Documentation BizCortex

Factures, devis et autres documents de vente

Les emails qui transmettent factures, avoirs, devis, confirmations de commande, bons de livraison et relevés.

Dans l’application Ventes, vous pouvez envoyer chaque document au client par email. BizCortex remplit l’objet et le texte à partir du modèle d’email du type de document et de la langue du document, joint le PDF et ajoute un lien vers la page publique du document.

Factures, devis et autres documents de vente
Capture de cet écran

Qui peut l’utiliser

  • Propriétaire
  • Administrateur
  • Comptable
  • Ventes

Étapes

  1. 1. Facture et avoir

    Envoyés lorsque vous finalisez une facture avec l’option "Envoyer par email au client" ("PDF à" l’adresse du client, avec un "Message" facultatif), ou plus tard avec "Envoyer par email" sur la facture. L’email contient le numéro, le montant, la date d’échéance, le lien "Consulter et payer en ligne" lorsqu’un lien public existe, la formule "Cordialement" et votre signature. Pièces jointes : le PDF et, si vous l’avez choisi, la facture électronique. Un avoir utilise le modèle d’avoir.

  2. 2. Devis

    Envoyé avec "Envoyer par email" sur le devis. Contient le numéro, le montant, la date de validité et le lien "Vous pouvez accepter le devis en ligne". Le client peut accepter ou refuser sur la page publique. Pièce jointe : le PDF.

  3. 3. Confirmation de commande et bon de livraison

    Envoyés avec "Envoyer par email" sur le document. Un court texte avec le numéro, la formule de politesse et votre signature. Pièce jointe : le PDF. Les bons de livraison n’affichent aucun prix.

  4. 4. Relevé de compte

    Envoyé depuis la fiche client avec "Envoyer par email" sur le relevé. Contient le solde de clôture. Pièce jointe : le PDF du relevé.

  5. 5. Factures récurrentes

    Un plan de factures récurrentes avec "Envoyer automatiquement par email" activé envoie chaque nouvelle facture par email dès sa création, avec le modèle de facture et le PDF.

Champs et options

Destinataires

Facultatif. Plusieurs adresses séparées par des virgules. Si le champ est vide, BizCortex utilise l’email de l’interlocuteur du document et, à défaut, l’email du client. Si aucun des deux n’existe, l’envoi est refusé avec le message "Le client n’a pas d’adresse email."

Copie (CC)

Destinataires supplémentaires facultatifs en copie.

Objet et Message

Facultatif. "Vide = objet et texte issus du modèle d’email". Un texte saisi ici remplace entièrement le modèle, signature comprise.

Joindre la facture électronique (XRechnung / ZUGFeRD)

Factures uniquement. Joint le fichier de facture électronique au format défini pour le client ou au format par défaut des paramètres de vente.

Liste des emails

Chaque document affiche les emails envoyés à son sujet avec le statut En file d’attente, Envoyé ou Échoué, ou bien "Aucun email envoyé pour l’instant."

Conseils

  • L’adresse en copie cachée définie dans les paramètres de vente reçoit une copie de chaque email de document.
  • Consultez l’onglet "Journal des emails" lorsqu’un client affirme ne pas avoir reçu un document.

Bon à savoir

  • Le PDF n’est joint que si le service PDF est disponible. Dans le cas contraire, l’email part sans le PDF mais avec le lien public.
  • Une facture envoyée ne peut plus être modifiée. Les corrections passent par un avoir, que vous envoyez de la même manière.
  • Votre signature personnelle est ajoutée via la variable {{ signature }}. Les modèles personnalisés sans cette variable n’affichent aucune signature.

Voir aussi