrivere på én gang ved parallel underskrift, eller én ad gangen ved sekventiel underskrift. Indeholder afsenderens navn, din virksomhed, dokumentets titel, din eventuelle besked, det personlige link, udløbsdatoen og oplysning om, hvorvidt bekræftelseskoden kommer på mail eller sms. Linket er personligt og må ikke videresendes.

  2. 2. Bekræftelseskode

    Sendes, når underskriveren åbner linket og beder om en kode på mail. Emne: "Din bekræftelseskode". Koden gælder i 10 minutter. En kode via sms sendes i stedet som sms.

  3. 3. Påmindelse

    Emne "Påmindelse: skriv venligst under". Sendes automatisk med få dages mellemrum ("Påmind hver … dag", 1 til 30, standard 3) til underskrivere, hvis tur det er, højst det angivne antal gange (0 til 10, standard 3). Sendes også, når du klikker på "Påmind" eller "Send link igen". Hver påmindelse indeholder et nyt link; det tidligere link holder op med at virke.

  4. 4. Fuldt underskrevet

    Sendes til alle underskrivere og til opretteren, når alle har skrevet under. Indeholder SHA 256 kontrolsummen. Den underskrevne PDF med revisionscertifikat vedhæftes, når den ikke er større end 15 MB.

  5. 5. Underskrift afvist

    Sendes til opretteren og til de øvrige underskrivere, der allerede er inviteret, når en underskriver afviser. Indeholder underskriverens navn og begrundelsen. Anmodningen afsluttes.

  6. 6. Anmodning om underskrift trukket tilbage

    Sendes til inviterede underskrivere, der endnu ikke har skrevet under, når du annullerer anmodningen. Deres links holder op med at virke.

  7. 7. Anmodning om underskrift udløbet

    Sendes til opretteren, når anmodningen udløber, før alle har skrevet under. Anmodninger udløber efter 30 dage, medmindre du angiver en anden dato.

Godt at vide

  • Opretteren får også en notifikation i appen, når en anmodning er gennemført eller udløber.
  • Automatiske påmindelser og udløb kontrolleres hvert 30. minut.

Relateret