Sådan sender BizCortex mails
Afsenderadressen, afsendelseskøen, sprogene og logfilerne bag hver mail.
BizCortex sender mails af mange grunde: dokumenter til kunder, loginlinks til portaler, anmodninger om underskrift, påmindelser, godkendelser, opsummeringer og beskeder fra salgsagenten. Denne side forklarer, hvad alle disse mails har til fælles. De følgende sider beskriver hver mail for sig.
De fleste mails sendes fra BizCortex platformens afsenderadresse (for eksempel "BizCortex" med en noreply adresse). Platformens operatør konfigurerer adressen og mailserveren. Mails fra opfølgnings og mødefunktionerne (AI salgsagenten) kan i stedet sendes i din virksomheds navn og via jeres egen mailserver. Se siden "Afsenderadresse og mailserver".
Trin
1. Mailen sættes i kø
Når du klikker på en sendeknap, giver BizCortex mailen videre til en kø, der kører i baggrunden. Dit arbejde gemmes først. Et problem med mailserveren fortryder aldrig selve handlingen; fakturaen forbliver for eksempel bogført, selv om mailen fejler.
2. Køen leverer
Køen forbinder til mailserveren og leverer mailen. Hvis mailserveren ikke kan nås, prøver køen igen op til 5 gange med cirka et minuts mellemrum.
3. Du kontrollerer resultatet
Dokumentmails fra Salg vises under fanen "Maillog" i salgsindstillingerne og i maillisten på det enkelte dokument. Opfølgningsmails vises i opfølgningsfunktionens "Udbakke". Anmodninger om underskrift registrerer hver mail i deres hændelseshistorik.
Felter og valgmuligheder
- Afsender (Fra)
Platformens afsenderadresse for næsten alle mails. Opfølgningsmails, mødebekræftelser, mødepåmindelser og kvitteringer for henvendelser bruger din virksomheds navn som afsendernavn og, hvis det er sat op, jeres egen mailserver.
- Svaradresse
De fleste mails har ingen separat svaradresse. Kalenderinvitationer bruger arrangøren som svaradresse. Opfølgningsmails bruger svaradressen fra opfølgningsindstillingerne (eller sælgerens adresse). Dokumentmails fra Salg har ingen svaradresse, så skriv dine kontaktoplysninger i skabelonteksten eller i din signatur.
- Format
Mails sendes som ren tekst. Nogle få mails har desuden en formateret HTML version: assistentens briefing, rådgiverens opsummering, hastende indsigter fra rådgiveren og mødepåmindelser til kontakter.
- Vedhæftede filer
Afhængigt af mailen: PDF dokumenter, elektroniske fakturafiler (XRechnung eller ZUGFeRD), kalenderfiler (ICS), rapportfiler (CSV, XLSX eller PDF) eller den færdigunderskrevne PDF.
- Sprog
Mails til kunder og leverandører følger kundens, dokumentets eller virksomhedens sprog. Dokumenter kan være på tysk, engelsk, fransk, spansk, svensk, norsk og dansk. Nogle interne beskeder findes i øjeblikket kun på tysk; det står på siden for den enkelte mail.
Tips
- Før du sender den første faktura, bør du gennemgå mailskabelonerne og oprette din personlige mailsignatur under Min konto, fanen Signatur.
- Hvis kunderne skal kunne svare på dokumentmails, så skriv en svaradresse eller et telefonnummer i din signatur eller i skabelonteksten.
Godt at vide
- BizCortex har ingen fælles indbakke til dokumentmails. Svar på platformsmails når ikke frem til BizCortex.
- Nulstilling af adgangskode, tofaktorkoder og invitationsmails til dit team kommer fra logintjenesten Auth0, ikke fra BizCortex selv.
Relateret
- Afsenderadresse og mailserver
Hvilken adresse mails sendes fra, hvordan du bruger jeres egen mailserver, og hvilke afsenderindstillinger der findes.
- Din mailsignatur og håndskrevne underskrift
Opret din tekstsignatur til mails og din tegnede underskrift til breve, tilbud og ordrebekræftelser.
- Maillog
Se alle dokumentmails, der er sendt fra Salg, med deres status.