Emails à votre équipe
Invitations, rappels, invitations d’agenda, validations, automatisations et rapports planifiés.
Ces emails sont adressés aux membres de votre entreprise et, dans le cas des invitations d’agenda et des automatisations, également à des adresses externes. La plupart accompagnent une notification dans l’application au contenu identique. Certains textes ne sont actuellement disponibles qu’en allemand, comme indiqué plus bas.
Étapes
1. Invitation à rejoindre une entreprise
Envoyée par le service de connexion Auth0 lorsqu’un administrateur clique sur "Envoyer l’invitation" sous Paramètres, Invitations (ou "Inviter un utilisateur"). La personne crée un compte ou se connecte, puis rejoint votre entreprise avec le rôle choisi. Vous pouvez ajouter un "Message personnel (facultatif)". Utilisez "Renvoyer" ou "Révoquer" pour les invitations en attente.
2. Rappel de tâche
Envoyé lorsque l’heure de rappel d’une tâche ouverte est atteinte. Il part à toutes les personnes assignées ou, si personne n’est assigné, au créateur. Contient le titre de la tâche, la date d’échéance et un lien vers la tâche. Texte en allemand uniquement (objet "Erinnerung").
3. Rappel de rendez vous
Envoyé le nombre de minutes défini avant un rendez vous confirmé de l’agenda au propriétaire et à tous les participants internes qui ne l’ont pas refusé. Contient le titre et un lien vers l’agenda. Texte en allemand uniquement.
4. Invitation et annulation d’agenda
Envoyées avec "Envoyer les invitations par email" à chaque participant disposant d’une adresse email, y compris les adresses externes. Contiennent la date, le lieu, le lien de la réunion en ligne, la description et trois liens de réponse (accepter, peut être, refuser). Un fichier d’agenda (ICS) est joint, afin que l’invitation puisse être ajoutée à Outlook, Google Agenda ou Apple Calendrier. La suppression ou l’annulation envoie une annulation. Les réponses vont à l’organisateur. Texte en allemand uniquement.
5. Validation requise, rappel et escalade
Le circuit de validation envoie un email à chaque approbateur lorsqu’une étape l’attend, un rappel lorsqu’une étape est en retard et une escalade à la personne suivante. Il couvre les factures fournisseurs, les bons de commande, les dépenses, les notes de frais, les demandes de congés, les factures de vente, les avoirs, les devis, les écritures en brouillon, les demandes de recrutement et les validations générales. Chaque email contient le titre, le montant le cas échéant, l’étape et un lien vers la boîte de validation. Texte en allemand uniquement.
6. Résultat de la validation
La personne qui a demandé la validation reçoit un email lorsque la demande est approuvée, refusée, renvoyée pour modification ou retirée, avec le commentaire de l’approbateur. Texte en allemand uniquement.
7. Action d’automatisation "Envoyer un email"
Une règle d’automatisation peut envoyer un email avec votre propre objet et votre propre texte. Les destinataires peuvent être des adresses email, user:ID, role:ACCOUNTANT ou une variable. 50 destinataires au maximum par action. Une exécution de test (dry run) n’envoie rien.
8. Rapport planifié
Analyses, générateur de rapports : avec "Envoyer régulièrement par email", un rapport enregistré est envoyé selon un planning (cron, par exemple 0 7 * * mon pour le lundi à 7 h). "Envoyer maintenant" l’envoie immédiatement. Le rapport est joint au format XLSX (par défaut), CSV ou PDF. Texte en allemand uniquement.
Bon à savoir
- Aucun de ces emails ne contient la signature email personnelle.
Voir aussi
- Briefings, récapitulatifs et emails de l’Assistant
Le récapitulatif de l’Advisor, les alertes urgentes, le briefing de l’Assistant et les emails que l’Assistant envoie pour vous.