BizCortex Dokumentation

Absenderadresse und Mailserver

Von welcher Adresse EMails kommen, wie Sie Ihren eigenen Mailserver nutzen und welche Absendereinstellungen es gibt.

Eine EMail kann BizCortex auf zwei Wegen verlassen.

Plattformabsender: der Standard für alle EMails. Der Plattformbetreiber legt Absendernamen, Absenderadresse und Mailserver für die gesamte Installation fest. Sie können diese Adresse nicht je Firma ändern.

Ihr eigener Mailserver: wird nur von der Funktion Nachfassen des KI Vertriebsagenten genutzt (Zusammenfassungen und Erinnerungen an Kontakte, Terminbestätigungen und Terminerinnerungen, Eingangsbestätigungen für Anfragen und die Test EMail). Diese EMails zeigen dann Ihren Firmennamen als Absender, verwenden die Absenderadresse Ihres eigenen Mailservers und halten einen festen Nachrichtenverlauf, damit Antworten zugeordnet werden können.

Absenderadresse und Mailserver
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Wer kann das nutzen

  • Inhaber
  • Administrator
  • Alle mit Schreibrecht auf die Verkaufseinstellungen (für die EMail Einstellungen im Verkauf)

Schritte

  1. 1. Eigenen Mailserver hinterlegen

    Ihr eigener Server wird als Integrationszugang "smtp" mit den Werten host, port, user, password, starttls und from_email gespeichert. Host und from_email sind Pflicht, und from_email muss eine gültige EMail Adresse sein.

  2. 2. Test EMail senden

    Öffnen Sie die Einstellungen zum Nachfassen und klicken Sie auf "Test EMail senden". Der Test zeigt, wie Nachfass EMails ankommen: Absender, Antwortadresse und Signatur. Lehnt der Server die EMail ab, wird der Fehlertext angezeigt.

  3. 3. BCC und öffentliche Basis URL festlegen

    Öffnen Sie Verkauf, Einstellungen, Reiter Allgemein. Füllen Sie "Basis URL für öffentliche Links" und "BCC für alle Beleg EMails" aus und speichern Sie.

Felder und Optionen

Basis URL für öffentliche Links

App Verkauf, Einstellungen, Reiter Allgemein, Abschnitt "Versand und Links". Die Webadresse, die öffentlichen Beleglinks ("Online ansehen und bezahlen") und Anmeldelinks zum Kundenportal vorangestellt wird. Sie muss mit https beginnen. Lassen Sie das Feld nur leer, wenn Ihr Plattformbetreiber Sie darum bittet.

BCC für alle Beleg EMails

Gleicher Abschnitt. Eine EMail Adresse, die eine Blindkopie jeder Rechnung, Gutschrift, jedes Angebots, jeder Auftragsbestätigung, jedes Lieferscheins, Kontoauszugs und jeder Mahnung erhält. Praktisch für ein Archivpostfach.

Absendername

Einstellungen zum Nachfassen. Der Name, den der Kontakt sieht. Leer bedeutet Ihr Firmenname.

Antworten an

Einstellungen zum Nachfassen. Wohin Antworten von Kontakten gehen sollen. Leer bedeutet die EMail Adresse des Vertriebsmitarbeiters. Ist die Antwortverfolgung eingeschaltet, gehen Antworten zuerst an eine überwachte Adresse und werden vom Agenten gelesen.

Signatur

Einstellungen zum Nachfassen. Eine Signatur nur für Nachfass EMails. Ist sie leer, wird die persönliche EMail Signatur des Vertriebsmitarbeiters verwendet, und hat dieser keine, sein Name und der Firmenname.

Mailserver

Die Einstellungen zum Nachfassen zeigen "Eigener Server" mit einem kurzen Hinweis, wenn Ihr eigener Mailserver hinterlegt ist, sonst "EMails gehen über die Plattform."

Gut zu wissen

  • Die Seite Integrationen bietet noch kein Formular für den Zugang "smtp". Ihr Administrator hinterlegt ihn über die REST API, oder der Plattformbetreiber erledigt das für Sie.
  • Ihr eigener Mailserver wird nur von den Funktionen Nachfassen und Termine genutzt. Rechnungen, Angebote, Portallinks, Signaturanfragen und alle internen Hinweise gehen immer über den Plattformabsender hinaus.
  • Einige Mailanbieter (zum Beispiel Gmail) lehnen eine Absenderadresse ab, die ihnen nicht gehört. Deshalb ist die Absenderadresse von Nachfass EMails immer die Adresse Ihres Mailservers.

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