BizCortex Dokumentation

EMails an Ihr Team

Einladungen, Erinnerungen, Kalendereinladungen, Freigaben, Automationen und geplante Berichte.

Diese EMails gehen an Mitglieder Ihrer Firma, bei Kalendereinladungen und Automationen auch an externe Adressen. Die meisten begleiten eine Benachrichtigung in der App mit demselben Inhalt. Einige Texte gibt es derzeit nur auf Deutsch, wie unten vermerkt.

Schritte

  1. 1. Einladung in eine Firma

    Wird vom Anmeldedienst Auth0 versendet, wenn ein Administrator unter Einstellungen, Einladungen auf "Einladung senden" (oder "Benutzer einladen") klickt. Die Person registriert sich oder meldet sich an und tritt Ihrer Firma mit der gewählten Rolle bei. Sie können eine "Persönliche Nachricht (optional)" hinzufügen. Nutzen Sie "Erneut senden" oder "Widerrufen" für offene Einladungen.

  2. 2. Aufgabenerinnerung

    Wird versendet, wenn der Erinnerungszeitpunkt einer offenen Aufgabe erreicht ist. Geht an alle Zuständigen oder, wenn niemand zugewiesen ist, an die erstellende Person. Enthält den Titel der Aufgabe, das Fälligkeitsdatum und einen Link zur Aufgabe. Text nur auf Deutsch (Betreff "Erinnerung").

  3. 3. Terminerinnerung

    Wird die eingestellte Anzahl Minuten vor einem bestätigten Kalendertermin an den Eigentümer und alle internen Teilnehmenden gesendet, die nicht abgesagt haben. Enthält den Titel und einen Link zum Kalender. Text nur auf Deutsch.

  4. 4. Kalendereinladung und Absage

    Wird mit "Einladungen per EMail senden" an alle Teilnehmenden mit EMail Adresse versendet, auch an externe Adressen. Enthält Zeitpunkt, Ort, den Link zur Onlinebesprechung, die Beschreibung und drei Antwortlinks (zusagen, vielleicht, absagen). Eine Kalenderdatei (ICS) ist angehängt, sodass die Einladung in Outlook, Google oder Apple Kalender übernommen werden kann. Löschen oder Absagen versendet eine Absage. Antworten gehen an den Organisator. Text nur auf Deutsch.

  5. 5. Freigabe erforderlich, Erinnerung und Eskalation

    Der Freigabeworkflow schreibt jeder freigebenden Person eine EMail, wenn ein Schritt auf sie wartet, sendet eine Erinnerung, wenn ein Schritt überfällig ist, und eine Eskalation an die nächste Person. Er umfasst Eingangsrechnungen, Bestellungen, Ausgaben, Spesenabrechnungen, Urlaubsanträge, Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Angebote, Buchungsentwürfe, Bedarfsanforderungen für Stellen und allgemeine Freigaben. Jede EMail enthält den Titel, gegebenenfalls den Betrag, den Schritt und einen Link zum Freigabeeingang. Text nur auf Deutsch.

  6. 6. Ergebnis der Freigabe

    Die Person, die die Freigabe angefordert hat, erhält eine EMail, wenn die Anfrage genehmigt, abgelehnt, zur Überarbeitung zurückgegeben oder zurückgezogen wird, mit dem Kommentar der freigebenden Person. Text nur auf Deutsch.

  7. 7. Automationsaktion "EMail senden"

    Eine Automationsregel kann eine EMail mit eigenem Betreff und Text senden. Empfänger können EMail Adressen, user:ID, role:ACCOUNTANT oder ein Platzhalter sein. Höchstens 50 Empfänger je Aktion. Ein Testlauf (Dry Run) versendet nichts.

  8. 8. Geplanter Bericht

    Analysen, Berichtsgenerator: Mit "Regelmäßig per EMail senden" wird ein gespeicherter Bericht nach Zeitplan versendet (Cron, zum Beispiel 0 7 * * mon für montags um 7 Uhr). "Jetzt senden" verschickt ihn sofort. Der Bericht wird als XLSX (Standard), CSV oder PDF angehängt. Text nur auf Deutsch.

Gut zu wissen

  • Keine dieser EMails enthält die persönliche EMail Signatur.

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