BizCortex Dokumentation

So versendet BizCortex EMails

Absenderadresse, Versandwarteschlange, Sprachen und Protokolle hinter jeder EMail.

BizCortex versendet EMails aus vielen Gründen: Belege an Kunden, Anmeldelinks für Portale, Signaturanfragen, Erinnerungen, Freigaben, Zusammenfassungen und Hinweise des Vertriebsagenten. Diese Seite erklärt, was all diese EMails gemeinsam haben. Die folgenden Seiten beschreiben jede EMail einzeln.

Die meisten EMails werden von der Absenderadresse der BizCortex Plattform verschickt (zum Beispiel "BizCortex" mit einer No Reply Adresse). Diese Adresse und den Mailserver richtet der Plattformbetreiber ein. EMails der Funktionen Nachfassen und Termine (der KI Vertriebsagent) können stattdessen im Namen Ihrer Firma und über Ihren eigenen Mailserver versendet werden. Siehe die Seite "Absenderadresse und Mailserver".

Schritte

  1. 1. Die EMail kommt in die Warteschlange

    Wenn Sie auf eine Schaltfläche zum Senden klicken, übergibt BizCortex die EMail an eine Warteschlange im Hintergrund. Ihre Arbeit wird zuerst gespeichert. Ein Problem mit dem Mailserver macht den Geschäftsvorgang nie rückgängig, zum Beispiel bleibt die Rechnung festgeschrieben, auch wenn die EMail scheitert.

  2. 2. Die Warteschlange stellt zu

    Die Warteschlange verbindet sich mit dem Mailserver und stellt die EMail zu. Ist der Mailserver nicht erreichbar, versucht sie es bis zu 5 Mal erneut, jeweils etwa eine Minute später.

  3. 3. Sie prüfen das Ergebnis

    Beleg EMails aus dem Verkauf erscheinen im Reiter "EMail Protokoll" der Verkaufseinstellungen und in der EMail Liste jedes Belegs. Nachfass EMails erscheinen im Postausgang der Funktion Nachfassen. Signaturanfragen vermerken jede EMail in ihrem Ereignisverlauf.

Felder und Optionen

Absender (Von)

Die Absenderadresse der Plattform für fast alle EMails. Nachfass EMails, Terminbestätigungen, Terminerinnerungen und Eingangsbestätigungen für Anfragen verwenden Ihren Firmennamen als Absendernamen und, falls eingerichtet, Ihren eigenen Mailserver.

Antwortadresse

Die meisten EMails haben keine eigene Antwortadresse. Kalendereinladungen setzen den Organisator als Antwortadresse. Nachfass EMails verwenden die Antwortadresse aus den Einstellungen zum Nachfassen (oder die des Vertriebsmitarbeiters). Beleg EMails aus dem Verkauf setzen keine Antwortadresse. Schreiben Sie Ihre Kontaktdaten daher in den Vorlagentext oder in Ihre Signatur.

Format

EMails sind reiner Text. Einige EMails enthalten zusätzlich eine formatierte HTML Fassung: das Briefing des Assistenten, die Zusammenfassung des Advisors, dringende Hinweise des Advisors und Terminerinnerungen an Kontakte.

Anhänge

Je nach EMail: PDF Dokumente, Dateien elektronischer Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD), Kalenderdateien (ICS), Berichtsdateien (CSV, XLSX oder PDF) oder das vollständig unterschriebene PDF.

Sprache

EMails an Kunden und Lieferanten folgen der Sprache des Kunden, des Belegs oder der Firma. Unterstützte Belegsprachen sind Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Schwedisch, Norwegisch und Dänisch. Einige interne Hinweise sind derzeit nur auf Deutsch verfasst; das steht jeweils auf der Seite der betreffenden EMail.

Tipps

  • Prüfen Sie vor der ersten Rechnung die EMail Vorlagen und richten Sie Ihre persönliche EMail Signatur unter Mein Konto, Reiter Signatur ein.
  • Sollen Kunden auf Beleg EMails antworten können, nehmen Sie eine Antwortadresse oder Telefonnummer in Ihre Signatur oder in den Vorlagentext auf.

Gut zu wissen

  • BizCortex hat kein gemeinsames Postfach für Beleg EMails. Antworten auf Plattform EMails kommen nicht in BizCortex an.
  • Zurücksetzen von Passwörtern, Codes der Zweifaktoranmeldung und Einladungs EMails für Ihr Team kommen vom Anmeldedienst Auth0, nicht von BizCortex selbst.

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